Hướng dẫn cách viết email tiếng Nhật chuẩn nhất

宛名 – atena : người Nhận

Để viết một email chuyên nghiệp bằng tiếng Nhật, có những quy tắc cần tuân thủ. Ví dụ, ở dòng đầu tiên của email, bạn cần ghi tên công ty hoặc tổ chức, bao gồm loại hình công ty như cổ phần hay hữu hạn.

Nếu bạn đang liên lạc với một nhân viên cụ thể, bạn có thể bỏ qua phần ghi tên chức vụ. Thay vào đó, bạn cần ghi tên đầy đủ của người đó, bao gồm 様 để tôn trọng và tạo ấn tượng tốt hơn. Tuy nhiên, trong trường hợp không biết đầy đủ tên của người đó, bạn có thể chỉ viết họ + 様. Nếu bạn đã quen thuộc và thân thiết với người đó, bạn có thể bỏ qua phần ghi tên công ty hoặc tổ chức và chỉ cần ghi tên đầy đủ hoặc họ + 様. Khi bạn muốn tạo cảm giác gần gũi hơn, bạn có thể sử dụng さん thay vì 様.

挨拶 – aisatsu : chào hỏi

Dưới đây là một số ví dụ về cách chào hỏi và cảm ơn trong email tiếng Nhật:

拝啓 (haikei) - Được sử dụng trong email chào đón hoặc email được viết cho người mình không quen thuộc. Tạm dịch là "Kính gửi".

いつもお世話になっております (itsumo osewa ni natte orimasu) - Câu chào hỏi thông dụng trong email doanh nghiệp. Tạm dịch là "Tôi luôn luôn đang nhận được sự giúp đỡ của anh/chị".

お忙しいところ恐縮ですが (omoshiroi toko kyuushuku desu ga) - Câu chào hỏi sử dụng để nhấn mạnh việc anh/chị đang bận rộn và tôi đang xin lỗi vì đã gây phiền phức. Tạm dịch là "Tôi rất xin lỗi khi anh/chị đang bận rộn, nhưng tôi có một yêu cầu nhỏ".

先日はお世話になりました (senjitsu ha osewa ni narimashita) - Câu cảm ơn được sử dụng để đáp lại cho sự giúp đỡ, hỗ trợ của người khác. Tạm dịch là "Tôi rất cảm ơn đã nhận được sự giúp đỡ của anh/chị cách đây không lâu".

このたびはお世話になりました (kono tabi ha osewa ni narimashita) - Câu cảm ơn được sử dụng trong các trường hợp đặc biệt như khi nhận được giải thưởng, khi có cơ hội gặp gỡ một người nổi tiếng hoặc khi kết thúc một dự án quan trọng. Tạm dịch là "Tôi rất cảm ơn lần này đã nhận được sự giúp đỡ của anh/chị".

Ngoài ra, trong email tiếng Nhật còn có các thành phần khác như "nội dung cốt lõi" (youshi), "chi tiết" (shousai), và "chào hỏi để gắn kết" (musubi no aisatsu) như đã được trình bày trong câu hỏi trước đó.

名乗り – nanori : xưng tên

Sau đó, bạn nên đưa ra thông tin về tên công ty (tổ chức), chức vụ và tên của mình, sử dụng cấu trúc "tôi đang làm công việc ~ をしております, tên đầy đủ của tôi là ~ と申します". Mặc dù tên của bạn có thể đã được hiển thị trên email, nhưng không phải lúc nào trình duyệt cũng hiển thị đầy đủ thông tin của người gửi. Điều này đặc biệt quan trọng khi đọc email trên điện thoại di động, nơi thông tin của người gửi có thể không được hiển thị đầy đủ. Do đó, để đảm bảo tiến trình giao dịch email diễn ra thuận lợi, nên cung cấp thông tin về bản thân để đối phương có thể hiểu rõ hơn về bạn.

