8 bước xử lý khủng hoảng truyền thông, kiểm soát tình hình

Quy trình 8 bước xử lý khủng hoảng truyền thông

Bước 1: Lập đội ngũ chịu trách nhiệm xử lý khủng hoảng 

Bước tiên quyết nhất để xử lý khủng hoảng truyền thông chính là thành lập đội ngũ có khả năng đưa ra quyết định hiệu quả. Thành viên của đội ngũ này cần có người đại diện của các phòng ban chủ chốt. Nhóm này sẽ có nhiệm vụ quản lý, điều hành và giám sát các hoạt động trong quá trình xử lý khủng hoảng. 

Bước 2: Liên hệ với báo chí, truyền thông

Bước tiếp theo trong quá trình xử lý khủng hoảng truyền thông là chủ động liên hệ với phía báo chí, truyền thông. Bước này giúp doanh nghiệp chủ động kiểm soát được câu chuyện và làm dịu tình hình. Những thông tin mà doanh nghiệp cung cấp cho phía báo chí phải được xem xét cẩn thận, tránh phát ngôn sai lệch hoặc gây hiểu lầm.

Bước 3: Ngăn chặn vấn đề đang lan truyền tiêu cực trên Internet

Trong thời đại internet, thông tin sẽ lan truyền rất nhanh chóng. Để kiểm soát tình hình, doanh nghiệp cần lên chiến lược phản ứng phù hợp trước khi thông tin lan truyền rộng rãi. Ngoài báo chí, doanh nghiệp có thể hợp tác với những cá nhân uy tín để giúp xoa dịu tình hình. Đây là một bước xử lý khủng hoảng truyền thông cực kỳ quan trọng.

Bước 4: Sự nhất quán trong hành động và ngôn ngữ

Một lưu ý quan trọng trong quá trình xử lý khủng hoảng truyền thông là tính nhất quán giữa ngôn ngữ và hành động. Sự nhất quán này sẽ giúp doanh nghiệp tạo lòng tin và thể hiện sự quan tâm, sự chân thành đối với công chúng. Doanh nghiệp đã nói gì thì phải hành động phục vụ cho những tuyên ngôn đó. Đặc biệt, doanh nghiệp không được sử dụng từ ngữ không rõ ràng, cố ý né tránh vấn đề, phủi bỏ trách nhiệm.

Bước 5: Linh hoạt điều chỉnh chiến lược truyền thông

Chiến lược truyền thông trong quá trình xử lý khủng hoảng truyền thông phải được điều chỉnh liên tục dựa trên loại khủng hoảng và phản ứng của công chúng. Để xây dựng chiến lược truyền thông, doanh nghiệp cần làm rõ các yếu tố như:
Người nào bị ảnh hưởng bởi khủng hoảng?
Nguyên nhân dẫn đến khủng hoảng, bắt nguồn từ nội bộ hay tác động từ bên ngoài?
Đối tượng nào cần nhận thông tin từ doanh nghiệp? (nhân viên, nhà đầu tư, đối tác, khách hàng, công chúng, ,v.v)

Bước 6: Lập danh sách dự đoán câu hỏi thường gặp

Trong khi khủng hoảng truyền thông diễn ra, doanh nghiệp cần xử lý những câu hỏi hiệu quả. Vì vậy, đội ngũ xử lý khủng hoảng truyền thông cần dự đoán các câu hỏi thường gặp và chuẩn bị câu trả lời phù hợp. Doanh nghiệp cần thể hiện sự thiện chí, chân thành khi trả lời những câu hỏi này.

Bước 7: Khắc phục sau khủng hoảng

Khắc phục sau khủng hoảng truyền thông là một quá trình quan trọng để phục hồi uy tín của doanh nghiệp. Sau khi xin lỗi chân thành, nhận trách nhiệm và thực hiện các hoạt động cải thiện, doanh nghiệp cần xây dựng chiến lược củng cố hình ảnh. Doanh nghiệp cần thường xuyên kết nối với khách hàng, theo dõi dữ liệu, phản hồi và đánh giá chiến dịch khắc phục. Sự kiên nhẫn và quyết tâm là hai “công cụ” giúp doanh nghiệp đi qua giai đoạn này và khôi phục lòng tin của công chúng.

Bước 8: Liên hệ chuyên gia xử lý khủng hoảng truyền thông

Trong quá trình xử lý khủng hoảng truyền thông, doanh nghiệp có thể tìm đến những chuyên gia giàu kinh nghiệm để được hướng dẫn hiệu quả. Ngay cả khi đã giải quyết xong khủng hoảng, doanh nghiệp vẫn nên tìm đến chuyên gia để tìm cách cải thiện hình ảnh hoặc tránh khủng hoảng tiềm năng.

Chuyên gia marketing/ truyền thông  - Han Ji Woo

Han Ji Woo là chuyên gia Marketing - truyền Thông - media - sự kiện có hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực. Han Ji Woo là một cái tên nổi bật với khả năng xuất sắc trong việc xử lý khủng hoảng truyền thông. Hiện nay, chuyên gia đang giữ vị trí Chủ tịch Hội đồng Quản trị (CMO) tại Tập đoàn Khải Hưng, chịu trách nhiệm cho việc định hình và quản lý hình ảnh thương hiệu.

“Công cụ” để xử lý khủng hoảng truyền thông của chuyên gia chính là sự đa dạng trong kinh nghiệm làm việc. Han Ji Woo đã từng quản lý hình ảnh thương hiệu và kế hoạch quảng bá cho nhiều công ty và tập đoàn bất động sản hàng đầu như An Gia, Đất Xanh, và Hưng Lộc Phát. Ngoài ra, chuyên gia còn có mối quan hệ mạng lưới chất lượng trong ngành truyền thông. Mạng lưới này là nguồn thông tin quan trọng trong nhiều trường hợp. 
Khả năng định hướng chi tiết và toàn diện trong lĩnh vực Marketing kết hợp với khả năng phát triển nội dung giúp chuyên gia tư vấn, xây dựng và triển khai chiến lược xử lý khủng hoảng truyền thông hiệu quả.

Chuyên gia marketing/ truyền thông - Nguyễn Cao Quyền

Nguyễn Cao Quyền là một chuyên gia Marketing và Truyền thông có hơn 11 năm kinh nghiệm. Trong suốt sự nghiệp, chuyên gia đã công tác tại các tập đoàn lớn trong và ngoài nước như ENFA, Abbott, Nielsen, và AbbVie. Đồng thời, chuyên gia đã đạt được nhiều thành tựu xuất sắc và giải thưởng đáng kể.

Khả năng xử lý khủng hoảng truyền thông của chuyên gia Nguyễn Cao Quyền được phát huy nhờ nền tảng kiến thức vững trong lĩnh vực Marketing. Chuyên gia có khả năng định hướng, đảm bảo hình ảnh thương hiệu và uy tín của doanh nghiệp trong mọi tình huống khẩn cấp. Với tầm nhìn chiến lược và khả năng thực tiễn, chuyên gia Nguyễn Cao Quyền là một nhân tố sẽ giúp doanh nghiệp đối phó với khủng hoảng truyền thông hiệu quả nhất.

Tóm lại, xử lý khủng hoảng truyền thông là một quá trình phức tạp và đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ càng cũng như sự phối hợp giữa các bộ phận trong doanh nghiệp. Tuy nhiên, nếu được xử lý đúng cách, khủng hoảng truyền thông có thể trở thành cơ hội để doanh nghiệp nâng cao uy tín, hình ảnh và giá trị thương hiệu của mình.