Cách dùng Advanced Filter lọc dữ liệu nhiều điều kiện trong Excel

Advanced Filter là gì?

Advanced Filter trong Excel là tính năng cho phép người dùng lọc dữ liệu theo nhiều điều kiện khác nhau. Sử dụng Advanced Filter giúp người dùng dễ dàng lọc các thông tin với nhiều tiêu chí như bằng, lớn hơn hoặc nhỏ hơn, giữa các giá trị hoặc một phạm vi giá trị được chỉ định trước đó. Nhờ đó, hiệu suất công việc được tối ưu, cũng như hỗ trợ người dùng tìm kiếm các thông tin cần thiết nhanh chóng và hiệu quả hơn.

Data Analyst là làm gì? Người làm thống kê, phân tích dữ liệu cho doanh nghiệp cần nắm rõ các hàm, tính năng Excel. Một trong số đó là thành thạo việc sử dụng Advanced Filter để lọc dữ liệu nhanh chóng, chính xác.

>>>Xem thêm: Đăng ký ngay khóa học dạy BA uy tín, chất lượng hiện nay.

Lợi ích khi sử dụng Advanced Filter

Như đã nêu ở trên, việc sử dụng Advanced Filter giúp người dùng có thể lọc dữ liệu dễ dàng và nhanh chóng dựa trên nhiều điều kiện khác nhau. Một số lợi ích cụ thể mà tính năng Advanced Filter mang lại có thể kể đến như:

• Lọc dữ liệu nâng cao theo nhiều điều kiện: Advanced Filter cung cấp khả năng chọn nhiều điều kiện khác nhau để lọc dữ liệu nhằm đáp ứng nhu cầu của người dùng một cách chính xác và chi tiết nhất.
• Tính linh hoạt: Advanced Filter cho phép người dùng thực hiện các thao tác kết hợp khác nhau, điều này tạo sự linh hoạt và hiệu quả tối đa cho việc lọc dữ liệu theo điều kiện.
• Xử lý lượng dữ liệu lớn: Advanced Filter có thể xử lý một khối lượng dữ liệu lớn và phức tạp mà vẫn đảm bảo mức độ chính xác của kết quả cuối cùng, giúp người dùng cải thiện chất lượng công việc lọc và xử lý dữ liệu.
• Tiết kiệm thời gian: Advanced Filter giúp người dùng lọc dữ liệu chỉ với một vài thao tác đơn giản thay vì phải áp dụng phương pháp lọc thủ công từng hàng hoặc từng cột, nhờ vậy mà người dùng có thể dành thời gian cho những hoạt động quan trọng khác hơn.

Conditional Formatting trong Excel là gì? Đây là công cụ giúp tô màu theo điều kiện sau khi thực hiện lọc dữ liệu.

So sánh Auto Filter và Advanced Filter

Thực tế, Advanced Filter không phải chức năng lọc duy nhất trong Excel, mà còn có Auto Filter, đây là công cụ lọc dữ liệu theo nhiều dạng khác nhau như chuỗi, số, ngày tháng,... Vậy hai công cụ này có những điểm khác nhau như thế nào? Trường hợp nào nên sử dụng Advanced Filter, trường hợp nào nên sử dụng Auto Filter?

• Advanced Filter:
  • Yêu cầu thiết lập vùng dữ liệu và vùng điều kiện trước khi tiến hành lọc dữ liệu.
  • Cho phép người dùng lọc dữ liệu thỏa mãn với nhiều điều kiện trong nhiều cột khác nhau.
  • Người dùng có thể sao chép dữ liệu thỏa mãn điều kiện lọc ra một vùng khác.
• Auto Filter:
  • Người dùng lọc dữ liệu dựa trên những bộ lọc sẵn có.
  • Cho phép người dùng tạo tối đa 2 điều kiện lọc và thiết lập qua Custom AutoFilter.

Ngoài việc chọn và so sánh công cụ lọc dữ liệu thì việc chọn chart data là điều một Data Analyst cần làm.

