Change request là gì - Bao quát những điều quan trọng cần nắm

Change request là gì - Bao quát những điều quan trọng cần nắm
Hoàng Trúc

04/01/2024

176

0

Chia sẻ lên Facebook
Change request là gì - Bao quát những điều quan trọng cần nắm

Change request là gì? Change request (hay CR) là một đề xuất nhằm thay đổi một sản phẩm, hệ thống và thường được đề xuất bởi khách hàng hoặc một thành viên khác trong nhóm. Từ điều chỉnh nhỏ đến những biến động lớn, change request chính là yếu tố giúp dự án được "thay da đổi thịt" trở nên tốt hơn. Và để giúp bạn hiểu cặn kẽ hơn, trong bài viết này, Topchuyengia sẽ giới thiệu cho bạn tất tần tật về change request, bao gồm khái niệm, cách soạn thảo và bí quyết quản lý hiệu quả tối ưu.

 

Trong quá trình quản lý change request, BA phải đối mặt với nhiều tình huống khó khăn.do thiếu kinh nghiệm và kỹ năng kiểm soát. Đừng tự phải đối mặt một mình mà hãy kết nối và trò chuyện cùng các chuyên gia hàng đầu ngành Business Analyst trên ứng dụng Askany để được hỗ trợ giải quyết và nhận chia sẻ những kinh nghiệm quý báu đúc kết từ những dự án thành công của họ.

Change Request là gì?

change request là gì

Change request là gì? Change Request (hay yêu cầu thay đổi) là một đề xuất được đưa ra từ một bên liên quan trong dự án, với mục tiêu thay đổi, sửa đổi hoặc bổ sung vào dự án khác đi so với kế hoạch ban đầu. Và CR cũng là phần không thể thiếu trong quá trình quản lý một dự án. 

 

Mỗi khi xuất hiện bất kỳ một sự biến động trong yêu cầu, phạm vi hoặc tài nguyên, change request chính là công cụ hữu hiệu hỗ trợ quản lý, với vai trò đảm bảo sự linh hoạt và hiệu quả của dự án.

 

Change request sẽ bao gồm các yếu tố như thay đổi yêu cầu chức năng, điều chỉnh trong lịch trình hoặc thậm chí là thay đổi về nguồn lực. Điều quan trọng là trong quá trình CR thường đòi hỏi phải có sự xác nhận và đồng thuận từ các bên liên quan để đảm bảo rằng những thay đổi này hợp lý và ít gây ảnh hưởng nhất có thể đối với dự án.

 

Ví dụ 1:

Giả sử rằng có một công ty đang phát triển một ứng dụng di động mới. Trong quá trình phát triển, người dùng thử nghiệm cho biết rằng họ muốn ứng dụng có thêm một tính năng mới, đó là khả năng chia sẻ hình ảnh trực tiếp trên mạng xã hội.

 

Tính năng này không nằm trong yêu cầu ban đầu của dự án, nhưng nó là một yêu cầu thay đổi hợp lệ. Công ty có thể tạo một Change request để yêu cầu bổ sung tính năng này vào ứng dụng.

 

Ví dụ 2:

Ở một công ty khác đang trong quá trình  xây dựng một trang web mới. Trong quá trình xây dựng, người quản lý dự án nhận thấy rằng cần phải cập nhật các yêu cầu về bảo mật. Các yêu cầu bảo mật mới được đưa ra dựa trên các tiêu chuẩn mới nhất của ngành.

 

Các yêu cầu bảo mật mới này là một yêu cầu thay đổi đối với dự án. Công ty có thể tạo một Change request để yêu cầu cập nhật các yêu cầu bảo mật.

 

Change request không đơn giản chỉ là về việc điều chỉnh kế hoạch ban đầu, đây cũng chính là cơ hội để dự án bắt kịp với những xu hướng thay đổi không ngừng của thị trường một cách linh hoạt và thuận tiện.

Cách viết Change Request chi tiết từng bước

change request là gì

Sau khi bạn đã hiểu rõ về change request là gì thì có thể thử thực hành viết cho mình một yêu cầu. Bạn có thể thử thực hiện theo hướng dẫn chi tiết dưới đây để tạo ra một change request đầy đủ và chỉnh chu.

 

Tiêu đề

Bạn nên đặt một tiêu đề ngắn gọn nhưng rõ ràng mô tả sự thay đổi mà bạn đề xuất cho Change Request của bạn.

