Khám phá các công cụ Business Analyst phổ biến

Khám phá các công cụ Business Analyst phổ biến

07/03/2024

440

0

Chia sẻ lên Facebook
Khám phá các công cụ Business Analyst phổ biến

Các công cụ Business Analyst nếu được sử dụng hợp lý sẽ ảnh hưởng tích cực đến sự thành công của dự án phát triển sản phẩm/ phần mềm. Cụ thể hơn, những công cụ này sẽ giúp BA tối ưu hóa quá trình phân tích yêu cầu, quản lý dự án, v.v. Trong bài viết hôm nay của Topchuyengia, chúng ta hãy cùng tìm hiểu sâu hơn về những “trợ thủ đắc lực” này của BA nhé!

 

Với sự phát triển của công nghệ hiện nay, việc nghiên cứu và tìm ra công cụ “chân ái” cho BA cũng tốn nhiều thời gian và công sức nếu không muốn chọn bừa. Vì vậy, nếu bạn đang không biết chọn công cụ nào đảm bảo hiệu quả thì có thể nhờ chuyên gia BA uy tín tại Askany tư vấn 1:1 online nhé!

Tại sao BA cần sử dụng các công cụ hỗ trợ

Công cụ Business Analyst
3 nhóm công cụ cần thiết cho Business Analyst

Lý do quan trọng nhất mà một BA (Business Analyst) cần sử dụng công cụ phân tích kinh doanh là để hiểu các yêu cầu và nhu cầu kinh doanh. BA thường sử dụng các công cụ này để có thể quản lý dự án hiệu quả hơn, lập kế hoạch và sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc, phân tích use case, hiểu tài sản của tổ chức và quy trình kinh doanh.

 

Trong phần dưới đây, chúng ta sẽ bàn luận về các nhóm công cụ business analyst chuyên dụng mà BA sẽ cần đến và lợi ích mà chúng đem lại. Các công cụ này được phân loại dựa trên mục đích công việc trong từng giai đoạn khác nhau của BA:

Công cụ đánh giá nhu cầu kinh doanh

Do tính chất công việc, BA phải thường xuyên làm việc với các yêu cầu kinh doanh, do đó họ cần sử dụng các công cụ chuyên biệt để phân tích các yêu cầu này. Những công cụ business analyst sẽ giúp họ thu thập thông tin một cách bài bản và đầy đủ. Sau đó, họ có thể đánh giá tính khả thi của các yêu cầu và ưu tiên các yêu cầu dựa trên tầm quan trọng và tác động của chúng.

Các lĩnh vực  mà họ phân tích có thể là 

  • Phân tích các tài liệu nhận được từ các bản báo cáo doanh nghiệp
  • Phân tích Gaps (Xác định và đánh giá khoảng cách hiện trạng so với mục tiêu mong muốn trong tương lai)
  • SWOT (Điểm mạnh, Điểm yếu, Cơ hội và Thách thức)
  • PESTLE (đánh giá các yếu tố chính trị, kinh tế, xã hội, công nghệ, pháp luật và môi trường)
  • Phân tích chi phí-lợi nhuận liên quan
  • Lập sơ đồ mối quan hệ 
  • Ma trận RACI (để rõ ràng phân công trách nhiệm và vai trò).

Công cụ mô hình hóa yêu cầu

Một trong những nhiệm vụ chính của BA là mô hình hóa các yêu cầu của người dùng thành các use case và diagrams để thiết kế giải pháp và xây dựng mô hình kinh doanh phù hợp. Các công cụ phân tích nghiệp vụ kinh doanh hiện nay sẽ giúp ích rất nhiều cho BA trong việc tạo User story/ Use case, tạo Prototype và xây dựng Mô hình quan hệ - thực thể (ER) một cách phù hợp với từng bên liên quan.

 

Khi sử dụng các công cụ business analyst, chuyên viên phân tích nghiệp vụ có thể mô tả các yêu cầu doanh một cách trực quan và dễ hiểu, giúp các Stakeholder dễ dàng hình dung và thảo luận về chúng. Đồng thời, dễ dàng phát hiện các các sai sót kịp thời trong quá trình làm việc.

Công cụ cộng tác, liên lạc với Stakeholder

BA được xem như “chiếc cầu nối” giữa các bên liên quan, do đó vai trò quản lý và hợp tác với các bên liên quan luôn được ưu tiên hàng đầu. Với mỗi thay đổi mà BA thực hiện đều phải được thông báo ngay lập tức cho các nhóm team như đội ngũ phát triển (Developer) và quản lý dự án (Project Manager).

