Truyền thông nội bộ là gì? Cách lập chiến lược cho tổ chức

Truyền thông nội bộ là gì?

Truyền thông nội bộ (internal communications) là quá trình truyền đạt thông tin và tin tức giữa các thành viên trong một tổ chức hoặc doanh nghiệp, nhằm tăng cường sự hiểu biết và đồng thuận giữa các thành viên về các mục tiêu, chiến lược, quy trình, sản phẩm hoặc dịch vụ của tổ chức.

Truyền thông nội bộ giúp các thành viên trong tổ chức hiểu rõ hơn về các hoạt động, quy trình, sản phẩm hoặc dịch vụ của tổ chức, đồng thời cung cấp thông tin về các chính sách, quy định và tiến độ công việc. Điều này giúp tạo ra một môi trường làm việc tích cực, tăng cường sự đồng thuận và hỗ trợ sự phát triển của tổ chức.

Truyền thông nội bộ có thể được thực hiện qua nhiều kênh truyền thông khác nhau, bao gồm email, hội nghị trực tuyến, bản tin nội bộ, tin nhắn, trang web nội bộ và các cuộc họp trực tiếp.

CÁC BÀI VIẾT LIÊN QUAN:

• Cách phân biệt Marketing và quảng cáo
• Remarketing là gì? Các bước Remarketing đơn giản
• Video Marketing là gì? Lợi ích khi thực hiện Video Marketing
• Định vị khách hàng là gì? Nguyên tắc định vị khách hàng

Vai trò của truyền thông nội bộ

Truyền thông nội bộ (internal communications) đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng và duy trì mối quan hệ giữa các thành viên trong tổ chức hoặc doanh nghiệp. Các vai trò chính của truyền thông nội bộ bao gồm:

1. Tăng cường sự đồng thuận và hiểu biết giữa các thành viên trong tổ chức: Truyền thông nội bộ giúp các thành viên trong tổ chức hiểu rõ hơn về mục tiêu, chiến lược, quy trình, sản phẩm hoặc dịch vụ của tổ chức. Điều này giúp tạo ra một môi trường làm việc tích cực, nâng cao sự đồng thuận và hỗ trợ sự phát triển của tổ chức.
2. Cung cấp thông tin về chính sách và quy định của tổ chức: Truyền thông nội bộ cung cấp cho các thành viên thông tin về các chính sách, quy định và tiến độ công việc của tổ chức, giúp các thành viên hiểu rõ và tuân thủ các quy định và tiến độ công việc.
3. Tạo ra một môi trường làm việc tích cực: Truyền thông nội bộ giúp tạo ra một môi trường làm việc tích cực bằng cách tăng cường sự hiểu biết, sự tin tưởng và sự đồng thuận giữa các thành viên trong tổ chức.
4. Tạo động lực và nâng cao năng suất lao động: Truyền thông nội bộ có thể cung cấp thông tin về các chính sách thưởng, khuyến khích và phát triển nghề nghiệp, giúp nâng cao động lực và năng suất lao động.
5. Thúc đẩy sự phát triển và tiến bộ của tổ chức: Truyền thông nội bộ giúp các thành viên trong tổ chức hiểu rõ hơn về mục tiêu, chiến lược, quy trình, sản phẩm hoặc dịch vụ của tổ chức, đồng thời cung cấp thông tin về các chính sách, quy định và tiến độ công việc. Điều này giúp tạo ra một môi trường làm việc tích cực, tăng cường sự đồng thuận và hỗ trợ sự phát triển của tổ chức.

Xây dựng chiến lược truyền thông nội bộ

Sau khi đã hiểu truyền thông nội bộ là gì, vai trò quan trọng trong tổ chức, chúng ta sẽ tìm hiểu cách xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ.

Đánh giá thực trạng 

Trước khi triển khai bất kỳ chiến lược nào, doanh nghiệp cũng phải dành thời gian đánh giá tình hình hiện tại. Quá trình này sẽ giúp bạn nhận biết vấn đề đang ảnh hưởng đến doanh nghiệp và cần được giải quyết.

Xác định đối tượng

Trong quá trình xây dựng chiến lược truyền thông nội bộ, doanh nghiệp cần hiểu rõ thông tin cần truyền tải và đối tượng nhận thông tin đó là cực kỳ quan trọng. Thông thường, truyền thông có thể tiến hành ở mức tổng quan bên trong tổ chức. Tuy nhiên, trong những giai đoạn có sự dịch chuyển về nhân sự, chính các đối tượng bị ảnh hướng đó cần nhận được sự quan tâm của doanh nghiệp.

