Ứng dụng AI trong quản trị doanh nghiệp giảm thiểu công việc lặp lại

Xu hướng ứng dụng AI trong quản trị doanh nghiệp

Trí tuệ nhân tạo (AI) ngày càng phổ biến và được ứng dụng rộng rãi trong mọi lĩnh vực của cuộc sống. Đặc biệt, AI đang trở thành một xu hướng quan trọng trong việc giúp các doanh nghiệp vận hành hiệu quả hơn. Với khả năng phân tích dữ liệu, dự đoán và đưa ra giải pháp tối ưu, AI có thể nâng cao hiệu suất làm việc, tối ưu chi phí và nguồn lực, đồng thời cung cấp các giải pháp cá nhân hóa cho việc quản lý khách hàng và nhân sự.

Theo một khảo sát của IBM vào năm 2022, có tới 35% công ty toàn cầu ứng dụng AI trong quản trị doanh nghiệp, quy trình làm việc và chăm sóc khách hàng. Thậm chỉ ở Trung Quốc, hơn 50% công ty trong nước đang ứng dụng AI trong quản trị doanh nghiệp và 30% còn lại đang khám phá những cách thức khác nhau.

Ứng dụng AI trong quản trị doanh nghiệp như thế nào?

Ứng dụng vào hệ thống CRM

AI có khả năng phân tích một lượng lớn dữ liệu khách hàng từ nhiều nguồn khác nhau, như lịch sử mua sắm, tương tác trên trang web và thông tin CRM hiện có. Điều này giúp doanh nghiệp tạo ra hồ sơ khách hàng chi tiết và chính xác hơn, từ đó cung cấp các sản phẩm và dịch vụ phù hợp với từng đối tượng.

Ngoài ra, AI còn tự động hóa nhiều công việc tốn thời gian như nhập dữ liệu, xử lý đơn hàng, thanh toán và trả lời các câu hỏi thường gặp. Các chatbot và trợ lý ảo được hỗ trợ bởi AI có thể hoạt động 24/7, giúp giải đáp nhanh chóng các thắc mắc thường gặp và giải quyết những vấn đề đơn giản của khách hàng. Bạn có thể tham khảo cách tạo chatbot Fanpage Facebook miễn phí để hỗ trợ chăm sóc khách hàng và bán hàng trên Facebook.

Ứng dụng vào quản lý tài chính doanh nghiệp

Tài chính cũng là một mảng mà bạn có thể ứng dụng AI trong quản trị doanh nghiệp. AI giúp doanh nghiệp dự đoán các xu hướng tài chính trong tương lai. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể đưa ra những quyết định tài chính chính xác hơn và chuẩn bị tốt cho những thay đổi trong môi trường kinh doanh. AI cũng tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại như ghi sổ kế toán, đối chiếu tài khoản và lập báo cáo, giúp tăng độ chính xác của các báo cáo tài chính và giảm thiểu rủi ro gian lận.

Để học được cách sử dụng AI với các tác vụ này, bạn nên tham gia các khóa học AI uy tín hiện có trên thị trường để được những chuyên gia dày dạn kinh nghiệm hướng dẫn chi tiết cho mình.

Ứng dụng vào quản lý nhân sự

Không chỉ trong lĩnh vực kinh doanh, AI còn được sử dụng trong quản lý nhân sự để nâng cao hiệu quả quản lý và thu hút nhân tài. Với các phần mềm AI, doanh nghiệp chỉ cần cung cấp tiêu chí tuyển dụng và công nghệ AI sẽ tìm kiếm ứng viên phù hợp từ cơ sở dữ liệu lớn trên internet hay các nền tảng như LinkedIn. Điều này giúp doanh nghiệp tuyển dụng chính xác hơn, đúng người và đúng thời điểm.

AI cũng giúp tăng năng suất đào tạo nhân sự cho doanh nghiệp. AI có thể đánh giá kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm của từng nhân viên, từ đó đề xuất các khóa học phù hợp với nhu cầu, sở thích và phong cách học tập của mỗi người. Cách này không chỉ cải thiện kỹ năng của nhân viên mà còn giúp tăng sự gắn kết của họ với tổ chức.

Ứng dụng vào quy trình sản xuất và chuỗi cung ứng

AI có thể tối ưu hóa các tuyến đường vận chuyển để giảm thời gian và chi phí. Bằng cách phân tích dữ liệu về tình trạng giao thông, thời gian giao hàng và các yếu tố khác, AI đưa ra những tuyến đường ngắn nhất và hiệu quả nhất, giúp cải thiện hiệu suất giao hàng.