 

Do đó, mỗi BA cần chuẩn bị cho mình một số công cụ hỗ trợ để quản lý tốt vai trò này và đáp ứng các mục tiêu kinh doanh/dự án. Công cụ này có thể là những phần mềm, công cụ họp trực tuyến, mạng xã hội doanh nghiệp,... Những công cụ này sẽ giúp thu thập phản hồi và giải quyết các vấn đề một cách nhanh chóng.

XEM THÊM:

Các công cụ Business Analyst thường dùng

Công cụ Business Analyst
6 công cụ Business Analyst thường dùng

Ở phần này, Topchuyengia sẽ giới thiệu cho bạn các công cụ Business Analyst phổ biến: 

Modern Requirements

Modern Requirements là một công cụ phân tích hàng đầu, được BA tin dùng vì khả năng tương tác, định nghĩa và phân tích yêu cầu hiệu quả. Đặc biệt, công cụ này giúp cho việc xác định yêu cầu trở nên dễ dàng hơn thông qua văn bản và hình ảnh. Đối với Business Analysts, Modern Requirements mang lại nhiều tính năng hấp dẫn như: lập sơ đồ, mô phỏng, Smart Docs, use case, phân tích theo dõi, baselining, quản lý đánh giá và nhiều công cụ khác.

 

Ưu điểm

Ưu điểm nổi bật của Modern Requirements là khả năng tùy chỉnh các bảng kế hoạch và dashboard, cung cấp ba loại trực quan là Diagrams, Mock-ups, và Use Cases. Ngoài ra, công cụ này còn giúp BA tạo tài liệu trực tuyến thông qua các mẫu được thiết kế sẵn cũng như tài liệu có thể tùy chỉnh theo nhu cầu cụ thể. Bên cạnh đó, AI đã được tích hợp thông qua BA Assistant - Alice giúp mang lại trải nghiệm làm việc thông minh và hiệu quả. Modern Requirements còn hỗ trợ xem xét và phê duyệt trực tuyến với eSignature cũng như các tính năng quan trọng như baselining, tái sử dụng yêu cầu và đánh giá những tác động.

 

Nhược điểm

Tuy nhiên, nhược điểm của công cụ này là độ phức tạp cho người dùng mới, cần nhiều thời gian để làm quen. Đồng thời, mặc dù Modern Requirements hỗ trợ nhiều phương pháp như BABOK, BABOK Agile, Scrum, Agile, CMMI và phương pháp luận Hybrid nhưng công cụ này cũng yêu cầu sự tích hợp và định hình kỹ thuật để phát huy hết khả năng của nó.

 

Tìm hiểu thêm về các công cụ vẽ BPMN chuyên dụng BA cần biết

Smartsheet

Công cụ Business Analyst
Công cụ Smartsheet

Smartsheet là một công cụ quản lý dự án và quy trình kinh doanh (BPM) rất phổ biến. Công cụ này không chỉ giúp thiết kế và sắp xếp các quy trình hiệu quả mà còn hỗ trợ tự động hóa các hành động thông qua những quy tắc đơn giản. Smartsheet cũng tập trung vào việc tối ưu hóa quy trình, giúp người dùng thực hiện công việc nhanh chóng, hiệu quả, tiết kiệm chi phí.

 

Ưu điểm

Tính năng nổi bật của Smartsheet nằm ở khả năng tự động hóa các hành động với quy tắc đơn giản, tích hợp linh hoạt với các công cụ, ứng dụng của doanh nghiệp khác, đơn giản hóa ngân sách và lập kế hoạch. Công cụ này giúp BA quản lý và kiểm tra quyền truy cập, quyền sở hữu để đảm bảo tính an toàn và bảo mật thông tin.

 

Nhược điểm

Để thành thạo Smartsheet, người dùng mới cần dành kha khá thời gian để làm quen, đặc biệt là những người chưa có kinh nghiệm làm việc với các công cụ quản lý dự án. Bên cạnh đó, mặc dù tích hợp với nhiều công cụ và ứng dụng, việc tối ưu hóa và tích hợp đôi khi sẽ đòi hỏi sự linh hoạt kỹ thuật thì mới đạt được hiệu suất tốt nhất.

