Business case là gì - Công cụ quan trọng trong quản lý dự án

Business case là gì - Công cụ quan trọng trong quản lý dự án
Hoàng Trúc

11/01/2024

180

0

Chia sẻ lên Facebook
Business case là gì - Công cụ quan trọng trong quản lý dự án

Business case là gì? Đây là một tài liệu nghiên cứu tính khả thi về các vấn đề xoay quanh doanh nghiệp, bao gồm lợi ích, chi phí, rủi ro và các lựa chọn khác nhau để đưa ra quyết định thực hiện hay không. Ngoài ra, business case là cơ sở để doanh nghiệp quản lý và đánh giá kết quả của dự án sau khi triển khai. Trong bài viết này, Topchuyengia sẽ giới thiệu cho bạn về những thông tin quan trọng xoay quanh business case, bao gồm khái niệm, vai trò và cách xây dựng một đề án kinh doanh hoàn chỉnh.

 

Bạn là một người mới vào nghề và được giao cho viết một business case cho dự án sắp tới của công ty? Bạn không biết phải bắt đầu từ đâu, đồng thời đối mặt với những rủi ro và thất bại trong kế hoạch. Đừng lo lắng, trong trường hợp này, bạn có thể tìm đến sự hỗ trợ tư vấn từ các chuyên gia uy tín trong ngành Business Analyst hay bất kỳ ngành nào khác ngay trên nền tảng Askany để được cung cấp giải pháp tối ưu và hiệu quả.

Business case là gì?

business case là gì

Business case là gì? Business case còn có cách gọi khác là case study, chính là đề án phân tích một cách chi tiết về tính khả thi của một dự án kinh doanh hoặc chiến lược nào đó của doanh nghiệp. 

 

Business case là một công cụ khá quan trọng trong lĩnh vực kinh doanh. Được thiết kế với mục tiêu là thuyết phục những người nắm quyền quyết định, nhà đầu tư và các bên liên quan khác,... thực hiện dự án của mình. business case không chỉ giúp bạn làm rõ mục tiêu, lợi ích và kỳ vọng, mà còn làm nổi bật những yếu tố quan trọng nhất trong quá trình triển khai.

 

Thường business case sẽ được trình bày dưới dạng tài liệu có cấu trúc hoặc đơn giản là trình bày thỏa thuận giữa các bên liên quan. Trong đề án những lập luận được thể hiện rõ ràng và logic, đồng thời nêu rõ các thông tin có cơ sở, chi phí, rủi ro và lợi ích kinh doanh dự kiến. Lưu ý rằng, một business case xuất sắc phải đảm bảo tính khả thi toàn diện trong tất cả các khâu của dự án.

 

Trong quá trình xây dựng business case, các yếu tố như chi phí dự kiến, rủi ro tiềm ẩn và lợi ích kinh doanh dự kiến được đặc biệt chú trọng. Thông tin phải được trình bày một cách chân thực và chi tiết để phía quyết định dễ hiểu, cũng sẽ tin tưởng vào đề xuất của bạn là hiệu quả. 

 

Ví dụ minh họa để bạn hiểu hơn về business case là gì: Một công ty phát triển phần mềm muốn thành lập một không gian làm việc chung (co-working space) ở trung tâm thành phố Hồ Chí Minh, nhằm thu hút lượng nhân lực ngành CNTT trẻ ngày càng tăng trong khu vực. Và bạn được giao nhiệm vụ cần viết business case sao cho thuyết phục ban lãnh đạo quyết định áp dụng đề xuất đó cho dự án.

