BRD là gì? Tầm quan trọng của tài liệu BRD trong dự án

BRD là gì?

BRD là viết tắt của "Business Requirements Document", là tài liệu quan trọng trong lĩnh vực kinh doanh. Thuật ngữ này có vai trò quan trọng dùng để chỉ một loại tài liệu mô tả những yêu cầu nghiệp vụ và yêu cầu các bên liên quan trong quá trình kinh doanh. BRD thường được viết bởi Business Analyst (BA) hoặc Project Manager (PM) khi làm việc với khách hàng, và không đi quá sâu vào kỹ thuật.

Cụ thể, nó mô tả chi tiết những gì cần thiết để dự án thành công, bao gồm mục tiêu, phạm vi, chức năng, ràng buộc, và các bên liên quan. Đây là một loại tài liệu quan trọng trong bất kỳ dự án nào. Vì nó giúp tạo mối liên kết giữa BA và các stakeholders (như khách hàng, nhà phát triển, nhà thiết kế và quản lý), định hướng chiến lược kinh doanh, đảm bảo tính minh bạch và rõ ràng của yêu cầu, giảm thiểu rủi ro và khó khăn, nâng cao chất lượng và hiệu quả của dự án.

Trong BRD, các yêu cầu kinh doanh được mô tả một cách rõ ràng và chi tiết, bao gồm cả bối cảnh kinh doanh, phạm vi dự án, yêu cầu chức năng, yêu cầu phi chức năng, và môi trường hệ thống,... BRD không chỉ là một nguồn thông tin cho đội ngũ phát triển, mà còn là cơ sở để các bên liên quan, bao gồm khách hàng và nhóm quản lý, có cái nhìn đầy đủ về hướng phát triển của dự án.

XEM THÊM:

• Viết đặc tả yêu cầu phần mềm chi tiết
• Phân biệt  BRD, SRS, FRS
• Change request là gì? cách quản lý Change request

Tầm quan trọng của tài liệu BRD

Tài liệu BRD đóng một vai trò cực kỳ quan trọng và không thể thiếu trong bất kỳ dự án nào. Dưới đây là những yếu tố và dẫn chứng cụ thể:

BRD giúp hiểu rõ về các yêu cầu của khách hàng: BRD cung cấp cho BA một góc nhìn tổng thể về các yêu cầu của khách hàng từ mục tiêu, đối tượng mục tiêu, yêu cầu chức năng và phi chức năng, v.v. Những thông tin này giúp BA hiểu rõ hơn về nhu cầu của khách hàng và đảm bảo rằng sản phẩm đáp ứng được những nhu cầu đó.

Truyền đạt yêu cầu cho stakeholders: BRD là một tài liệu rõ ràng và súc tích, giúp BA dễ dàng truyền đạt yêu cầu cho các bên liên quan như khách hàng, nhà phát triển, nhà thiết kế và quản lý. Từ đó, các bên liên quan hiểu rõ về các yêu cầu của sản phẩm và phối hợp hiệu quả trong quá trình phát triển.

Quản lý yêu cầu hiệu quả: BRD là một tài liệu sống, được cập nhật khi có thay đổi về yêu cầu. Vì vậy, BRD cũng giúp BA quản lý yêu cầu hiệu quả và đảm bảo rằng các yêu cầu luôn được đáp ứng.

Tối ưu hóa nguồn lực dự án: Việc tối ưu hóa tài nguyên dự án thông qua thống nhất và hoàn thiện tài liệu là yếu tố then chốt để đảm bảo dự án thành công. Việc này giúp tiết kiệm thời gian, chi phí, nhân lực và nâng cao hiệu quả thực hiện dự án.

Tìm hiểu thêm: Tổng hợp kiến thức của BA từ cơ bản đến nâng cao

Vai trò của BRD

Vai trò của BRD có thể được so sánh như một “bản hợp đồng” giữa các bên liên quan và đội ngũ phát triển, nơi mọi yêu cầu và kỳ vọng đều được ghi chép cẩn thận và chi tiết. Dưới đây là một số vai trò chính của BRD mà bạn nên biết:

1. Xác định và ghi lại yêu cầu kinh doanh
BRD là nơi ghi chép chi tiết các yêu cầu kinh doanh của dự án, bao gồm mục tiêu, mục đích, chức năng, tính năng, ràng buộc và các tiêu chí chấp nhận. Nó giúp đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan đều hiểu rõ những gì cần được thực hiện trong dự án.

