Cách dùng Advanced Filter trong Excel lọc dữ liệu theo nhiều điều kiện

Advanced Filter là gì?

Advanced Filter trong Excel là tính năng cho phép người dùng lọc dữ liệu theo nhiều điều kiện khác nhau. Sử dụng Advanced Filter giúp người làm Data Analyst dùng dễ dàng lọc các thông tin với nhiều tiêu chí như bằng, lớn hơn hoặc nhỏ hơn, giữa các giá trị hoặc một phạm vi giá trị được chỉ định trước đó. Nhờ đó, hiệu suất công việc được tối ưu, cũng như hỗ trợ người dùng tìm kiếm các thông tin cần thiết nhanh chóng và hiệu quả hơn.

Xem thêm:

• Đăng ký ngay khóa học dạy BA uy tín, chất lượng hiện nay.

Sự khác nhau giữa Auto Filter và Advanced Filter

Thực tế, Advanced Filter không phải chức năng lọc duy nhất trong Excel, mà còn có Auto Filter, đây là công cụ lọc dữ liệu theo nhiều dạng khác nhau như chuỗi, số, ngày tháng,... Vậy hai công cụ này có những điểm khác nhau như thế nào? Trường hợp nào nên sử dụng Advanced Filter, trường hợp nào nên sử dụng Auto Filter?

• Advanced Filter:
  • Yêu cầu thiết lập vùng dữ liệu và vùng điều kiện trước khi tiến hành lọc dữ liệu.
  • Cho phép người dùng lọc ra dữ liệu thỏa mãn điều kiện trong nhiều cột khác nhau.
  • Người dùng có thể gom nhóm dữ liệu đã được lọc và sao chép ra một vùng khác.
• Auto Filter:
  • Người dùng lọc dữ liệu dựa trên những bộ lọc sẵn có.
  • Cho phép người dùng tạo tối đa 2 điều kiện lọc và thiết lập qua Custom AutoFilter.

Hướng dẫn cách dùng Advanced Filter hiệu quả

Chuẩn bị dữ liệu lọc

Trước khi đến với từng bước lọc dữ liệu cụ thể, bạn cần hiểu và chuẩn bị các dữ liệu lọc cần thiết. Sau đây là hai lưu ý mà bạn nên đảm bảo trong bước này:

• Tiêu đề các cột dữ liệu phải là duy nhất, điều này có nghĩa là các cột dữ liệu trong bảng dữ liệu không được có tiêu đề trùng nhau.
• Bảng dữ liệu cần lọc không được chứa dòng trống, vậy nên trước khi bắt đầu lọc với chức năng Advanced Filter, bạn nên xóa các dòng trống trong bảng dữ liệu.

Thiết lập vùng điều kiện lọc

Để thiết lập điều kiện lọc chính xác, có một số lưu ý bạn cần ghi nhớ như sau:

• Tiêu đề của vùng điều kiện và tiêu đề của bảng dữ liệu phải giống nhau.
• Hai điều kiện được đặt trên cùng một dòng thì cần sử dụng điều kiện VÀ, nghĩa là dòng đó phải thỏa mãn cùng lúc 2 điều kiện để xuất hiện trong phần kết quả.
• Hai điều kiện được đặt trên hai dòng khác nhau thì sử dụng điều kiện HOẶC, nghĩa là dòng có thể thỏa 1 trong 2 điều kiện sẽ xuất hiện trong phần kết quả.

Ví dụ: Cho bảng dữ liệu sản phẩm thu hoạch của từng vùng, yêu cầu lọc ra những dòng của Miền Bắc có Sub-total lớn hơn hoặc bằng 900. Thì kết quả sẽ như hình sau:

Cách sử dụng Pivot Table Excel là bước giúp bạn thống kê dữ liệu một cách nhanh chóng, dễ dàng nhất sau khi dùng công cụ Filter.

Thực hành lọc dữ liệu nâng cao với Advanced Filter

Khi đã nắm rõ khái niệm, cũng như những điều cần chuẩn bị và lưu ý khi thực hiện lọc dữ liệu bằng Advanced Filter, bạn có thể tham khảo hướng dẫn sử dụng bộ lọc nâng cao này ngay dưới đây:

Bước 1: Đầu tiên, bạn cần chọn một ô bất kỳ trong vùng dữ liệu cần lọc.

Bước 2: Chọn mục Advanced thuộc nhóm Sort & Filter trong thẻ Data.

Bước 3: Hộp thoại Advanced Filter xuất hiện với các tùy chọn gồm:

• Action: Mục này gồm hai lựa chọn là Filter the list, in-place có nghĩa là lọc dữ liệu tại chỗ, các dòng không thỏa mãn điều kiện sau khi lọc sẽ bị ẩn và Copy to another location có nghĩa là dữ liệu lọc được sao chép sang ô khác trên bảng tính.
• List range: Là mục chứa vùng dữ liệu sẽ lọc, bao gồm tiêu đề. Vậy nên, việc chuẩn bị dữ liệu rất cần thiết để Excel có thể tự nhận diện và tạo list range nhanh chóng mà không phải chọn thủ công. Nếu bạn muốn thay đổi vùng chọn thì chỉ cần bấm vào dấu mũi tên ở phía bên phải mục này, sau đó quét chuột chọn vùng khác.
• Criteria range: Là mục chứa vùng điều kiện thiết lập theo mô tả trước đó, bạn bấm chọn dấu mũi tên ở bên phải mục này và quét chuột chọn toàn bộ vùng điều kiện đã đặt ra.
• Copy to: Mục này sẽ hiện lên nếu bạn tích chọn Copy to another location trong mục Action. Tương tự cách làm với những mục trên, để chọn vùng bạ muốn dán kết quả sau khi lọc, bạn bấm chọn dấu mũi tên ở bên phải mục này rồi quét chuột chọn vùng mà mình muốn.
• Unique records only: Đây là mục cho phép lọc ra các kết quả duy nhất nếu bạn tích vào ô vuông ở đầu mục này.

Bước 4: Khi đã hoàn tất các lựa chọn ở bước 3, bạn bấm OK để kết thúc quá trình lọc và xem kết quả.

>> Xem thêm: 

• Cách sử dụng Pivot Table Excel để thống kê dữ liệu nhanh chóng, dễ dàng nhất.
• Hướng dẫn chọn Chart Data biểu diễn dữ liệu trực quan