Business case quan trọng như thế nào đối với doanh nghiệp?

business case là gì

Trong môi trường kinh doanh, business case mang đến những giá trị to lớn, đóng góp quan trọng vào sự phát triển và hoạt động của cả một doanh nghiệp, có thể kể đến các lợi ích vượt trội như:

Thu hút nhà đầu tư

Lợi ích đầu tiên không thể không kể đến của business case đó là thu hút sự quan tâm của nhà đầu tư. Trước khi họ đưa ra quyết định về việc đầu tư vào một doanh nghiệp, những nhà đầu tư cần có cái nhìn rõ ràng về cách doanh nghiệp hoạt động, cách họ sử dụng vốn đầu tư và những lợi ích mà họ có thể đạt được từ việc đầu tư. Và business case chính là công cụ hoàn hảo thuyết phục họ đầu tư vào doanh nghiệp của bạ

Đánh giá độ khả thi của dự án

Business case sẽ giúp bạn xác định dự án đó có khả thi hay không bằng cách phác họa chi tiết cũng như phân tích các yếu tố quan trọng nhất. Đây là giải pháp hữu hiệu giúp bạn giảm thiểu tiêu tốn nguồn lực và đảm bảo rằng mọi nỗ lực đều hướng vào mục tiêu đạt được.

Định hình lĩnh vực kinh doanh

Trong qua quá trình xây dựng business case, doanh nghiệp sẽ có một cái nhìn bao quát về những hoạt động kinh doanh của mình. Từ đó, họ có thể nắm bắt rõ nhiều khía cạnh khác nhau, bao gồm như chi phí, tỷ suất lợi nhuận và các hoạt động hàng ngày, đồng thời định rõ vị thế của họ hiện tại đang ở đâu trong thị trường.

Lên kế hoạch, mục tiêu rõ ràng

Business case không chỉ giúp dự đoán hoạt động kinh doanh trong tương lai mà còn tạo ra các kế hoạch và mục tiêu cụ thể. Nó không chỉ là một công cụ thu hút nhà đầu tư mà còn là cơ hội để doanh nghiệp xác định và thiết lập mục tiêu cho bản thân.

Tìm hiểu thị trường

Khi xây dựng business case, doanh nghiệp cần nghiên cứu thị trường và phân tích tính khả thi của dự án. Và thông qua quá trình này, họ sẽ mở rộng tầm nhìn về những thị trường mục tiêu cũng như nắm bắt thông tin quan trọng về độ chín muồi của dự án.

Xác thực nguồn vốn

Business case chính là công cụ giúp doanh nghiệp xác định tính xác thực của nguồn vốn. Ngoài khả năng bảo đảm an toàn cho các nguồn vốn, đề án kinh doanh cũng chính là tấm gương phản chiếu sự phát triển và tăng trưởng của doanh nghiệp trong suốt thời gian hoạt động.

Thu hút nhân tài

Business case khắc họa rõ nét tiềm năng phát triển của doanh nghiệp, tạo ra nhiều cơ hội việc làm, dẫn đến việc thu hút những người tài năng và có kinh nghiệm tham gia vào đội ngũ của doanh nghiệp.

Giám sát tiến độ hoạt động

Đề án kinh doanh cũng được xem như một công cụ quản lý hiệu quả, giúp doanh nghiệp giám sát quy trình và tiến độ hoạt động trong mình trong suốt thời gian qua.

Dự trù kế hoạch thay thế

Business case có một chức năng tuyệt vời, đó chính là dự trù kế hoạch thay thế, đưa ra các phương án xử lý khi các tình huống khẩn cấp hay thay đổi đột ngột xuất hiện. Chức năng này không chỉ giúp doanh nghiệp duy trì sự ổn định, mà còn tạo cơ hội để họ rèn luyện sự linh hoạt khi xử lý một tình huống phát sinh không mong muốn.

 

Với những vai trò quan trọng này, business case trở thành một công cụ không thể thiếu trong quá trình quản lý và phát triển kinh doanh.

Các bước viết business case chi tiết

business case là gì

Chuẩn bị trước khi viết business case

Trước khi bắt tay vào việc trình bày đề án kinh doanh, bạn cần chuẩn bị thật kỹ vì đây là một hành tài dài khó khăn và yêu cầu bạn phải tập trung cao độ. 

 

Trong giai đoạn chuẩn bị đầu tiên, nhiệm vụ quan trọng của bạn là phân tích một cách tỉ mỉ bối cảnh dẫn đến quyết định khởi xướng dự án. Cụ thể bao gồm việc xác định những yếu tố và đặc điểm quan trọng của dự án trong hoàn cảnh thực tế. Bước này sẽ hỗ trợ bạn rất nhiều trong quá trình xây dựng business case, đảm bảo rằng đề án của bạn phản ánh đúng tình hình.