2. Cung cấp cơ sở cho việc lập kế hoạch và ước tính
BRD cung cấp thông tin cần thiết cho việc lập kế hoạch dự án, bao gồm thời gian, chi phí và nguồn lực cần thiết. Nó giúp đảm bảo rằng dự án được thực hiện một cách hiệu quả và tiết kiệm.

3. Giúp các bên liên quan giao tiếp hiệu quả
BRD là tài liệu tham khảo chung cho tất cả các bên liên quan trong dự án, giúp đảm bảo sự hiểu biết thống nhất về mục tiêu và phạm vi dự án. BRD giúp giảm thiểu nguy cơ hiểu lầm và tranh chấp trong quá trình thực hiện dự án.

4. Giúp quản lý phạm vi dự án
BRD xác định rõ ràng phạm vi dự án, giúp tránh việc phát triển các tính năng không cần thiết hoặc vượt quá ngân sách. Nó giúp đảm bảo rằng dự án được hoàn thành đúng thời hạn và ngân sách.

5. Làm cơ sở để phát triển phần mềm
BRD cung cấp thông tin cần thiết cho đội ngũ phát triển phần mềm để xây dựng sản phẩm đáp ứng nhu cầu kinh doanh. Chúng giúp đảm bảo rằng sản phẩm được phát triển đáp ứng đúng mục tiêu và chức năng đề ra.

6. Giảm thiểu rủi ro và hiểu lầm
BRD giúp giảm thiểu rủi ro và hiểu lầm giữa đội ngũ phát triển và các bên liên quan, tăng cường đồng thuận và giảm xác suất phát sinh lỗi.

7. Dự báo tài nguyên và ngân sách
BRD giúp xác định các yêu cầu về nguồn lực và ngân sách cần thiết cho dự án, giúp các bên liên quan dự báo và lập kế hoạch một cách chặt chẽ.

Hướng dẫn 6 bước lập BRD

Bước 1: Làm rõ nhu cầu từ khách hàng

Để bắt đầu quá trình soạn thảo tài liệu BRD, BA cần xác định rõ nhu cầu của khách hàng. Tài liệu BRD cần trình bày rõ ràng và ngắn gọn về vấn đề hoặc tình huống mà khách hàng đang nỗ lực giải quyết. Mục tiêu của bước này là đảm bảo rằng mọi bên liên quan đều thống nhất về tình hình của khách hàng.

Ví dụ: Khách hàng là một công ty bán lẻ muốn phát triển một ứng dụng di động để tăng doanh số bán hàng.

Nhu cầu của khách hàng:

• Ứng dụng phải dễ sử dụng và thân thiện với người dùng.
• Ứng dụng phải cung cấp nhiều tính năng như tìm kiếm sản phẩm, thanh toán trực tuyến, theo dõi đơn hàng,...
• Ứng dụng phải tương thích với nhiều thiết bị di động khác nhau.

Bước 2: Đặt ra các mục tiêu rõ ràng

Sau khi đã xác định nhu cầu của khách hàng, bước tiếp theo BA cần làm là đặt rõ các mục tiêu cho tài liệu yêu cầu nghiệp vụ. Các mục tiêu này sẽ giúp BA xác định những gì cần làm và làm thế nào để đạt được các mục tiêu đó. Ngoài ra, BA cũng cần thiết lập phạm vi yêu cầu cho từng giai đoạn của dự án. Từ đây, đội ngũ sẽ có góc nhìn chi tiết hơn về cách triển khai dự án.

Ví dụ: Mục tiêu của tài liệu BRD

• Xác định rõ các chức năng và yêu cầu cần thiết cho ứng dụng.
• Đề xuất giải pháp phù hợp để đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
• Lập kế hoạch triển khai dự án và dự trù chi phí.

