Gap Analysis là gì? Các bước triển khai kèm ví dụ thực tế

Gap Analysis là gì?

Gap Analysis là một công cụ phân tích nội bộ được các doanh nghiệp sử dụng để nâng cao mức độ hiệu suất, đánh giá tình hình kinh doanh hiện tại so với mục tiêu đề ra, qua đó dễ dàng tạo ra kế hoạch thu hẹp khoảng cách hiệu quả. Data Analyst là làm gì? Người làm phân tích tích dữ liệu rất cần thông thạo sử dụng công cụ Gap Analysis.

Thông thường, từ trạng thái hiện tại đến trạng thái mong muốn của doanh nghiệp luôn tồn tại một khoảng cách nhất định. Chính vì vậy, việc thu hẹp khoảng cách đó rất cần thiết và quan trọng. Bằng cách triển khai Gap Analysis, các tổ chức, doanh nghiệp có thể nhanh chóng xác định được những quy trình và việc cần làm để cải tiến hiệu suất, rút ngắn khoảng cách và đạt được hiệu quả kinh doanh tốt hơn. Thêm vào đó, Gap Analysis còn cung cấp cho các nhà quản lý, lãnh đạo khả năng xem xét mục tiêu một cách hệ thống và linh hoạt.

>>>Xem thêm: Đăng ký ngay khóa học dạy BA uy tín, chất lượng hiện nay.

Lợi ích của Gap Analysis

Hầu hết các doanh nghiệp đều có những mục tiêu lý tưởng, nhưng đôi khi kết quả nhận được không phải lúc nào cũng như mong muốn. Do đó, thực hiện Planning Gap Marketing là điều rất cần thiết, những lợi ích ưu việt mà các doanh nghiệp có thể nhận được từ công cụ này là:

• Phân tích khoảng trống hiệu suất giúp doanh nghiệp thấy rõ vị trí hiện tại của mình, đồng thời ước lượng sự đầu tư cần thiết để đạt được mục tiêu mong muốn. Từ đó, xác định được các lĩnh vực cần cải thiện và có kế hoạch cụ thể để thu hẹp khoảng cách đó.
• Đánh giá lại chất lượng sản phẩm/ dịch vụ, phát hiện các nguyên nhân khiến sản phẩm không bán chạy để thay đổi và đáp ứng nhu cầu của khách hàng, mở ra nhiều cơ hội tại thị trường mới.
• Xem xét doanh nghiệp đã thực hiện đúng các yêu cầu đề ra trong kế hoạch trước đó chưa, cũng như tìm ra những điểm khác biệt và sự bất cập để giải quyết kịp thời.
• Giúp doanh nghiệp xác định được những điều cần tập trung và ưu tiên để triển khai và phát huy toàn bộ tiềm năng mà nguồn lực của mình đang có.

Khi nào cần thực hiện Gap Analysis?

Thực tế, doanh nghiệp có thể thực hiện Gap Analysis bất kỳ lúc nào. Tuy nhiên, để đảm bảo hiệu suất đạt hiệu quả tối đa, doanh nghiệp nên lựa chọn một thời điểm thích hợp để thực hiện việc này. Gap Analysis được ví như cánh tay phải đắc lực, giúp doanh nghiệp hoạch định chiến lược để phù hợp hơn với tình hình của tổ chức.

Vậy thời điểm thích hợp để thực hiện Gap Analysis là khi nào? Khi doanh nghiệp đối mặt với những khó khăn về việc tối ưu nguồn lực, chi phí và công nghệ, cũng như nhận thấy hiệu suất công việc không được như kỳ vọng ban đầu. Gap Analysis được sử dụng để tìm ra nguyên nhân gây ra những điều này.

Ví dụ, Gap Analysis thường được triển khai trong các tình huống như ra mắt sản phẩm mới, phân tích chương trình ưu đãi,....

Xem thêm các bài viết khác:

• Secondary Data là gì? Ưu nhược điểm của dữ liệu thứ cấp.
• Tổng hợp các loại biểu đồ thống kê được sử dụng nhiều hiện nay.
• Cách sử dụng Solver trong Excel đơn giản.

Các bước triển khai Gap Analysis

Bước 1: Xác định tình hình doanh nghiệp hiện tại

Bước đầu tiên của quá trình phân tích khoảng trống chính là xác định vấn đề doanh nghiệp đang mắc phải ở thời điểm hiện tại. Doanh nghiệp cần liệt kê tất cả những ưu và nhược điểm phát sinh trong suốt thời gian hoạt động kinh doanh.

Ví dụ, doanh nghiệp của bạn muốn trở thành đơn vị được yêu thích nhất, tuy nhiên khách hàng lại thường xuyên đánh giá kém về công ty. Vậy vấn đề là do chất lượng sản phẩm hay đội ngũ chăm sóc khách hàng thiếu chuyên nghiệp? Lúc này, doanh nghiệp có thể kết hợp Gap Analysis với bản đồ hành trình khách hàng để thu thập các thông tin định lượng và số lượng phản hồi tiêu cực, cũng như báo cáo trực quan từ nhân viên. Mục đích của việc này là giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan, từ đó tìm ra nguyên nhân gây ra khủng hoảng.