 

Khi đã đánh giá sơ bộ các yếu tố quan trọng của dự án, bước tiếp theo là tìm kiếm và xác định các nguồn tham khảo đáng tin cậy. Ví dụ như các báo cáo tài chính, dự án tương tự hay các nghiên cứu thị trường có sẵn sẽ làm phong phú hơn cho đề án của bạn cũng như tính khả thi của dự án.

 

Sau khi thu thập đầy đủ thông tin, bạn có thể tiến hành lập kế hoạch sơ bộ cho đề án và tham khảo ý kiến của những người có thẩm quyền quyết định để nhận được sự chấp thuận thuận và hỗ trợ từ họ. Từ sau bước này bạn mới có thể bắt tay vào việc viết đề án kinh doanh (business case).

Bảng tóm lược

business case là gì

Bảng tóm lược chính là công cụ quan trọng để bạn trình bày sơ bộ về vấn đề, những lưu ý cũng như mục tiêu cần đạt được trong dự án. Điều này giúp người đọc có cái nhìn tổng quan và nhanh chóng hiểu về dự án muốn nói về điều gì.

Phân tích tình hình thực tế và lựa chọn giải pháp

Trong phần này, bạn cần phải giải bày rõ ràng về các tình huống và nguyên nhân có thể xảy ra trong quá trình thực hiện dự án. Đồng thời, đề ra các phương án giải quyết một cách chi tiết và khả thi, để đảm bảo khả năng cao dự án sẽ thành công.

Mô tả, phân tích chi phí và lợi nhuận

business case là gì

Ở phần này, bạn nên liệt kê mọi nguồn lực, ngân sách, móc thời gian cũng như mục tiêu đo lường được trong tất cả các giai đoạn của dự án. Ngoài ra hãy ghi chú những rủi ro có thể phâp sinh bao gồm hiểu lầm của độc giả hay các yếu tố ảnh hưởng từ các dự án khác,... Lưu ý rằng, bạn cần bạn cần tập trung đánh giá và lập kế hoạch sơ bộ để giải quyết rủi ro có thể xuất hiện trong dự án, đề phòng những tình huống phát sinh không mong muốn.

 

Trong phần chi phí, hãy trình bày dự báo về các số liệu tài chính quan trọng như ROI và TCO (chi phí sở hữu toàn bộ). Đề xuất một mức ngân sách có con số cụ thể, thường sẽ chiếm 15-20% của tổng ngân sách, để phòng trường hợp dự án sẽ đối mặt với bất kỳ vấn đề vượt ra khỏi phạm vi. Đừng quên đề cập đến các tiêu chí đo lường để đánh giá sự thành công của dự án, để tăng khả năng thuyết.

Kiến nghị và tự đánh giá

Cuối cùng, phần kết luận nên nêu lên kiến nghị và đánh giá cá nhân đối với business case, bao gồm tính khả thi và hiệu quả của dự án một cách rõ ràng. Điều này sẽ giúp đề án của bạn tăng tính chuyên nghiệp và độ thuyết phục hơn.

Cách giải business case đảm bảo 90% thành công

Business case là gì?

Bước 1: Xác định vấn đề

Đây là một cột mốc quan trọng, một nền tảng không thể bỏ qua khi bạn phải đối mặt với bất kỳ thách thức nào. Tuy nhiên, bước này thường xuyên bị mọi người bỏ qua, mặc dù đây lại chính là chìa khóa để mở ra mấu chốt của vấn đề mà bạn đang đối diện.

 

Khi đối mặt với vấn đề, bạn thường dễ bị cuốn vào các giả thuyết và suy luận thay vì dừng lại để phân tích chi tiết và hiểu rõ nguyên nhân của nó. Đối với một business case, việc quan trọng nhất là trả lời cho câu hỏi: "Công ty đang phải đối mặt với vấn đề gì?"

