10+ công cụ quản lý dự án giúp sắp xếp công việc cực hiệu quả

10+ công cụ quản lý dự án hiệu quả nhất

Dưới đây là 10 công cụ quản lý dự án hiệu quả nhất mà bạn có thể tham khảo:

Công cụ quản lý dự án Planbox

Planbox là một nền tảng quản lý dự án linh hoạt, cung cấp các giải pháp cho toàn bộ vòng đời của quy trình đổi mới, bao gồm:

• Quản lý danh mục: Giúp bạn theo dõi, đánh giá và triển khai các ý tưởng một cách hiệu quả.
• Hỗ trợ công nghệ mới nổi: Cung cấp các công cụ để khám phá và áp dụng các công nghệ mới vào hoạt động kinh doanh.
• Hỗ trợ hệ sinh thái: Tạo điều kiện thuận lợi cho sự cộng tác và chia sẻ ý tưởng giữa các bên liên quan.

Công cụ quản lý dự án Planbox đã cung cấp các giải pháp cho nhiều lĩnh vực khác nhau, bao gồm: doanh nghiệp, chính phủ, trường học hay thậm chí là các tổ chức phi lợi nhuận.

Planbox được đánh giá cao bởi các tổ chức uy tín như Forrester và Gartner. Nền tảng này đã được sử dụng bởi hơn 1.000 tổ chức trên toàn thế giới, bao gồm:

• Toyota
• Coca-Cola
• Siemens
• NASA
• UNICEF

Công cụ quản lý dự án MyXteam

Đây chính là công cụ quản lý dự án cho người Việt được sử dụng khá phổ biến hiện nay và đã từng xuất hiện trên chương trình gọi vốn Shark Tank. Nó là giải pháp công nghệ giúp đội nhóm có thể cùng nhau làm việc hiệu quả hơn. Công cụ này có thể lưu trữ, nhắc nhở công việc cho từng member, nhờ đó mà họ không cần dùng đến email, hoặc tốn thời gian cho những cuộc họp.

Cùng với sự đồng bộ hóa trên nền tảng IOS và Android, các thành viên trong team có thể linh hoạt trao đổi thông tin dù là đang làm việc dù ở bất kể nơi nào. Dưới đây là 6 lợi ích của MyXteam mà bạn nên biết:

1. Quản lý dự án, phân công nhiệm vụ và chuẩn bị báo cáo hiệu quả
2. Dễ dàng thêm thành viên, phân công nhiệm vụ và lên lịch nhiệm vụ
3. Khả năng đính kèm tập tin và hình ảnh để gửi cho các thành viên trong nhóm
4. Công cụ trò chuyện mạnh mẽ để liên lạc trực tiếp trên mọi dự án
5. Đồng bộ hóa trang web và thiết bị di động để truy cập mọi lúc, mọi nơi
6. Hoàn toàn miễn phí, không giới hạn số lượng thành viên và danh mục công việc

Công cụ quản lý dự án Skype for Business

Skype cho phép bạn kết nối với nhóm, đồng nghiệp và khách hàng của mình mọi lúc, mọi nơi. Ngoài ra, Skype phục vụ nhiều loại cuộc gọi khác nhau để phù hợp với nhu cầu giao tiếp của người dùng, 4 loại cuộc gọi chính bao gồm:

• Cuộc gọi thoại
• Cuộc gọi video
• Cuộc gọi nhóm
• Cuộc gọi quốc tế

Skype có thể:

• Kết nối người dùng từ mọi thiết bị
• Cộng tác trên các tài liệu
• Chia sẻ màn hình trên máy tính của bạn
• Có thể cùng những người khác truy cập các ứng dụng hoặc tệp cụ thể trên máy tính.

Skype for Business được thiết kế dành cho đối tượng doanh nghiệp. Skype for Business hỗ trợ liên lạc trong kinh doanh và tiết kiệm chi phí cho các cuộc gọi đường dài và cuộc gọi quốc tế. Tất cả các phiên đều được bảo vệ bằng thuật toán xác thực và mã hóa, vì vậy đây là công cụ an toàn để Project Manager tương tác với khách hàng và đồng nghiệp của họ.

Công cụ quản lý dự án Trello

Công cụ quản lý dự án Trello được xây dựng theo nguyên tắc “kanban” của Nhật Bản. Trello bao gồm việc giám sát tất cả các giai đoạn sản xuất. Đây là một công cụ tuyệt vời dành cho các dự án tiêu chuẩn và nó rất thuận tiện cho chỉ thị lệnh và assignment cá nhân. Giao diện này bao gồm các bảng khác nhau, đại diện cho mỗi dự án hoặc quy trình trong công ty.

Mỗi bảng sẽ bao gồm:

• Danh sách công việc
• Gắn thẻ với mô tả
• Bình luận
• Tập tin
• Thẻ màu và deadline.

Menu của Trello có thể được hiển thị dưới dạng Calendar. Hầu như các chức năng cơ bản của Trello đều free và cho phép bạn làm việc không bị ràng buộc giới hạn.

Công cụ quản lý dự án Evernote

Evernote có thể có thể được sử dụng để tạo danh sách việc cần làm và lưu trữ nhiều thông tin khác nhau về dự án trong các tệp và ghi chú. Ngoài ra, Evernote còn có thể hỗ trợ các công cụ quản lý dự án cần thiết khác cho PM. Evernote là công cụ quản lý dự án dựa trên “đám mây”, do đó bạn có thể truy cập từ mọi thiết bị.

Evernote có nhiều công cụ cho phép bạn quản lý công việc của mình một cách hiệu quả. Evernote chia sẻ quyền truy cập, được chỉ định cho những người dùng khác nhau. Đối với công việc cá nhân, bạn có thể sử dụng notebook cá nhân. Nếu bạn làm việc với một nhóm, bạn nên sử dụng quyền truy cập công khai, nó cho phép bạn xác định cấp độ truy cập cho các đối tượng thành viên khác nhau.