要旨 – youshi : nội dung cốt lõi

Sau khi kết thúc phần chào hỏi và xưng danh, phần tiếp theo của email là đi vào nội dung chính. Để giúp người nhận hiểu được khái quát về nội dung email, bạn có thể sử dụng các câu sau:

ご提案の件について、メールをお送りいたします。Tôi viết email này để đề xuất về vấn đề ...

ご不明な点があるため、メールをお送りいたしました。Tôi viết email này để giải đáp những thắc mắc liên quan đến ...

ご連絡差し上げたいことがあり、メールをお送りいたします。Tôi viết email này để thông báo về vấn đề ...

お忙しいところ恐縮ですが、重要なお知らせがございます。Thật xin lỗi vì đã làm phiền anh/chị, tôi viết email này để thông báo về một vấn đề quan trọng ...

Nếu email của bạn cần phải nhận được câu trả lời, bạn có thể sử dụng các câu sau:

ご返信いただければ幸いです。Tôi rất mong nhận được hồi âm từ anh/chị.

ご検討の上、ご回答いただけますようお願い申し上げます。Tôi rất mong nhận được câu trả lời sau khi anh/chị đã xem xét.

お手数をおかけしますが、ご返信いただけますようお願いいたします。Tôi rất xin lỗi vì đã làm phiền anh/chị, nhưng tôi mong muốn được nhận được câu trả lời.

詳細  – shousai : nội dung chi tiết

Sau phần giới thiệu nội dung chính của mail, bạn cần giải thích chi tiết về thông tin muốn truyền đạt và mục đích cuối cùng của mail. Điều quan trọng là giải thích một cách dễ hiểu, không nên quá cầu kỳ. Khi không chắc chắn về kính ngữ trong phần này, bạn nên sử dụng thể trang trọng (ます) để đảm bảo truyền đạt đúng nội dung.

Bạn có thể sử dụng các dạng liệt kê, danh sách, gạch đầu dòng để nội dung trở nên rõ ràng hơn. Ví dụ, trong trường hợp thông tin về khóa học giao tiếp kinh doanh, bạn có thể sử dụng các thông tin sau để giải thích chi tiết:

内容: ビジネスメールコミュニケーション講座

Nội dung: Khóa học giao tiếp kinh doanh qua email

日時: 2019年2月22日（金）

Thời gian: Ngày 22 tháng 2 năm 2019 (thứ 6)

場所: 株式会社アイ・コミュニケーション

Địa điểm: Công ty cổ phần AI communication

対象: 新入社員もしくは研修担当者

Đối tượng: Nhân viên mới gia nhập công ty hoặc người phụ trách đào tạo

参加費: 8,640円（税込）

Chi phí tham dự: 8,640 yên (giá đã bao gồm thuế)

結びの挨拶  – musubi no aisatsu : chào hỏi để gắn kết

Trước khi kết thúc, bạn cũng nên sử dụng các câu chào khác nhau để thể hiện sự tôn trọng và mong muốn được hợp tác. Ví dụ:

何かご質問があれば、お気軽にお問い合わせください。

nanika go shitsumon ga areba, okigaru ni otoiawase kudasai

Nếu có bất kỳ câu hỏi nào, hãy liên hệ với chúng tôi một cách dễ dàng.

お時間をいただき、ありがとうございました。

ojikan o itadaki, arigatou gozaimashita

Cảm ơn anh/chị đã dành thời gian để đọc email của tôi.

ご検討いただき、ありがとうございます。

go kentou itadaki, arigatou gozaimasu

Cảm ơn anh/chị đã xem xét.

何かお力になれることがあれば、お知らせください。

nanika o chikara ni nareru koto ga areba, oshirase kudasai

Nếu có bất kỳ điều gì tôi có thể giúp được, hãy cho tôi biết.

また、別の機会にご連絡を差し上げます。

mata, betsu no kikai ni go renraku o sashiagemasu

Tôi sẽ liên lạc lại với anh/chị vào một dịp khác.