Hướng dẫn sử dụng Advanced Filter trong Excel

Chuẩn bị dữ liệu lọc

Khi dùng Advanced Filter trong Excel lọc dữ liệu, có 2 điều bạn cần lưu ý để đảm bảo mang lại kết quả lọc chính xác. Bao gồm:

• Tiêu đề các cột dữ liệu phải là duy nhất, điều này có nghĩa là các cột dữ liệu trong bảng dữ liệu không được có tiêu đề trùng nhau.
• Bảng dữ liệu cần lọc không được chứa dòng trống, vậy nên trước khi bắt đầu lọc với chức năng Advanced Filter, bạn nên xóa các dòng trống trong bảng dữ liệu.

Thiết lập vùng điều kiện lọc

Để thiết lập vùng điều kiện chính xác, một số lưu ý bạn cần ghi nhớ như sau:

• Tiêu đề của vùng điều kiện và tiêu đề của bảng dữ liệu phải giống nhau.
• Hai điều kiện được đặt trên cùng một dòng thì cần sử dụng điều kiện VÀ, nghĩa là dòng đó phải thỏa mãn cùng lúc 2 điều kiện để xuất hiện trong phần kết quả.
• Hai điều kiện được đặt trên hai dòng khác nhau thì sử dụng điều kiện HOẶC, nghĩa là dòng có thể thỏa 1 trong 2 điều kiện sẽ xuất hiện trong phần kết quả.

Ví dụ: Cho bảng dữ liệu sản phẩm thu hoạch của từng vùng, yêu cầu lọc ra những dòng của Miền Bắc có Sub-total lớn hơn hoặc bằng 900. Thì kết quả sẽ như hình sau:

Cách sử dụng Pivot Table Excel là bước giúp bạn thống kê dữ liệu một cách nhanh chóng, dễ dàng nhất sau khi dùng công cụ Filter.

Thực hành lọc dữ liệu nâng cao với Advanced Filter

Sau khi đã nắm rõ khái niệm, cũng như những điều cần chuẩn bị và lưu ý khi thực hiện lọc dữ liệu bằng Advanced Filter, Topchuyengia sẽ hướng dẫn cụ thể cách áp dụng công cụ lọc này. Các bước thực hiện như sau:

Bước 1: Đầu tiên, bạn cần chọn một ô bất kỳ trong vùng dữ liệu cần lọc.

Bước 2: Chọn mục Advanced thuộc nhóm Sort & Filter trong thẻ Data.

Bước 3: Hộp thoại Advanced Filter xuất hiện với các tùy chọn gồm:

• Action: Mục này gồm hai lựa chọn là Filter the list, in-place có nghĩa là lọc dữ liệu tại chỗ, các dòng không thỏa mãn điều kiện sau khi lọc sẽ bị ẩn và Copy to another location có nghĩa là dữ liệu lọc được sao chép sang ô khác trên bảng tính.
• List range: Là mục chứa vùng dữ liệu sẽ lọc, bao gồm tiêu đề. Vậy nên, việc chuẩn bị dữ liệu rất cần thiết để Excel có thể tự nhận diện và tạo list range nhanh chóng mà không phải chọn thủ công. Nếu bạn muốn thay đổi vùng chọn thì chỉ cần bấm vào dấu mũi tên ở phía bên phải mục này, sau đó quét chuột chọn vùng khác.
• Criteria range: Là mục chứa vùng điều kiện thiết lập theo mô tả trước đó, bạn bấm chọn dấu mũi tên ở bên phải mục này và quét chuột chọn toàn bộ vùng điều kiện đã đặt ra.
• Copy to: Mục này sẽ hiện lên nếu bạn tích chọn Copy to another location trong mục Action. Tương tự cách làm với những mục trên, để chọn vùng bạ muốn dán kết quả sau khi lọc, bạn bấm chọn dấu mũi tên ở bên phải mục này rồi quét chuột chọn vùng mà mình muốn.
• Unique records only: Đây là mục cho phép lọc ra các kết quả duy nhất nếu bạn tích vào ô vuông ở đầu mục này.

Bước 4: Khi đã hoàn tất các lựa chọn ở bước 3, bạn bấm OK để kết thúc quá trình lọc và xem kết quả.