Công cụ ClickUp

công cụ Business Analyst
Công cụ ClickUp

ClickUp là một công cụ phân tích kinh doanh có khả năng tùy chỉnh nhanh nhạy, mang lại sự linh hoạt cho Business Analysts nhằm tạo ra các view theo nhu cầu cụ thể. Được xem là một công cụ đa nhiệm, ClickUp không chỉ cung cấp khả năng quản lý thời gian mà còn hỗ trợ BA quản lý công việc toàn diện, làm hài lòng các đối tác kinh doanh

 

Ưu điể

Ưu điểm của ClickUp là tính năng lọc và tìm kiếm nhiệm vụ cụ thể, cung cấp mẫu thiết kế đa dạng, tự động nhúng tài liệu từ các ứng dụng khác và cho phép hợp tác với nhiều người. Ngoài ra, sự tiện lợi cũng được thể hiện qua khả năng giao nhiều nhiệm vụ cùng lúc chỉ với một cú nhấp chuột và việc sắp xếp các nhiệm vụ theo dự án. Đồng thời, khi tích hợp với lịch Google (Google Calendar), ClickUp sẽ giúp BA đồng bộ hóa lịch trình thuận lợi hơn.

 

Nhược điểm

Tuy nhiên, cũng như mọi công cụ khác, ClickUp cũng có nhược điểm. Vì sở hữu nhiều tính năng nên ứng dụng đòi hỏi thời gian để người dùng làm quen. Đồng thời, mặc dù công cụ có khả năng hợp tác cao, việc quản lý và tối ưu hóa sẽ cần BA phải linh hoạt và hiểu biết về kỹ thuật. 

 

Ngoài ra, mặc dù phiên bản miễn phí của ClickUp vẫn ổn định nhưng nếu bạn muốn trải nghiệm những tính năng nâng cao và mở rộng, chi phí cho công cụ có thể tăng cao. 

VersionOne Lifecycle

VersionOne Lifecycle là một công cụ được thiết kế dựa trên nền tảng của nhiều công cụ phát triển phần mềm mã nguồn mở và ứng dụng doanh nghiệp. Nhờ đó, công cụ này mang lại sự đa dạng và tích hợp thuận tiện cho BA trong quá trình phân tích và phát triển dự án.


Ưu điểm

Tính năng nổi bật của công cụ Business Analyst này là phát triển phần mềm nhanh chóng và hiệu quả. Sự linh hoạt của công cụ này giúp BA dễ dàng mở rộng quy mô giữa các nhóm, không gian làm việc dự án, danh mục và địa điểm. Người dùng có thể cập nhật thuộc tính ngay lập tức thông qua chức năng Inline Editing, tăng cường tính tương tác.

 

Ngoài ra, VersionOne Lifecycle cũng nổi bật với giao diện bộ lọc mới, giúp hiển thị các tùy chọn trường nâng cao và cung cấp nhiều giá trị cho mỗi trường. Công cụ này sẽ hỗ trợ BA phân tích dự án nâng cao, đồng thời tích hợp tính năng thiết kế báo cáo đặc biệt của Agile Data Mart. Khả năng tự động hóa việc ra quyết định trong toàn bộ vòng đời của phần mềm cũng giúp BA tối ưu hóa hiệu suất và tiết kiệm thời gian cho dự án.


Nhược điểm

Mặc dù VersionOne Lifecycle mang lại nhiều ưu điểm nhưng phần mềm này có độ phức tạp cao, đòi hỏi người dùng nhiều thời gian để tận dụng hết tiềm năng của nó. Ngoài ra, VersionOne Lifecycle có thể đòi hỏi lượng tài nguyên hệ thống lớn, đặc biệt là khi xử lý các dự án phức tạp. Khi đó, công cụ Business Analyst này làm tăng chi phí vận hành và yêu cầu sự quản lý chặt chẽ từ phía người quản trị hệ thống.

Công cụ phân tích SWOT

Công cụ Business Analyst
Công cụ phân tích SWOT

Phân tích SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats) là một phương pháp đánh giá kinh doanh rất phổ biến. Công cụ này đặc biệt được ưa chuộng trong cộng đồng Business Analysts để đánh giá hiệu suất và triển vọng của doanh nghiệp hoặc sản phẩm.