Công cụ quản lý dự án Microsoft Visio

MS Visio là ứng dụng đồ họa vector, nó được tạo cho hệ điều hành Windows và được các nhà quản lý dự án sử dụng rộng rãi. Nó là một công cụ quản lý dự án mạnh mẽ, giúp trình bày thông tin phức tạp dưới dạng biểu đồ, hình dạng và flowchart.

Ngay cả khi bạn không có kỹ năng về kỹ thuật hoặc thiết kế, Visio vẫn có thể giúp bạn hình dung ý tưởng của mình và biến nó thành hình ảnh trực quan nhất có thể. Visio sử dụng sơ đồ tập hợp (set diagram) để đơn giản hóa và nâng cao khả năng trực quan hóa các quy trình trừu tượng.

Cho dù bạn muốn tạo sơ đồ tổ chức, sơ đồ mạng lưới hay sơ đồ quy trình, Microsoft Visio đều cung cấp nhiều mẫu và hình dạng được thiết kế sẵn. Ngoài ra, bằng cách sử dụng Visio, bạn có thể tương tác với những người dùng khác và giải thích ngắn gọn một số điểm nhất định. Ví dụ: bạn có thể đặt câu hỏi và thảo luận các giải pháp từ sơ đồ tổ chức, sau đó áp dụng chúng cho các dự án mới. Sử dụng Visio, bạn cũng có thể nhập dữ liệu từ MS Excel để tạo đồ họa rõ ràng cho các bài thuyết trình và báo cáo công khai.

Công cụ quản lý dự án VSDX Annotator

VSDX Annotator là trình xem Visio dành cho những người làm việc trên máy Mac. Nó được các nhà quản lý dự án sử dụng rộng rãi để cộng tác trên các tệp Visio trong môi trường đa nền tảng. Nó bao gồm 12 công cụ chú thích cho phép bạn thay đổi bản vẽ của mình và thêm ghi chú, câu hỏi và nhận xét ngay trên máy Mac. Sau đó, bạn có thể lưu dưới dạng phần mở rộng PDF (.pdf) hoặc Visio (.vsdx) để chỉnh sửa thêm trong Visio. Công cụ quản lý dự án này hiển thị mọi thứ một cách trực quan rõ ràng.

Công cụ quản lý dự án SmartDraw

SmartDraw là một công cụ quản lý dự án khác mà bạn có thể tham khảo. Nó được sử dụng để tạo nhiều loại biểu đồ, đồ thị và bản trình bày. Sử dụng SmartDraw, bạn có thể nhanh chóng xây dựng  bản trình bày PowerPoint, sơ đồ tư duy và các hình ảnh trực quan khác. Nó cung cấp hơn 70 tài liệu tương tự và một bộ mẫu cho nhiều mục tiêu khác nhau, chẳng hạn như sơ đồ dự án, decision tree, sơ đồ gia đình và nhiều loại trực quan hóa dữ liệu khác. Công cụ quản lý dự án SmartDraw, hỗ trợ các dịch vụ đám mây để bạn có thể chia sẻ biểu đồ, đồ thị và bảng với nhóm dự án của mình. Nhìn chung, SmartDraw dễ sử dụng hơn Visio và nó có phiên bản dành cho MS và macOS.

Công cụ quản lý dự án Slack

Slack là một dịch vụ web và app được thiết kế cho máy tính để bàn, iOS và Android. Mục đích của Slack là tạo cơ hội cho các team tương tác cùng nhau hoặc tương tác với khách hàng về bất kỳ vấn đề nào liên quan đến dự án. Đây là một ứng dụng đơn giản với giao diện người dùng trực quan, thân thiện. Bạn có thể tạo hồ sơ, gửi tập tin, gửi và đọc tin nhắn.

Các nhóm riêng tư được gọi là “kênh” và tin nhắn được gửi trong một kênh chỉ hiển thị với những người tham gia trong kênh cụ thể đó. Slack hỗ trợ hơn 100 dịch vụ web, bao gồm Dropbox, Twitter, Google Docs và thậm chí cả Trello (được nhắc đến bên trên). Bạn có thể sử dụng Slack để tích hợp bất kỳ dịch vụ nào trong số này và nhận thông báo về mọi thay đổi và hoạt động.

Công cụ quản lý dự án GanttPro

GanttPro là phần mềm giải pháp dựa trên biểu đồ Gantt. Nó cho phép bạn lập kế hoạch, trực quan hóa các quy trình và quản lý dự án trực tuyến, tạo và phân công nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm, đặt thời hạn và xem tỷ lệ hoàn thành của từng nhiệm vụ so với tiến trình dự kiến.

Bạn có thể chia sẻ biểu đồ Gantt mà bạn đã tạo với nhóm và khách hàng của mình, cấp cho người dùng chuyên biệt quyền xem hoặc chỉnh sửa. GanttPro có một bộ tính năng cốt lõi, một số tính năng tương thích với các phương pháp Agile, ví dụ:

• Lên lịch cho công việc theo mức độ ưu tiên
• Phân chia nhiệm vụ giữa những người tham gia dự án
• Phân tích đường dẫn quan trọng để tăng tốc độ tiến độ
• Lịch trình tự động
• Theo dõi tiến độ hiện và giai đoạn thực hiện dự án

Đó là 10 công cụ quản lý dự án với những ưu điểm riêng mà bạn có thể tham khảo. Tuy nhiên, để lựa chọn được phần mềm phù hợp, bạn cần phải biết đến 3 tiêu chí quan trọng sau đây.