Change request là gì - Bao quát những điều quan trọng cần nắm

Change Request là gì?

Change request là gì? Change Request (hay yêu cầu thay đổi) là một đề xuất được đưa ra từ một bên liên quan trong dự án, với mục tiêu thay đổi, sửa đổi hoặc bổ sung vào dự án khác đi so với kế hoạch ban đầu. Và CR cũng là phần không thể thiếu trong quá trình quản lý một dự án. 

Mỗi khi xuất hiện bất kỳ một sự biến động trong yêu cầu, phạm vi hoặc tài nguyên, change request chính là công cụ hữu hiệu hỗ trợ quản lý, với vai trò đảm bảo sự linh hoạt và hiệu quả của dự án.

Change request sẽ bao gồm các yếu tố như thay đổi yêu cầu chức năng, điều chỉnh trong lịch trình hoặc thậm chí là thay đổi về nguồn lực. Điều quan trọng là trong quá trình CR thường đòi hỏi phải có sự xác nhận và đồng thuận từ các bên liên quan để đảm bảo rằng những thay đổi này hợp lý và ít gây ảnh hưởng nhất có thể đối với dự án.

Ví dụ 1:

Giả sử rằng có một công ty đang phát triển một ứng dụng di động mới. Trong quá trình phát triển, người dùng thử nghiệm cho biết rằng họ muốn ứng dụng có thêm một tính năng mới, đó là khả năng chia sẻ hình ảnh trực tiếp trên mạng xã hội.

Tính năng này không nằm trong yêu cầu ban đầu của dự án, nhưng nó là một yêu cầu thay đổi hợp lệ. Công ty có thể tạo một Change request để yêu cầu bổ sung tính năng này vào ứng dụng.

Ví dụ 2:

Ở một công ty khác đang trong quá trình  xây dựng một trang web mới. Trong quá trình xây dựng, người quản lý dự án nhận thấy rằng cần phải cập nhật các yêu cầu về bảo mật. Các yêu cầu bảo mật mới được đưa ra dựa trên các tiêu chuẩn mới nhất của ngành.

Các yêu cầu bảo mật mới này là một yêu cầu thay đổi đối với dự án. Công ty có thể tạo một Change request để yêu cầu cập nhật các yêu cầu bảo mật.

Change request không đơn giản chỉ là về việc điều chỉnh kế hoạch ban đầu, đây cũng chính là cơ hội để dự án bắt kịp với những xu hướng thay đổi không ngừng của thị trường một cách linh hoạt và thuận tiện.

XEM THÊM:

• Wireframe là gì? Cách thiết lập Wireframe hiệu quả?
• Business case là gì
• Scrum Master là gì? Vai trò, công việc của Scrum Master

Cách viết Change Request chi tiết từng bước

Sau khi bạn đã hiểu rõ về change request là gì thì có thể thử thực hành viết cho mình một yêu cầu. Bạn có thể thử thực hiện theo hướng dẫn chi tiết dưới đây để tạo ra một change request đầy đủ và chỉnh chu.

Tiêu đề

Bạn nên đặt một tiêu đề ngắn gọn nhưng rõ ràng mô tả sự thay đổi mà bạn đề xuất cho Change Request của bạn.

Ví dụ với công ty phát triển ứng dụng di động thêm tính năng mới ở phía trên. Bạn đang muốn tạo một change request, thì cần thực hiện như sau:

• Tiêu đề change request: Bổ sung tính năng chia sẻ hình ảnh trực tiếp trên mạng xã hội
• Người đề xuất: [Tên người đề xuất]
• Ngày đề xuất: 2024-07-20

Mô tả

Trong phần này, bạn nên cung cấp một mô tả chi tiết về sự thay đổi mà bạn đề xuất, bao gồm cả lý do tại sao bạn nghĩ rằng sự thay đổi này là cần thiết và phù hợp.

