Cách dùng Advanced Filter trong Excel lọc dữ liệu theo nhiều điều kiện

Cách dùng Advanced Filter trong Excel lọc dữ liệu theo nhiều điều kiện

05/06/2024

470

0

Chia sẻ lên Facebook
Cách dùng Advanced Filter trong Excel lọc dữ liệu theo nhiều điều kiện

Việc biết cách dùng Advanced Filter trong Excel mang lại rất nhiều lợi ích cho người làm phân tích dữ liệu, cụ thể như dò tìm dữ liệu theo yêu cầu, phân loại thông tin, xử lý và dọn dẹp dữ liệu không cần thiết,.... Nếu như bạn muốn hiểu rõ hơn về Advanced Filter là công cụ như thế nào, cũng như cách sử dụng nó hiệu quả nhất, hãy cùng theo dõi bài viết dưới đây của Topchuyengia nhé.

Advanced Filter là gì?

Advanced Filter là gì?
Advanced Filter là gì?

Advanced Filter trong Excel là tính năng cho phép người dùng lọc dữ liệu theo nhiều điều kiện khác nhau. Sử dụng Advanced Filter giúp người làm Data Analyst dùng dễ dàng lọc các thông tin với nhiều tiêu chí như bằng, lớn hơn hoặc nhỏ hơn, giữa các giá trị hoặc một phạm vi giá trị được chỉ định trước đó. Nhờ đó, hiệu suất công việc được tối ưu, cũng như hỗ trợ người dùng tìm kiếm các thông tin cần thiết nhanh chóng và hiệu quả hơn.

Xem thêm:

  • Đăng ký ngay khóa học dạy BA uy tín, chất lượng hiện nay.

Sự khác nhau giữa Auto Filter và Advanced Filter

So sánh Auto Filter và Advanced Filter
Sự khác nhau giữa Auto Filter và Advanced Filter

Thực tế, Advanced Filter không phải chức năng lọc duy nhất trong Excel, mà còn có Auto Filter, đây là công cụ lọc dữ liệu theo nhiều dạng khác nhau như chuỗi, số, ngày tháng,... Vậy hai công cụ này có những điểm khác nhau như thế nào? Trường hợp nào nên sử dụng Advanced Filter, trường hợp nào nên sử dụng Auto Filter?

  • Advanced Filter:
    • Yêu cầu thiết lập vùng dữ liệu và vùng điều kiện trước khi tiến hành lọc dữ liệu.
    • Cho phép người dùng lọc ra dữ liệu thỏa mãn điều kiện trong nhiều cột khác nhau.
    • Người dùng có thể gom nhóm dữ liệu đã được lọc và sao chép ra một vùng khác.
  • Auto Filter:
    • Người dùng lọc dữ liệu dựa trên những bộ lọc sẵn có.
    • Cho phép người dùng tạo tối đa 2 điều kiện lọc và thiết lập qua Custom AutoFilter.

Hướng dẫn cách dùng Advanced Filter hiệu quả

Chuẩn bị dữ liệu lọc

Trước khi đến với từng bước lọc dữ liệu cụ thể, bạn cần hiểu và chuẩn bị các dữ liệu lọc cần thiết. Sau đây là hai lưu ý mà bạn nên đảm bảo trong bước này:

  • Tiêu đề các cột dữ liệu phải là duy nhất, điều này có nghĩa là các cột dữ liệu trong bảng dữ liệu không được có tiêu đề trùng nhau.
  • Bảng dữ liệu cần lọc không được chứa dòng trống, vậy nên trước khi bắt đầu lọc với chức năng Advanced Filter, bạn nên xóa các dòng trống trong bảng dữ liệu.

Thiết lập vùng điều kiện lọc

Để thiết lập điều kiện lọc chính xác, có một số lưu ý bạn cần ghi nhớ như sau:

  • Tiêu đề của vùng điều kiện và tiêu đề của bảng dữ liệu phải giống nhau.
  • Hai điều kiện được đặt trên cùng một dòng thì cần sử dụng điều kiện VÀ, nghĩa là dòng đó phải thỏa mãn cùng lúc 2 điều kiện để xuất hiện trong phần kết quả.
  • Hai điều kiện được đặt trên hai dòng khác nhau thì sử dụng điều kiện HOẶC, nghĩa là dòng có thể thỏa 1 trong 2 điều kiện sẽ xuất hiện trong phần kết quả.

Ví dụ: Cho bảng dữ liệu sản phẩm thu hoạch của từng vùng, yêu cầu lọc ra những dòng của Miền Bắc có Sub-total lớn hơn hoặc bằng 900. Thì kết quả sẽ như hình sau:

Ví dụ thiết lập vùng điều kiện lọc
Ví dụ thiết lập vùng điều kiện lọc

Cách sử dụng Pivot Table Excel là bước giúp bạn thống kê dữ liệu một cách nhanh chóng, dễ dàng nhất sau khi dùng công cụ Filter.