Ngoài ra, AI còn theo dõi vị trí hàng hóa, tự động hóa quy trình kho bãi và tối ưu hóa cách làm sao để bố trí trong kho. Điều này giúp doanh nghiệp giảm chi phí vận chuyển và tiết kiệm thời gian. Hệ thống AI cũng giám sát tồn kho theo thời gian thực, dự đoán nhu cầu và tối ưu hóa việc sắp xếp hàng hóa, giúp giảm thời gian tìm kiếm và di chuyển trong kho.
 

Lợi ích khi ứng dụng AI trong quản trị doanh nghiệp

• Tự động hóa các quy trình kế toán và tài chính, giúp giảm thiểu sai sót và tăng hiệu quả.
• Tối ưu hóa toàn bộ chuỗi cung ứng, từ quản lý kho đến vận chuyển.
• Ứng dụng AI trong quản trị doanh nghiệp giúp công ty quản lý nhân sự hiệu quả bằng cách phân tích dữ liệu hiệu suất làm việc, dự đoán khả năng nghỉ việc của nhân viên, và tìm kiếm ứng viên phù hợp.
• Cải thiện dịch vụ khách hàng bằng cách tạo ra các câu trả lời tự động cho những thắc mắc phổ biến, giúp giảm thời gian phản hồi và nâng cao trải nghiệm khách hàng.
• Giúp doanh nghiệp dự đoán xu hướng thị trường, phân tích đối thủ cạnh tranh và tối ưu hóa chiến lược tiếp thị, mang lại lợi thế cạnh tranh và chiến lược thông minh hơn.
• Tự động phân tích và xử lý dữ liệu lớn, đánh giá độ tin cậy và phân loại dữ liệu, giúp giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu suất quản lý dữ liệu trong doanh nghiệp.
   

Khó khăn khi ứng dụng AI trong quản trị doanh nghiệp

• Để triển khai AI, doanh nghiệp cần đầu tư mạnh vào cơ sở hạ tầng như phần cứng, phần mềm và mạng, dẫn tới tốn kém chi phí lớn.
• Việc ứng dụng AI trong quản trị doanh nghiệp đòi hỏi chuyên môn sâu về lập trình, khoa học dữ liệu và học máy. Nếu doanh nghiệp không có đội ngũ kỹ thuật viên đủ trình độ, quá trình triển khai AI sẽ rất khó khăn.
• AI cần được huấn luyện trên dữ liệu chất lượng cao để đưa ra dự đoán và quyết định chính xác. Nếu doanh nghiệp thiếu dữ liệu lớn hoặc dữ liệu không đạt chất lượng, hiệu quả của AI sẽ bị ảnh hưởng nghiêm trọng.
• AI thường yêu cầu sử dụng các dữ liệu nhạy cảm. Doanh nghiệp cần bảo vệ dữ liệu, hạn chế truy cập không hợp lệ và đảm bảo AI được sử dụng đúng mục đích, tránh những rủi ro tiêu cực.
• AI có thể đưa ra các quyết định phức tạp dựa trên phân tích dữ liệu, nhưng những quyết định này đôi khi không dễ giải thích cho con người. Doanh nghiệp cần có kiến thức sâu về AI để hiểu các quyết định mà AI đưa ra.
   

Top 5 AI tối ưu quy trình quản trị doanh nghiệp

Preny AI

Askany vừa giới thiệu Preny, một chatbot AI được đánh giá cao bởi cộng đồng chuyên gia nước ta. Chatbot này được tích hợp cho website và Fanpage của doanh nghiệp nhằm tự động hóa quy trình bán hàng, giúp tăng doanh thu lên 50%. Nó có khả năng giải đáp mọi câu hỏi của khách hàng liên quan đến sản phẩm và dịch vụ của công ty bạn. Sau đó, chatbot AI Preny sẽ tương tác với khách hàng, phản hồi theo thời gian thực và hướng dẫn họ vào quy trình mua hàng.

Điểm đặc biệt của chatbot Askany là sử dụng hình ảnh của người thật để tương tác với khách, tạo cảm giác an tâm và tự nhiên, đồng thời mang đến trải nghiệm cá nhân hóa hơn. Khi khách hàng truy cập vào website, chatbot này sẽ xuất hiện để chào đón họ, giới thiệu các sản phẩm hot, chương trình ưu đãi đặc biệt, hoặc hỗ trợ giải đáp các thắc mắc mà khách hàng có thể gặp phải. Chatbot Preny hoạt động hoàn toàn tự động, có khả năng tương thích với bất kỳ lĩnh vực nào và đạt độ chính xác lên đến 99%.

Trải nghiệm ngay phiên bản miễn phí của chatbot này với 2000 truy xuất tại trang chủ AI chatbot Preny!