 

Ví dụ với công ty phát triển ứng dụng di động thêm tính năng mới ở phía trên. Bạn đang muốn tạo một change request, thì cần thực hiện như sau:

  • Tiêu đề change request: Bổ sung tính năng chia sẻ hình ảnh trực tiếp trên mạng xã hội
  • Người đề xuất: [Tên người đề xuất]
  • Ngày đề xuất: 2024-07-20

 

Mô tả

Trong phần này, bạn nên cung cấp một mô tả chi tiết về sự thay đổi mà bạn đề xuất, bao gồm cả lý do tại sao bạn nghĩ rằng sự thay đổi này là cần thiết và phù hợp.

 

Ví dụ: Mô tả thay đổi bổ sung tính năng cho ứng dụng di động

  • Tính năng mới sẽ cho phép người dùng chia sẻ hình ảnh trực tiếp trên mạng xã hội từ ứng dụng.
  • Người dùng sẽ có thể chọn mạng xã hội mà họ muốn chia sẻ hình ảnh.
  • Tính năng này sẽ được triển khai trong phiên bản tiếp theo của ứng dụng.

 

Tác động

Bạn cần mô tả tất cả các tác động mà sự thay đổi này có thể gây ra, bao gồm cả tác động đối với người dùng, hệ thống và các phần khác của dự án.

 

Ví dụ: Ảnh hưởng của thay đổi bổ sung tính năng cho ứng dụng di động

  • Tính năng mới sẽ phát sinh thêm những công việc phát triển và kiểm tra.
  • Thời gian và chi phí dự án sẽ tăng lên.

 

Giải pháp

Hãy đề xuất một hoặc nhiều giải pháp cho sự thay đổi bạn đề xuất, bao gồm cả chi phí, thời gian và nguồn lực cần thiết để tiến hành thay đổi.

 

Ví dụ nếu những bổ sung tính năng mới sẽ có những rủi ro thì bạn có thể đè xuất những giải pháp như sau:

 

Về vấn đề phát sinh công việc

  • Tận dụng các API của các mạng xã hội để thực hiện chức năng chia sẻ hình ảnh.
  • Tự động hóa các quy trình kiểm tra đơn vị và tích hợp.
  • Chia tính năng mới thành các thành phần nhỏ hơn và tập trung vào các tính năng quan trọng nhất trước.

Về vấn đề thời gian và chi phí dự án tăng

  • Lên kế hoạch và quản lý chặt chẽ dự án, bao gồm cả các thay đổi mới.
  • Liên tục giao tiếp với các bên liên quan về tác động của các thay đổi.
  • Bạn có thể tận dụng các công cụ và phương pháp quản lý dự án hiệu quả.

 

Kế hoạch triển khai

Mô tả cách bạn định triển khai sự thay đổi, ví dụ như về thời gian dự kiến và các bước cụ thể bạn sẽ thực hiện.

 

Ở bước này, để tạo kế hoạch triển khai sự bạn có thể thực hiện theo các bước sau:

 

Bước 1: Xác định phạm vi thay đổi

  • Phân tích yêu cầu thay đổi để xác định các yêu cầu chức năng mới.
  • Xác định các thay đổi cần thực hiện đối với các yêu cầu hiện có.
  • Xác định các thay đổi cần thực hiện đối với thiết kế, mã nguồn và tài liệu.

Bước 2: Lập kế hoạch chi tiết

  • Phân chia các công việc phát triển và kiểm tra thành các nhiệm vụ nhỏ hơn.
  • Xác định thời hạn hoàn thành cho từng nhiệm vụ.
  • Xác định cụ thể người sẽ chịu trách nhiệm thực hiện cho từng nhiệm vụ.
  • Xác định những nguồn lực phù hợp và cần thiết cho từng nhiệm vụ.

Bước 3: Thực hiện kế hoạch

  • Thực hiện các nhiệm vụ phát triển và kiểm tra theo kế hoạch.
  • Theo dõi tiến độ thực hiện và thực hiện các điều chỉnh cần thiết.

Bước 4: Kiểm tra và nghiệm thu

  • Thực hiện kiểm tra chức năng và kiểm tra hệ thống để đảm bảo thay đổi được triển khai đúng cách.
  • Nghiệm thu thay đổi với các bên liên quan.