Xác định mục tiêu và thông điệp

Xác định mục tiêu và thông điệp là một bước quan trọng trong quá trình lập kế hoạch truyền thông nội bộ. Quá trình này đòi hỏi bạn xác định rõ mục tiêu mà doanh nghiệp muốn đạt được thông qua chiến dịch truyền thông. Mục tiêu cần phải tuân thủ nguyên tắc SMART:

• Specific (Cụ thể): Mục tiêu của bạn cần phải được diễn đạt một cách rõ ràng và cụ thể, không gây hiểu lầm.
• Measurable (Có thể đo lường được): Mục tiêu cần có chỉ số hoặc tiêu chí có thể đo lường.
• Achievable (Có thể đạt được): Mục tiêu cần phải khả thi, thực tế, phù hợp với sức mạnh nội tại của doanh nghiệp.
• Relevant (Liên quan): Mục tiêu cần phải liên quan trực tiếp đến chiến lược tổng thể của bạn và hướng tới sự thành công của tổ chức.
• Time-bound (Giới hạn thời gian): Mục tiêu cần phải được đặt ra với một thời hạn cụ thể để xác định khi nào mục tiêu cần đạt được.

Xác định chiến lược

Ở giai đoạn này, doanh nghiệp cần lựa chọn cách tiếp cận đối tượng mục tiêu. Quá trình này bao gồm hoạt động chọn lựa các kênh truyền thông, thông điệp cụ thể và cách truyền tải để đảm đạt được mục tiêu của mình. Chiến lược là bức tranh tổng thể, trong khi kế hoạch hành động tập trung vào thực hiện từng bước cụ thể để thực hiện chiến lược, bạn đừng nhầm lẫn nhé!

Xác định kế hoạch hành động

Kế hoạch hành động là bước tiếp theo sau khi bạn đã xác định chiến lược. Đây là lúc bạn định rõ các hoạt động cụ thể và các bước mà bạn sẽ thực hiện để đạt được mục tiêu của mình.

Đo lường hiệu quả

Khi triển khai các chiến dịch truyền thông nội bộ, việc sử dụng các công cụ đo lường và phân tích dữ liệu giúp bạn theo dõi hiệu suất và đo lường kết quả. Bằng cách này, bạn có thể biết được liệu thông điệp đã tiếp cận mục tiêu của mình không và nếu có, mức độ tiếp cận đó như thế nào. Nếu kết quả không như mong muốn, bạn có cơ hội điều chỉnh chiến lược và áp dụng các biện pháp cải thiện.

Không chỉ giúp đảm bảo bạn đang trên đúng hướng, mà việc đo lường hiệu quả còn giúp bạn thể hiện giá trị của chiến lược truyền thông nội bộ đối với doanh nghiệp và nguồn tài trợ. Điều này có thể giúp bạn duy trì hoặc tăng cường nguồn lực và hỗ trợ cho các dự án trong tương lai.

Lưu ý về chính sách truyền thông nội bộ

Để truyền thông nội bộ đạt hiệu quả, doanh nghiệp cần nắm được các nguyên tắc chính sách sau:

• Cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết cho nhân viên về nội dung, kế hoạch, mục đích, mục tiêu truyền thông của đơn vị mình.
• Cung cấp thông tin quan trọng về các hoạt động, sự kiện, hay thành tích nổi bật của đơn vị. 
• Khuyến khích nhân viên đóng góp ý kiến để cùng xây dựng tổ chức ngày càng vững mạnh. Động viên, thúc đẩy sự sáng tạo, phát triển của họ. 
• Có biện pháp xử lý tích cực đối với các vấn đề gây tranh cãi, nhạy cảm hay tiêu cực
• Truyền thông trung thực, hai chiều, thường xuyên giữa cán bộ quản lý và cấp nhân viên.
• Các vấn đề, nội dung quan trọng của công ty phải được truyền thông nhanh chống đến tất cả nhân viên, tuyệt đối không được để thông tin nhân viên nhận được từ kênh truyền thông khác.
• Xây dựng văn hóa khuyến khích tư duy sáng tạo, phát minh, sáng kiến trong doanh  nghiệp.
• Nên có chính sách khen thưởng kịp thời từ các cấp quản lý đối với sự tiến bộ của nhân viên.