Fireflies AI

Đây là một trợ lý họp hiện đại, giúp các chuyên gia quản lý ứng dụng AI trong quản trị doanh nghiệp dễ dàng hơn. Fireflies có khả năng ghi lại và chuyển nội dung cuộc họp, các cuộc gọi hay tệp âm thanh thành văn bản, đồng thời cho phép bạn xem lại bất kỳ cuộc họp nào. Trợ lý giọng nói AI này tích hợp linh hoạt với các công cụ như Zoom, Google Meet và Webex, và bạn cũng có thể đánh dấu các điểm quan trọng trong cuộc gọi để người khác ghi chú. Tính năng thông minh hội thoại giúp phân tích xu hướng, cảm xúc và nhiều thông tin hữu ích khác.

Việc sử dụng rất đơn giản vì đây là nền tảng đám mây, cho phép truy cập từ mọi thiết bị chỉ cần có kết nối internet ổn định. Bạn sẽ có quyền truy cập vào nhiều tính năng như danh sách phát, trạng thái cuộc họp, phân tích, ứng dụng và sổ tay. Hệ thống này cũng được xây dựng theo tiêu chuẩn bảo mật cao, giúp bạn chia sẻ thông tin nhạy cảm một cách an toàn.

Reply.io AI

Reply.io là một công cụ AI tuyệt vời dành cho những người làm việc trong lĩnh vực bán hàng. Đây là một trợ thủ đắc lực giúp bạn ứng dụng AI trong quản trị doanh nghiệp một cách hiệu quả. Công cụ này cho phép bạn dễ dàng thiết lập cuộc hẹn, soạn thảo nhiều phản hồi khác nhau và tiếp cận khách hàng tiềm năng. Reply.io được coi là một giải pháp tự động hóa bán hàng toàn diện, giúp bạn tương tác với khách hàng qua các cuộc gọi, email, WhatsApp và lên lịch họp một cách dễ dàng.

Reply.io hỗ trợ giao tiếp toàn diện, bao gồm cả liên lạc trong và ngoài qua mọi kênh. Nó giúp loại bỏ việc nhập dữ liệu thủ công vào CRM và thậm chí có thể tự động tạo ra khách hàng tiềm năng. Công cụ này đi kèm với các gói giá khác nhau, bao gồm cả gói miễn phí, phù hợp với nhu cầu của từng người dùng.

Clockwise AI

Clockwise là một trong những trợ lý AI hàng đầu trong việc lập lịch trình hiện nay. Mục đích chính của công cụ này là giúp bạn có thêm thời gian cho các nhiệm vụ quan trọng bằng cách giảm thiểu các xung đột khi sắp xếp cuộc họp. Nó phù hợp cho cả cá nhân lẫn nhóm và có thể tích hợp với các nền tảng như Slack. Công cụ này đặc biệt hữu ích trong môi trường làm việc tốc độ cao, khi nó tự động phân tích và xác định thời điểm lý tưởng cho các cuộc họp, nhiệm vụ, và công việc khác, giúp tối ưu hóa lịch trình.

Clockwise còn giúp phân tích thời gian làm việc hiệu quả nhất của bạn và chia sẻ thông tin này với các đồng nghiệp để mọi người có thể sắp xếp phù hợp hơn. Việc chia sẻ lịch qua liên kết cũng giúp tiết kiệm thời gian và tăng cường khả năng tập trung. Đặc biệt, ứng dụng này có thể tích hợp dễ dàng với các công cụ cộng tác như Slack và Asana, giúp bạn tối ưu hóa ngày làm việc và đạt được sự cân bằng tốt hơn giữa công việc và cuộc sống.

Cortana AI

Cortana là một trợ lý ảo do Microsoft phát triển để ứng dụng AI trong quản trị doanh nghiệp, có thể hoạt động thông qua các lệnh văn bản hoặc giọng nói. Cortana sử dụng công cụ tìm kiếm Bing để thực hiện nhiều nhiệm vụ khác nhau, từ gửi email, quản lý lịch, đặt lịch họp và nhắc nhở, đến mở ứng dụng và theo dõi thời tiết. Ngoài ra, nó còn hoạt động như một từ điển và bách khoa toàn thư. Nếu bạn muốn tiết kiệm thời gian cho các công việc lặp lại, Cortana là một lựa chọn lý tưởng. Công cụ này theo dõi thói quen người dùng, phân tích dữ liệu, và hiểu được email, hình ảnh, video, cũng như văn bản.

Cortana cũng có thể xử lý các tác vụ đơn giản như chuyển đổi tiền tệ và tính toán. Bạn có thể tạo các phản hồi được cá nhân hóa dựa trên sở thích và thói quen của mình. Để sử dụng Cortana, bạn chỉ cần có một tài khoản Microsoft.