 

Sau khi xác định được vấn đề chính, bước tiếp theo viết câu nhận định vấn đề (problem statement) một cách cụ thể và rõ ràng hơn. Bạn có thể nhận định vấn đề bằng một câu khẳng định hoặc một câu hỏi, nhưng quan trọng nhất là nó phải đi vào trọng tâm, sâu sắc và không lan man, dài dòng.

Bước 2: Phân tích vấn đề thị trường

Ở bước tiếp theo, bạn cần tách ra từng lớp vấn đề và đặt giả thuyết về nguyên nhân bằng cách sử dụng biểu đồ cây logic để chia vấn đề thành các nhánh nhỏ hơn và tìm ra câu trả lời cho câu hỏi "Những yếu tố nào góp phần tạo nên vấn đề chính đó?"

Business case là gì?

Bước 3: Ưu tiên vấn đề quan trọng nhất

Sau khi chia nhỏ vấn đề, việc bạn cần làm là lọc lại và xác định vấn đề nào quan trọng nhất, gây ảnh hưởng nhiều nhất đến kết quả cuối cùng. Sắp xếp vấn đề theo thứ tự ưu tiên nhiều đến ít, bằng cách đặt và trả lời câu hỏi "Vấn đề nào quan trọng nhất cần giải quyết đầu tiên?"

Bước 4: Xây dựng kế hoạch làm việc

Đây là bước quan trọng nhất trong quá trình giải quyết vấn đề. Bận cần phát triển một kế hoạch thực hiện khoa học, liên kết với các giả thuyết đã phân tích ở các bước trên và phân công nhiệm vụ cho từng người có chuyên môn nếu làm việc theo nhóm. Các nhiệm vụ này cần gắn liền với kết quả cụ thể và ngày hoàn thành.

Bước 5: Nghiên cứu phản biện

Ở bước này, bạn cần thu thập kiến thức thực tế để giải quyết vấn đề, đồng thời tránh những thành kiến nhận thức (cognitive biases). Cụ thể hơn là khi nhìn khai thác các thông tin và dữ liệu cho business case, bạn phải luôn duy trì góc nhìn khách quan. Bạn có thể thử đặt ra những câu hỏi phản biện như "Tôi đang cố chứng minh điều gì?" để giữ tính khách quan và tránh thiên vị cá nhân.

Bước 6: Tổng hợp kết quả phân tích 

Đây cưng là quá trình rút ra các insights hữu ích cho câu hỏi đầu bài. Bạn cần tổng hợp các kết quả phân tích thành một cấu trúc logic, bằng cách trả lời câu hỏi "Nếu như vậy, thì sao?" để chứng minh mối liên kết giữa các dữ liệu đã được đào sâu.

Bước 7: Lựa chọn giải pháp tốt nhất

Ở bước này, bạn có thể đưa ra quyết định và đề xuất giải pháp hiệu quả nhất, sao cho nó có kết nối với vấn đề đã đặt ra ban đầu. Ngoài ra, kỹ năng thuyết trình là mấu chốt quan trọng để bạn trình bày giải pháp một cách khéo léo, dễ hiểu và hấp dẫn, giúp business case của bạn tăng tính chuyên nghiệp và thuyết phục người nghe hơn.

 

Trên đây là những thông tin xoay quanh đề tài business case là gì mà bạn đang quan tâm. Biết cách tận dựng đề án kinh doanh, doanh nghiệp của bạn có thể tạo nên những thay đổi tích cực, đột phá vượt qua các đối thủ cạnh tranh. Vì vậy, nếu doanh nghiệp mong muốn xây dựng một business case chuyên nghiệp nhưng nhân sự lại thiếu chuyên môn, hãy liên hệ và trao đổi 1:1 với các chuyên gia Digital Marketing hàng đầu tại Askany để được hỗ trợ cải thiện chuyên môn và tư vấn định hướng phù hợp nhé!

Bình luận

Kinh nghiệm thực tế

Tư vấn 1:1

Uy tín

Đây là 3 tiêu chí mà TOPCHUYENGIA luôn muốn hướng tới để đem lại những thông tin hữu ích cho cộng đồng