Bước 5: Thực hiện thay đổi trong sản phẩm

  • Phát hành thay đổi trong sản phẩm.
  • Theo dõi hiệu suất của thay đổi và thực hiện các điều chỉnh cần thiết.

 

Phê duyệt

Cuối cùng, bạn nên yêu cầu sự phê duyệt của người quản lý dự án hoặc người có thẩm quyền. Họ sẽ cần xem xét và phê duyệt Change Request của bạn trước khi bạn có thể tiến hành.

Làm sao để quản lý Change Request hiệu quả?

change request là gì

Bạn có đang thắc mắc và tìm kiếm bí quyết quản lý change request là gì hay không? Nếu có, hãy đọc tiếp đoạn văn dưới đây của Topchuyengia để khám phá những thủ thuật hay ho về cách quản lý quy trình yêu cầu thay đổi sao cho hiệu quả:

Ghi nhận yêu cầu thay đổi

Bạn cần ghi nhận lại một cách chi tiết và chính xác về thay đổi mong muốn và lý do đằng sau nó. Và trước đó, bạn cũng cần xác định luôn người yêu cầu, người phê duyệt và người thực hiện thay đổi để kế hoạch được diễn ra thuận lợi và trơn tru.

Xác định ảnh hưởng

Hãy đánh giá ảnh hưởng của thay đổi đối với dự án, bao gồm các yếu tố như lịch trình, nguồn lực, chi phí, chất lượng, rủi ro và các yếu tố khác một cách logic, chặt chẽ để đảm bảo không phát sinh những lỗi không đáng có. Ngoài ra, bạn cũng cần xem xét các giải pháp thay thế và so sánh lợi ích và chi phí của chúng

Phân loại, ưu tiên

Bạn cần phân loại các yêu cầu thay đổi theo mức độ khẩn cấp, quan trọng và khả thi và hãy ưu tiên các yêu cầu thay đổi theo mức độ ảnh hưởng và giá trị mang lại cho dự án.

Thẩm định, phê duyệt

Một bước cực kỳ quan trọng đó là bạn cần thẩm định các yêu cầu thay đổi theo các tiêu chí đã đặt ra và đưa ra quyết định phê duyệt hoặc từ chối. Hãy đảm bảo rằng bạn đã thông báo kết quả cho các bên liên quan và cập nhật các tài liệu dự án.

Tiến hành thay đổi

Khi bắt đầu thực hành, bạn cần lập kế hoạch và phân công các nhiệm vụ để thực hiện thay đổi. Và trong quá trình đó, hãy theo dõi và kiểm soát quá trình thực hiện cũng như giải quyết các vấn đề phát sinh.

Kiểm tra, đánh giá

Bạn cần kiểm tra và đánh giá kết quả của thay đổi, xem liệu nó có đáp ứng được yêu cầu ban đầu và có ảnh hưởng tiêu cực đến dự án hay không. Song song đó, bạn cũng cần thu thập phản hồi từ khách hàng và người dùng cuối, xem họ nghĩ thế nào về thay đổi đó.

Quản lý thông tin

Điều cuối là bạn hãy lưu trữ và quản lý các thông tin liên quan đến các yêu cầu thay đổi, bao gồm các tài liệu, biên bản, báo cáo, nhật ký và các dữ liệu khác. Lưu ý một điều quan trọng là hãy chia sẻ và truyền đạt đầy đủ thông tin cho các bên liên quan một cách kịp thời và chính xác.

 

Bạn có cái nhìn tổng quan hơn về change request là gì cũng như đã biết cách quản lý quy trình này sao hiệu quả hay chưa? Việc thay đổi có thể mang lại nhiều lợi ích cho khách hàng và nhà phát triển, nhưng cũng có thể gây ra nhiều rủi ro và khó khăn nếu không được kiểm soát tốt. Do đó, cần có một quy trình quản lý change request rõ ràng, minh bạch và linh hoạt, để đảm bảo chất lượng, tiến độ và chi phí của dự án. 

 

Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc hay gặp khó khăn liên quan đến quy trình change request có thể đặt lịch trò chuyện 1:1 với những chuyên gia Digital Marketing uy tín trên ứng dụng tư vấn hàng đầu Việt Nam - Askany.

Bình luận

Kinh nghiệm thực tế

Tư vấn 1:1

Uy tín

Đây là 3 tiêu chí mà TOPCHUYENGIA luôn muốn hướng tới để đem lại những thông tin hữu ích cho cộng đồng