Hướng dẫn sử dụng Pivot Table Excel thống kê dữ liệu chi tiết

Pivot Table là gì?

Pivot Table là một tính năng có sẵn tương tự Solver trong Excel, hỗ trợ người dùng tổ chức và phân tích dữ liệu một cách dễ dàng. Với Pivot Table, người dùng có thể sắp xếp, tính toán, cũng như tóm tắt dữ liệu tổng quan chỉ với một vài thao tác đơn giản. Bên cạnh đó, người dùng còn có khả năng xem xét kết quả, so sánh dữ liệu và phát hiện những xu hướng quan trọng.

Một đặc điểm đặc biệt khác của Pivot Table không thể không nhắc đến là khả năng biến một tập hợp dữ liệu có khối lượng lên đến hàng chục megabyte thành các con số hoặc bảng tóm tắt trực quan và dễ hiểu. Nhờ đó, người dùng sẽ có được góc nhìn tổng thể, hiểu rõ và nắm bắt nhanh chóng các thông tin giá trị để đưa ra những quyết định phù hợp. Data Analyst là làm gì? Pivot Table là một tính năng hỗ trợ rất nhiều cho các chuyên viên phân tích, thống kê dữ liệu.

>>>Xem thêm: Đăng ký ngay khóa học dạy BA uy tín, chất lượng hiện nay.

Những lợi ích khi sử dụng Pivot Table trong Excel

Như đã nêu ở phần 1, Pivot Table trong Excel được biết đến là một tính năng rất mạnh mẽ và được ứng dụng nhiều trong thực tế. Sau đây là những lợi ích không thể không nhắc đến mà Pivot Excel đã mang lại:

• Tổng hợp và tóm tắt dữ liệu, thực hiện tính toán theo yêu cầu của người dùng.
• Mở rộng hoặc thu gọn thông tin dữ liệu với nhiều cấp độ khác nhau, từ tổng quát đến chi tiết, điều này phụ thuộc vào kết quả ở tầng lớp nào của dữ liệu mà người dùng cần tập trung phân tích, đào sâu.
• Chuyển đổi cột thành hàng hoặc ngược lại một cách linh hoạt.
• Cung cấp các tính năng lọc, nhóm, Excel Sort nhằm giúp người dùng tập trung hơn vào thông tin, cũng như dễ dàng truyền đạt đến người khác hơn.
• Tạo nên các biểu đồ trực quan cung cấp thông tin hữu ích khi kết hợp với Pivot Chart.
• Tạo ra dashboard và tương tác linh hoạt khi kết hợp Slicer với Pivot Chart.
• Tương tác linh hoạt với chức năng lọc dữ liệu Filter để phát hiện kịp thời các thông tin đáng giá.

Pivot Table một trong các bước khi thực hiện quá trình Data Analysis Excel.

Ưu và nhược điểm của Pivot Table

Ưu điểm

Nhìn chung với những lợi ích mà Pivot Table mang lại, có thể thấy rằng công cụ này sở hữu rất nhiều ưu điểm quan trọng trong việc xử lý và phân tích dữ liệu, đặc biệt là đối với những bảng dữ liệu lớn, phức tạp.

• Tổng hợp dữ liệu dễ dàng: Pivot Table Excel cho phép người dùng tổng hợp và tổ chức dữ liệu từ bảng tính lớn nhanh chóng, dễ dàng. Đồng thời, khi dùng Pivot Table, dữ liệu còn được tổng hợp theo nhiều cách khác nhau như tính tổng, đếm, tính trung bình,...
• Tạo báo cáo linh hoạt: Pivot Table có khả năng xoay cột thành hàng và ngược lại giúp tạo ra các báo cáo với cấu trúc khác nhau để biểu diễn dữ liệu dưới nhiều góc độ. Qua đó, người dùng có thể thay đổi cách hiển thị thông tin nhanh chóng và tạo báo cáo tùy chỉnh.
• Cập nhật dữ liệu tự động: Khi dữ liệu nguồn thay đổi, Pivot Table sẽ tự động cập nhật thông tin mới nhất. Điều này giúp tiết kiệm tối đa thời gian và công sức so với việc cập nhật báo cáo thủ công.
• Nâng cao hiệu suất làm việc: Sử dụng Pivot Table giúp người dùng nhanh chóng tạo báo và phân tích dữ liệu thay vì phải thực hiện các thao tác tay hoặc viết các công thức phức tạp.

Nhược điểm

Song song với những ưu điểm vượt trội, Pivot Table cũng không tránh được các nhược điểm. Bao gồm:

• Khả năng xử lý dữ liệu lớn kém: Khi phải làm việc với một tập dữ liệu quá lớn, việc tạo và cập nhật Pivot Table có thể trở nên chậm chạp hoặc làm giảm hiệu suất.
• Yêu cầu kiến thức chuyên sâu: Để sử dụng hiệu quả Pivot Table, người dùng cần trang bị đầy đủ các kiến thức liên quan đến việc tạo và tuỳ chỉnh để không dẫn đến kết quả cuối cùng bị sai lệch.
• Xử lý dữ liệu không đồng đều khó khăn: Nếu tập dữ liệu không đồng đều hoặc có nhiều giá trị bị thiếu, việc xử lý chúng với Pivot Table có thể phức tạp hơn và đòi hỏi nhiều thao tác tiền xử lý trước.
• Khó thực hiện các phép tính phức tạp: Pivot Table hỗ trợ nhiều phép tính cơ bản, nhưng lại gặp khó khăn trong việc thực hiện các phép tính có tính chất phức tạp.