Bước 3: Kiểm tra thông tin

Để đảm bảo tài liệu BRD chứa đựng đầy đủ và chính xác những thông tin cần thiết, BA cần thu thập ý kiến ​​đóng góp từ tất cả các bên liên quan. Sau khi thu thập ý kiến, BA sẽ so sánh chúng để khám phá và thúc đẩy những ý tưởng mới. Quá trình này vừa giúp tăng tính chính xác của thông tin và đảm bảo tất cả các phần liên quan của dự án được xem xét kỹ lưỡng.

Ví dụ:

• BA thu thập ý kiến ​​đóng góp từ các bên liên quan như: khách hàng, đội ngũ phát triển phần mềm, đội ngũ thiết kế,...
• BA so sánh các ý kiến ​​đóng góp để xác định các yêu cầu chính cho ứng dụng.
• BA xác định các tính năng cần thiết và loại bỏ các tính năng không cần thiết.

Bước 4: Lập kế hoạch chi tiết

Từ những thông tin trên, BA đã có đủ dữ liệu để lập kế hoạch chi tiết. Kế hoạch này sẽ thể hiện các giai đoạn thực hiện dự án. Trong mỗi giai đoạn sẽ có những yêu cầu và kết quả mong đợi khác nhau. 

Ví dụ: BA phải xác định rõ số lượng công việc cần thực hiện và cách thức để hoàn thành chúng. Tài liệu BRD sẽ minh họa rõ ràng các chức năng và kết quả mong muốn cho mỗi giai đoạn trong dự án.

• Giai đoạn 1: Phân tích và thiết kế ứng dụng.
• Giai đoạn 2: Phát triển ứng dụng.
• Giai đoạn 3: Kiểm tra và thử nghiệm ứng dụng.
• Giai đoạn 4: Triển khai ứng dụng.

Bước 5: Đưa ra tiêu chí đánh giá

Mỗi giai đoạn của dự án đều có nhiệm vụ cụ thể, vì vậy BA cần thiết lập các tiêu chuẩn nhất định để hỗ trợ việc thực hiện những nhiệm vụ này. Các tiêu chuẩn sẽ đóng vai trò quan trọng trong việc định hình chất lượng, số lượng công việc, đồng thời đảm bảo rằng dự án tiến triển đúng theo kế hoạch và đáp ứng đầy đủ yêu cầu kinh doanh. Từ đó, giúp BA tạo ra một hệ thống kiểm soát chất lượng hiệu quả, đồng thời hỗ trợ quá trình giám sát và đánh giá tiến trình của dự án.

Ví dụ: Tiêu chí đánh giá chất lượng ứng dụng:

• Hiệu suất ứng dụng.
• Tính bảo mật ứng dụng.
• Khả năng tương thích với nhiều thiết bị di động.

Bước 6: Lập lịch trình làm việc

Một lịch trình làm việc chi tiết sẽ giúp BA đảm bảo quá trình thực hiện diễn ra theo đúng lộ trình và hoàn thành mỗi cột mốc quan trọng đúng theo kế hoạch. Đồng thời, lịch trình giúp theo dõi tiến độ và đánh giá kết quả chặt chẽ.

Ví dụ:

• Lịch trình làm việc cụ thể cho từng giai đoạn của dự án.
• Xác định thời gian hoàn thành từng mốc quan trọng.
• Theo dõi tiến độ dự án và điều chỉnh lịch trình khi cần thiết.

Nếu bạn cần lời khuyên liên quan đến BRD thì có thể tìm đến chuyên gia giàu kinh nghiệm tại ứng dụng Askany nhé!
Tư vấn về kỹ năng lập BRD cùng chuyên gia Long Vưu 

• Thông tin về kinh nghiệm làm việc của chuyên gia tại https://askany.com/digital-marketing/1701397335338265
• Thời gian làm việc: Thứ Hai - Thứ Sáu (8AM - 10PM) 
• Chi phí: 120.000 VND cho 15 phút gọi điện.