Thực hành lọc dữ liệu nâng cao với Advanced Filter

Khi đã nắm rõ khái niệm, cũng như những điều cần chuẩn bị và lưu ý khi thực hiện lọc dữ liệu bằng Advanced Filter, bạn có thể tham khảo hướng dẫn sử dụng bộ lọc nâng cao này ngay dưới đây:

 

Bước 1: Đầu tiên, bạn cần chọn một ô bất kỳ trong vùng dữ liệu cần lọc.

 

Bước 2: Chọn mục Advanced thuộc nhóm Sort & Filter trong thẻ Data.

Thực hành lọc dữ liệu nâng cao với Advanced Filter
Chọn mục Advanced thuộc nhóm Sort & Filter

Bước 3: Hộp thoại Advanced Filter xuất hiện với các tùy chọn gồm:

  • Action: Mục này gồm hai lựa chọn là Filter the list, in-place có nghĩa là lọc dữ liệu tại chỗ, các dòng không thỏa mãn điều kiện sau khi lọc sẽ bị ẩn và Copy to another location có nghĩa là dữ liệu lọc được sao chép sang ô khác trên bảng tính.
  • List range: Là mục chứa vùng dữ liệu sẽ lọc, bao gồm tiêu đề. Vậy nên, việc chuẩn bị dữ liệu rất cần thiết để Excel có thể tự nhận diện và tạo list range nhanh chóng mà không phải chọn thủ công. Nếu bạn muốn thay đổi vùng chọn thì chỉ cần bấm vào dấu mũi tên ở phía bên phải mục này, sau đó quét chuột chọn vùng khác.
  • Criteria range: Là mục chứa vùng điều kiện thiết lập theo mô tả trước đó, bạn bấm chọn dấu mũi tên ở bên phải mục này và quét chuột chọn toàn bộ vùng điều kiện đã đặt ra.
  • Copy to: Mục này sẽ hiện lên nếu bạn tích chọn Copy to another location trong mục Action. Tương tự cách làm với những mục trên, để chọn vùng bạ muốn dán kết quả sau khi lọc, bạn bấm chọn dấu mũi tên ở bên phải mục này rồi quét chuột chọn vùng mà mình muốn.
  • Unique records only: Đây là mục cho phép lọc ra các kết quả duy nhất nếu bạn tích vào ô vuông ở đầu mục này.
Thực hành lọc dữ liệu nâng cao với Advanced Filter
Hộp thoại Advanced Filter

Bước 4: Khi đã hoàn tất các lựa chọn ở bước 3, bạn bấm OK để kết thúc quá trình lọc và xem kết quả.

>> Xem thêm: 

  • Cách sử dụng Pivot Table Excel để thống kê dữ liệu nhanh chóng, dễ dàng nhất.
  • Hướng dẫn chọn Chart Data biểu diễn dữ liệu trực quan

VÍ dụ về sử dụng Advanced Filter trong Excel theo vùng điều kiện

Có thể trong phần hướng dẫn trên vẫn chưa giúp bạn hình dung hết về tính năng lọc dữ liệu theo vùng điều kiện của Advanced Filter. Ở phần này, Topchuyengia sẽ cung cấp một vài tình huống cụ thể như sau:

Lọc dữ liệu số và ngày tháng

Nhìn vào hình bên dưới, chúng ta có thể nhận thấy Advanced Filter đang được áp dụng để lọc các dữ liệu thoả mãn theo điều kiện:

  • Thuộc khu vực Miền Bắc
  • Ngày nhận hàng: Trong khoảng từ 01/07/2022 đến 30/07/2022
  • Thành tiền: Lớn hơn 800
Lọc dữ liệu số và ngày tháng
Ví dụ sử dụng Advanced lọc dữ liệu số và ngày tháng

Lọc dữ liệu chuỗi

Không chỉ lọc được dữ liệu số và ngày tháng, Advanced Filter còn lọc được dữ liệu ở dạng chuỗi. Tuy nhiên, có một số lưu ý khi thiết lập vùng điều kiện lọc chuỗi mà bạn cần nắm như hình sau:

Lưu ý khi thiết lập vùng điều kiện lọc chuỗi
Lưu ý khi thiết lập vùng điều kiện lọc chuỗi

Để hình dung rõ hơn về cách lọc này, bạn hãy tham khảo ví dụ lọc dữ liệu text chính xác dưới đây. Nếu bạn muốn lọc ra các hàng có giá trị “Chuối” thì điều kiện lúc này cần nhập vào ô A2 là =”=Chuối” và kết quả hiển thị ở ô A2 là =Chuối.