Ưu điểm

  • Miễn phí và an toàn: Công cụ phân tích SWOT được cung cấp miễn phí. Đây là một công cụ an toàn để thực hiện đánh giá mà không gây tốn kém cho người sử dụng.
  • Tải và lưu trữ cục bộ: Công cụ này cho phép người dùng tải và lưu trữ các phân tích SWOT vào những tệp XML cục bộ, giúp BA quản lý thông tin thuận lợi và linh hoạt.
  • Xuất và xem tệp png: Công cụ phân tích SWOT cũng cung cấp tính năng xuất và xem các tệp .png giúp người dùng chia sẻ và trình bày kết quả dễ dàng hơn. 


Nhược điểm 

Đối với những bài phân tích phức tạp, việc sử dụng duy nhất công cụ phân tích SWOT sẽ không hiệu quả.

SmartDraw

SmartDraw là một công cụ phân tích kinh doanh được thiết kế để đơn giản hóa quá trình quản lý dự án, nổi bật với khả năng tự động hóa và giao diện dễ sử dụng.

Ưu điểm

  • Tự động hóa: SmartDraw cung cấp khả năng tự động hóa hiệu quả, cho phép người dùng thực hiện các thao tác như thêm, xóa hoặc di chuyển các hình dạng thuận tiện và nhanh chóng.
  • Tích hợp với công cụ khác: Công cụ này có khả năng tích hợp với nhiều công cụ khác như Microsoft Office, Dropbox, Google Drive hoặc OneDrive. SmartDraw Cloud cũng hỗ trợ các plugin để mở rộng chức năng.
  • Tương thích: SmartDraw vừa có thể cài đặt cho windows, vừa hỗ trợ chạy trên thiết bị MAC.
  • Đa ngôn ngữ: Phần mềm này hỗ trợ đến 100 ngôn ngữ khác nhau để BA tạo sơ đồ, giúp người dùng trên toàn cầu sử dụng công cụ thuận tiện.


Nhược điểm
SmartDraw không phải là một công cụ miễn phí và có mức giá cao hơn so với một số công cụ tương tự trên thị trường. Đây là một hạn chế đối với các cá nhân hoặc doanh nghiệp nhỏ với ngân sách hạn chế.


Scoro

công cụ Business Analyst
Công cụ Scoro tạo nên một giải pháp end-to-end đa nhiệm.

Scoro là một công cụ Business Analyst hàng đầu để hỗ trợ BA tự động hóa nhiệm vụ hàng ngày và tối giản hóa quy trình trích dẫn. Với khả năng quản lý toàn diện thời gian, Scoro giúp lập kế hoạch ưu tiên công việc trên quy mô nhóm, tạo nên một giải pháp end-to-end đa nhiệm.

Ưu điểm

  • Scoro cung cấp giao diện quản lý thời gian toàn diện, cho phép BA theo dõi và lên lịch công việc linh hoạt.
  • Công cụ này hỗ trợ BA lên kế hoạch công việc dựa trên ưu tiên nhóm, giúp tăng tương tác và hiệu suất làm việc nhóm.
  • Scoro kết hợp nhiều tính năng vào một giải pháp từ quản lý dự án đến tài chính. Đặc điểm này giúp BA tối ưu hóa quy trình làm việc.
  • Scoro giúp tối ưu hóa giao tiếp và tương tác trong chuỗi cung ứng giúp BA kết nối hiệu quả giữa stakeholders.
  • Giao diện sử dụng thân thiện và dễ dàng tiếp cận.


Nhược điểm 
BA muốn sử dụng thành thạo công cụ này cần phải được đào tạo hoặc đầu tư thời gian để làm quen với toàn bộ hệ thống.


Wrike Work Management

Wrike Work Management là một giải pháp hiện đại giúp BA quản lý công việc và phân tích dự án. Với khả năng thu thập thông tin và quản lý thời gian thực, Wrike giúp giảm chi phí và tăng cường hiệu suất làm việc cho dự án. 