Bước 2: Xác định mục tiêu tương lai

Tiếp theo, doanh nghiệp cần xác định được vị trí tương lai trên thị trường, những thách thức phải đối mặt khi thực hiện mục tiêu.

Ví dụ, viễn cảnh tương lai mà doanh nghiệp mong muốn là tối ưu trải nghiệm cá nhân hoá của khách hàng, giữ chân và chuyển đổi họ thành khách hàng trung thành. Hoặc viễn cảnh hướng tới trách nhiệm xã hội như tạo ra những thay đổi tích cực cho môi trường sống của người dân tại khu vực. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng những viễn cảnh này nên ở mức độ mục tiêu lớn và chưa cần đặt ra chỉ số đo lường cụ thể.

Bước 3: Tìm ra khoảng cách, đề xuất giải pháp

Sau khi hoàn thành hai bước trên, doanh nghiệp có thể thấy rõ hơn mối quan hệ hiện trạng, kết quả và đích đến để đưa ra các phương pháp thu hẹp khoảng cách thích hợp. Một số giải pháp Gap Analysis cơ bản có thể kể đến như:

• Đánh giá lại chất lượng đội ngũ nhân sự để phân bổ nhiệm vụ, vị trí hợp lý, đảm bảo công việc diễn ra đúng tiến độ, đạt hiệu suất cao.
• Thắt chặt quy định, cơ chế kỷ luật của doanh nghiệp và truyền thông đến mọi người để hạn chế các sai lầm, nâng cao ý thức làm việc của tất cả nhân sự.
• Loại bỏ các yếu tố gây nhiễu như thủ tục rườm rà, máy móc lỗi thời hoặc quy trình làm việc kém hiệu quả.
• Đề xuất những ý tưởng cải tiến mới giúp giải quyết triệt để những khó khăn đang tồn đọng.

Bước 4: Lập kế hoạch thu hẹp khoảng cách

Cuối cùng, khi đã vạch ra những phương pháp khả thi để thu hẹp khoảng cách, việc cần làm là thuyết phục ban lãnh đạo, các thành viên khác trong tổ chức. Bởi những thay đổi mà bạn đã thực hiện có ảnh hưởng rất lớn đến các phòng ban và bộ phận trong công ty, do đó điều quan trọng là phải lập một kế hoạch rõ ràng gồm những mục tiêu có thể hành động.

Ví dụ, khi trình bày kế hoạch với quản lý hoặc giám đốc điều hành, bạn hãy chuẩn bị một thời gian biểu hoặc lịch trình cụ thể về việc thực hiện các thay đổi. Ngoài ra, bạn cũng có thể tạo ra kế hoạch hành động toàn diện hơn để phân bổ nhiệm vụ cho các thành viên khác trong nhóm.

Công cụ hỗ trợ thực hiện Gap Analysis

Mô hình SWOT

Mô hình SWOT bao gồm 4 yếu tố chính là Strengths (điểm mạnh), Weaknesses (điểm yếu), Opportunities (cơ hội) và Threats (thách thức). Phân tích mô hình SWOT giúp doanh nghiệp dễ dàng xác định được những thách thức, cũng như lợi thế nổi bật hơn so với đối thủ.

Biểu đồ xương cá

Biểu đồ xương cá được đánh giá là công cụ quản lý chất lượng khi thể hiện mối tương quan giữa các nguyên nhân tác động đến một sự việc cụ thể nào đó. Biểu đồ này được ưa chuộng nhờ tính ứng dụng cao, đáp ứng nhiều nhu cầu như giải quyết vấn đề, cải tiến sản phẩm, dịch vụ.

Mô hình 7S

Mô hình 7S tương ứng với 7 yếu tố Strategy (Chiến lược), Structure (Cấu trúc), Systems (Hệ thống), Style (Phong cách), Staff (Nhân sự), Skills (Kỹ năng) và Shared values (Các giá trị chia sẻ). Mô hình này được sử dụng để theo dõi và thúc đẩy hiệu suất của doanh nghiệp, đồng thời đảm nhận nhiệm vụ tham chiếu giúp các lãnh đạo tìm ra sự khác biệt giữa tình trạng hiện tại và kỳ vọng tương lai.

Phân tích PEST

PEST Analysis là gì? Mô hình PEST có khá nhiều điểm tương đồng với SWOT, hỗ trợ doanh nghiệp xác định các thách thức và cơ hội thông qua 4 yếu tố Political (Chính trị), Economic (Kinh tế), Sociological (Văn hoá – Xã hội) và Technological (Công nghệ). Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể chuẩn bị các kế hoạch ứng phó với rủi ro từ thị trường, từng bước thu hẹp khoảng cách đến mục tiêu.