Ví dụ sử dụng Advanced Filter lọc dữ liệu chuỗi
Ví dụ sử dụng Advanced Filter lọc dữ liệu chuỗi

Lọc dữ liệu theo công thức

Advanced Filter cho phép sử dụng các công thức trong vùng điều kiện, điều mà Auto Filter không thể làm được. Một số lưu ý mà bạn cần nắm để Advanced Filter được áp dụng trong trường hợp này hoạt động chính xác nhất:

  • Công thức sử dụng cho vùng điều kiện sẽ trả về kết quả là TRUE hoặc FALSE.
  • Vùng điều kiện chứa ít nhất 2 ô là ô công thức và ô tiêu đề.
  • Ô tiêu đề của vùng điều kiện có nội dung khác với tiêu đề của các cột trong vùng dữ liệu.
  • Nếu áp dụng công thức cho mỗi dòng dữ liệu, hãy sử dụng tham chiếu tương đối và tham chiếu tới dòng dữ liệu đầu tiên trong vùng dữ liệu.
  • Tham chiếu tới vùng dữ liệu sẽ luôn là tham chiếu tuyệt đối.

Hãy tham khảo ví dụ sau, chúng ta cần lọc ra các dòng dữ liệu đáp ứng yêu cầu doanh thu tháng 7 lớn hơn tháng 8. Vì vậy, công thức cho vùng điều kiện sẽ là =C7>D7.

Ví dụ sử dụng Advanced Filter lọc dữ liệu theo công thức
Ví dụ sử dụng Advanced Filter lọc dữ liệu theo công thức

Lọc dữ liệu theo điều kiện VÀ

Xét ví dụ sau, chúng ta có thể thấy có 2 điều kiện nằm cùng một dòng, do đó khi thực hiện lọc nâng cao trong Excel phải thoả mãn cả 2 điều kiện mới cho ra kết quả.

Ví dụ sử dụng Advanced Filter lọc dữ liệu theo điều kiện VÀ
Ví dụ sử dụng Advanced Filter lọc dữ liệu theo điều kiện VÀ

Lọc dữ liệu theo điều kiện HOẶC

Đối với hình bên dưới, bạn lại thấy có 2 điều kiện nằm khác dòng, cho nên trong trường hợp này bạn cần lọc dữ liệu thoả mãn 1 trong 2 điều kiện đó.

Ví dụ sử dụng Advanced Filter lọc dữ liệu theo điều kiện HOẶC
Ví dụ sử dụng Advanced Filter lọc dữ liệu theo điều kiện HOẶC

Lọc dữ liệu theo điều kiện hỗn hợp

Thực tế, chúng ta có thể kết hợp lọc dữ liệu theo điều kiện VÀ và HOẶC trong cùng một lần như ví dụ sau:

Ví dụ sử dụng Advanced Filter lọc dữ liệu theo điều kiện hỗn hợp
Ví dụ sử dụng Advanced Filter lọc dữ liệu theo điều kiện hỗn hợp

Như vậy, Topchuyengia đã hướng dẫn cách dùng Advanced Filter để lọc dữ liệu theo nhiều điều kiện khác nhau đầy đủ và cụ thể. Có thể thấy rằng việc sử dụng công cụ lọc Advanced Filter mang lại rất nhiều lợi ích trong việc xử lý dữ liệu, cũng như giúp người xem theo dõi thông tin dễ dàng hơn. Tuy nhiên, để thực hiện quy trình lọc dữ liệu bằng Advanced Filter hiệu quả và tránh phát sinh các lỗi sai không mong muốn, đòi hỏi bạn phải có kiến thức và những kỹ năng quan trọng liên quan. Do đó, nếu có nhu cầu giải quyết vấn đề này triệt để, bạn hãy liên hệ với các chuyên gia DA giỏi, uy tín trong ngành thông qua khoá học Data Analyst của ứng dụng Askany để được hỗ trợ tư vấn một cách tốt nhất.

Tôi là Tô Lãm với hơn 4 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực IT, Business Analyst, Data Analyst, Tracking,... cho rất nhiều doanh nghiệp SME. Tôi tốt nghiệp trường Công nghệ Thông tin cùng với kỹ năng và kiến thức trau dồi của mình, tôi mong muốn được chia sẻ các thông tin hữu ích dến với người đọc thông qua các bài viết trên Topchuyengia, mọi người hãy follow mình nhé.

Kinh nghiệm thực tế

Tư vấn 1:1

Uy tín

Đây là 3 tiêu chí mà TOPCHUYENGIA luôn muốn hướng tới để đem lại những thông tin hữu ích cho cộng đồng