Baseline là gì? 3 phút hiểu rõ để quản lý dự án như chuyên gia

Baseline là gì?

Baseline, hay đường cơ sở, là một thuật ngữ thường được sử dụng trong quản lý dự án. Nó đại diện cho một kế hoạch hoặc sản phẩm đã được phê duyệt. Baseline chỉ được thay đổi thông qua các quy trình kiểm soát thay đổi chính thức (CR – Change Request) được phê chuẩn.

Baseline là một phần của Project Management Plan (kế hoạch quản lý dự án), là cơ sở để so sánh với kết quả thực tế và đánh giá hiệu suất của dự án theo thời gian.

Có thể nói rằng, baseline là công cụ để xác định mục tiêu của dự án là đạt được những gì và làm thế nào để đạt được mục tiêu đó.

Ví dụ về baseline

Giả sử bạn nhận một dự án xây dựng một website bằng wordpress thay thế cho website cũ. Bây giờ bạn cần phân tích về chi phí, phạm vi công việc và lịch trình để xin ngân sách sao cho hợp lý. Các thông tin này sau khi được phê duyệt sẽ tạo thành các baseline.

Thông qua quá trình trao đổi với các cấp lãnh đạo để tìm hiểu về nhu cầu thì Scope Baseline là 1 website bao gồm 1 homepage, 10 trang landing page, 1 about page, 1 contact page, 1 blogs page, 1 careers page, 1 single post page trong 12 tuần (Schedule Baseline).

Sau khi đã xác định được phạm vi của dự án, bước tiếp theo là xây dựng một cấu trúc phân rã công việc (WBS) chi tiết, liệt kê tất cả các tính năng và yêu cầu của phần mềm. Sau khi ước tính xong, bạn cần 4 nhân sự để triển khai dự án và các công cụ/plugin để hoàn thiện website kịp tiến độ trong vòng 12 tuần.

Chi phí ước tính bao gồm cả công cụ và nhân sự là 90 triệu (Cost Baseline). Vậy bạn cần tạo ra 1 danh sách chi tiết về từng khoản dự kiến để làm thành một báo cáo. 

Ví dụ, nếu bạn phát hiện ra rằng việc phát triển một tính năng cụ thể đang chậm trễ so với Schedule Baseline, bạn có thể điều chỉnh kế hoạch hoặc tìm cách tăng tốc độ phát triển. Tương tự, nếu chi phí thực tế cao hơn Cost Baseline, bạn cần xác định nguyên nhân và thực hiện các biện pháp để rà soát chi phí.

Các loại baseline phổ biến

Sau khi đã biết được Baseline là gì, bạn cũng cần phải biết các loại Baseline phổ biến. Baseline được chia làm 3 phần: Scope (Phạm vi), Schedule (Tiến độ) và Cost (Chi phí), 3 phần Baseline này thường được đo lường riêng biệt để đảm bảo rằng mỗi đường đều đang đi đúng hướng.

Khi tích hợp cả 3 phần Baseline này lại với nhau, nó sẽ trở thành PMB – Performance Measurement Baseline (đường cơ sở đo lường hiệu suất). Bây giờ chúng ta hãy cùng tìm hiểu chi tiết về mỗi loại

Scope baseline

Scope baseline dùng để xác định các công việc cần thực hiện để hoàn thành dự án. Scope baseline được sử dụng để so sánh với kết quả thực thi thực tế. Nó có thể bị thay đổi bởi các thủ tục kiểm soát thay đổi chính thức.

Schedule baseline

Schedule baseline là tiến độ dự án đã được phê duyệt. Nó cũng có thể bị thay đổi bởi các thủ tục kiểm soát thay đổi chính thức. Và cũng được sử dụng trong việc so sánh với kết quả thực tế.

Tiến độ có sở dự án thường bao gồm: ngày bắt đầu, ngày kết thúc, thời lượng và mốc quan trọng.

Cost baseline

Cost baseline là chi phí cơ sở đã được phê duyệt của ngân sách dự án theo từng giai đoạn, bao gồm chi phí cho nhân lực, vật liệu, thiết bị và các chi phí khác. Nó không bao gồm bất kỳ khoản dự phòng quản lý (management reserve) nào. Tương tự, Cost baseline có thể được thay đổi thông qua các thủ tục kiểm soát thay đổi chính thức. Và nó được sử dụng làm cơ sở để so sánh với kết quả thực tế.

Tích hợp cả 3 baseline sẽ trở thành Performance Measurement Baseline.

Performance measurement baseline

Performance Measurement Baseline viết tắt PMB là đường cơ sở hiệu suất là cách để quản lý tích hợp các baseline. Thông qua PMB mà bạn có thể quản lý và giám sát hiệu quả hơn khi có thay đổi diễn ra (về tiến độ, chi phí hay phạm vi) đã làm ảnh hưởng tới thành phần khác.

Ví dụ, khi quản lý tích hợp baseline qua PMB, bạn có thể dễ dàng biết được tiến độ bị hoãn sẽ ảnh hưởng tới chi phí ra sao.

Tại sao baseline quan trọng?

Baseline đóng vai trò như một điểm mốc quan trọng trong việc quản lý dự án, mang lại những lợi ích thiết thực sau:

Tăng cường khả năng ước tính

Baseline sẽ giúp bạn dự đoán chính xác hơn về thời gian hoàn thành dự án và chi phí dự án. Nhờ vậy, bạn có thể đưa ra quyết định tốt hơn về việc phân bổ nguồn lực và quản lý rủi ro sao cho hợp lý. Các nội dung đó cũng được lưu trữ lại như 1 lessons learned nhằm cải thiện và ước tính cho các dự án tiếp theo trong tương lai.

Đánh giá hiệu suất dự án chính xác hơn

Baseline giúp bạn đánh giá hiệu suất dự án một cách khách quan và chính xác. Bằng cách so sánh kết quả thực tế với baseline, bạn có thể xác định dự án đã đạt được mục tiêu đề ra hay chưa. Nếu không có baseline, rất khó để đánh giá và biết dự án nào đang hoạt động kém hay không có hiệu quả.

Tính được Earned Value

Earned Value (viết tắt EV) hay Giá trị thu được là một cách để bạn có thể so sánh hiệu suất thực tế với kế hoạch đề ra. Ngoài ra, nó còn giúp bạn phân tích xu hướng của dự án, qua đó mà dự báo rằng dự án có thể gặp rủi ro trong tương lai hay không. Ví dụ, nếu chi phí thực tế cao hơn so với baseline, bạn có thể xác định nguyên nhân và đưa ra giải pháp để kiểm soát ngân sách dự án.

Tăng khả năng giao tiếp và hợp tác

Baseline còn giúp các bên liên quan trong dự án hiểu rõ mục tiêu, phạm vi, tiến độ và ngân sách dự án. Nhờ vậy, việc giao tiếp và hợp tác giữa các bên liên quan hiệu quả hơn, giúp dự án diễn ra suôn sẻ hơn.