Ví dụ: Mô tả thay đổi bổ sung tính năng cho ứng dụng di động

• Tính năng mới sẽ cho phép người dùng chia sẻ hình ảnh trực tiếp trên mạng xã hội từ ứng dụng.
• Người dùng sẽ có thể chọn mạng xã hội mà họ muốn chia sẻ hình ảnh.
• Tính năng này sẽ được triển khai trong phiên bản tiếp theo của ứng dụng.

Tác động

Bạn cần mô tả tất cả các tác động mà sự thay đổi này có thể gây ra, bao gồm cả tác động đối với người dùng, hệ thống và các phần khác của dự án.

Ví dụ: Ảnh hưởng của thay đổi bổ sung tính năng cho ứng dụng di động

• Tính năng mới sẽ phát sinh thêm những công việc phát triển và kiểm tra.
• Thời gian và chi phí dự án sẽ tăng lên.

Giải pháp

Hãy đề xuất một hoặc nhiều giải pháp cho sự thay đổi bạn đề xuất, bao gồm cả chi phí, thời gian và nguồn lực cần thiết để tiến hành thay đổi.

Ví dụ nếu những bổ sung tính năng mới sẽ có những rủi ro thì bạn có thể đè xuất những giải pháp như sau:

Về vấn đề phát sinh công việc

• Tận dụng các API của các mạng xã hội để thực hiện chức năng chia sẻ hình ảnh.
• Tự động hóa các quy trình kiểm tra đơn vị và tích hợp.
• Chia tính năng mới thành các thành phần nhỏ hơn và tập trung vào các tính năng quan trọng nhất trước.

Về vấn đề thời gian và chi phí dự án tăng

• Lên kế hoạch và quản lý chặt chẽ dự án, bao gồm cả các thay đổi mới.
• Liên tục giao tiếp với các bên liên quan về tác động của các thay đổi.
• Bạn có thể tận dụng các công cụ và phương pháp quản lý dự án hiệu quả.

Kế hoạch triển khai

Mô tả cách bạn định triển khai sự thay đổi, ví dụ như về thời gian dự kiến và các bước cụ thể bạn sẽ thực hiện.

Ở bước này, để tạo kế hoạch triển khai sự bạn có thể thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Xác định phạm vi thay đổi

• Phân tích yêu cầu thay đổi để xác định các yêu cầu chức năng mới.
• Xác định các thay đổi cần thực hiện đối với các yêu cầu hiện có.
• Xác định các thay đổi cần thực hiện đối với thiết kế, mã nguồn và tài liệu.

Bước 2: Lập kế hoạch chi tiết

• Phân chia các công việc phát triển và kiểm tra thành các nhiệm vụ nhỏ hơn.
• Xác định thời hạn hoàn thành cho từng nhiệm vụ.
• Xác định cụ thể người sẽ chịu trách nhiệm thực hiện cho từng nhiệm vụ.
• Xác định những nguồn lực phù hợp và cần thiết cho từng nhiệm vụ.

Bước 3: Thực hiện kế hoạch

• Thực hiện các nhiệm vụ phát triển và kiểm tra theo kế hoạch.
• Theo dõi tiến độ thực hiện và thực hiện các điều chỉnh cần thiết.

Bước 4: Kiểm tra và nghiệm thu

• Thực hiện kiểm tra chức năng và kiểm tra hệ thống để đảm bảo thay đổi được triển khai đúng cách.
• Nghiệm thu thay đổi với các bên liên quan.

Bước 5: Thực hiện thay đổi trong sản phẩm

• Phát hành thay đổi trong sản phẩm.
• Theo dõi hiệu suất của thay đổi và thực hiện các điều chỉnh cần thiết.

Phê duyệt

Cuối cùng, bạn nên yêu cầu sự phê duyệt của người quản lý dự án hoặc người có thẩm quyền. Họ sẽ cần xem xét và phê duyệt Change Request của bạn trước khi bạn có thể tiến hành.

Tìm hiểu thêm: Tổng hợp kiến thức của BA từ cơ bản đến nâng cao