Ưu điểm

  • Wrike cung cấp một nền tảng chủ động và linh hoạt để BA xây dựng khối cốt lõi của công việc (Core Building Block of Work), giúp tạo ra sự kết nối giữa các phần tử trong dự án.
  • Đơn giản hóa quy trình làm việc với yêu cầu biểu mẫu và tính năng tự động hóa. Tính năng này giúp BA tiết kiệm công sức và thời gian cho việc quản lý dự án.
  • Wrike hỗ trợ người dùng quản lý tệp hiệu quả với khả năng chỉnh sửa trực tiếp giúp tối ưu hóa quá trình làm việc nhóm.
  • Sử dụng dòng thời gian trực quan sẽ giúp người dùng có cái nhìn tổng quan về tiến độ của dự án và có thể điều chỉnh nếu cần.
  • Wrike cung cấp cho người dùng báo cáo chi tiết về tiến độ dự án và hoạt động của nhóm.
  • Tính năng theo dõi thời gian giúp BA lập kế hoạch và quản lý ngân sách hiệu quả, đặc biệt là trong teamwork.

Nhược điểm

  • Một số tính năng của công cụ sẽ cần tùy chỉnh để đáp ứng yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp.
  • BA mất nhiều thời gian để làm quen với đầy đủ các tính năng. 

Blueprint

Blueprint là một phần mềm hỗ trợ Business Analysts trong quá trình thiết kế ứng dụng và điều chỉnh chiến lược phát triển dự án. 


Ưu điểm

  • Blueprint cung cấp các công cụ và tính năng để kiểm soát và giám sát quy trình kinh doanh.
  • Công cụ này có hỗ trợ chuyển đổi tổ chức giúp BA tối ưu hóa hiệu suất và quy trình làm việc.
  • Các dashboard dễ sử dụng của Blueprint giúp người dùng theo dõi tiến độ và nắm bắt mọi khía cạnh của dự án.
  • Blueprint cung cấp các báo cáo và phân tích chi tiết về mỗi dự án.
  • Đảm bảo tuân thủ và an toàn thông tin.

Nhược điểm 

  • Chi phí cao, gây khó khăn cho những doanh nghiệp nhỏ hoặc dự án có ngân sách thấp.
  • Việc triển khai và duy trì Blueprint sẽ đòi hỏi kiến thức về kỹ thuật.

Axure

công cụ Business Analyst
Công cụ Axure

Axure là một công cụ Business Analyst được sử dụng rộng rãi trên toàn cầu. Với khả năng tạo wireframe, prototype và tạo tài liệu, Axure là một trợ thủ đắc lực cho BA trong quá trình phát triển sản phẩm và trải nghiệm người dùng. Tính năng của công cụ này gồm: 

Ưu điểm

  • Axure có thể chuyển dự án sang HTML, cung cấp liên kết thuận tiện để BA chia sẻ, kiểm thử và đánh giá.
  • Với khả năng chạy trên nền tảng Microsoft IIS và cơ sở dữ liệu linh hoạt giúp BA tích hợp Axure vào hệ thống dễ dàng và hiệu quả.
  • Axure cho phép người dùng tạo và duy trì thư viện widget giúp đồng bộ hóa các thiết kế và tiết kiệm thời gian. 
  • Axure cho phép nhiều người làm việc trên một tệp cùng lúc, tăng hiệu suất cho dự án. 
  • Tích hợp nhiều tính năng trong một công cụ.

Nhược điểm
BA cần hiểu biết về kỹ thuật để tối ưu hóa Axure, tối ưu hóa hiệu suất dự án.

>>>Đăng ký khóa học BA cùng các chuyên gia uy tín tại Askany.

 

Công cụ Business Analyst mang đến sự tiện lợi và hiệu quả cho dự án. Vì vậy, bạn nên lựa chọn và tích hợp những công cụ phù hợp nhất vào quy trình làm việc nhé! Trong bài viết chỉ là những công cụ phổ biến mà BA thường dùng, nếu bạn cần tìm một công cụ phù hợp và đảm bảo hiệu quả cho dự án thì hãy tham khảo ý kiến của các chuyên gia BA nhiều kinh nghiệm tại Askany thông qua hình thức tư vấn 1:1 online nhé!

Tôi là Tô Lãm với hơn 4 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực IT, Business Analyst, Data Analyst, Tracking,... cho rất nhiều doanh nghiệp SME. Tôi tốt nghiệp trường Công nghệ Thông tin cùng với kỹ năng và kiến thức trau dồi của mình, tôi mong muốn được chia sẻ các thông tin hữu ích dến với người đọc thông qua các bài viết trên Topchuyengia, mọi người hãy follow mình nhé.

Kinh nghiệm thực tế

Tư vấn 1:1

Uy tín

Đây là 3 tiêu chí mà TOPCHUYENGIA luôn muốn hướng tới để đem lại những thông tin hữu ích cho cộng đồng