Hướng dẫn cách tạo Dashboard trong Excel với 3 bước đơn giản

Dashboard là gì?

Dashboard là một dạng biểu thị trực quan của dữ liệu với thiết kế bắt mắt, dễ hiểu và ngắn gọn giúp người dùng dễ dàng trích xuất thông tin cần thiết. Dashboard có thể chứa số, bảng biểu và đồ thị. Đặc biệt, khi kết hợp các yếu tố trực quan với nhau, Dashboard sẽ trở thành công cụ vô cùng hữu ích trong việc làm phong phú thông tin truyền tải thông qua màu sắc, biểu đồ hoặc định dạng có điều kiện. Data Analyst là làm gì? Hiểu rõ hơn về DA sẽ giúp bạn tạo dashboard trong Excel nhanh chóng, dễ dàng hơn.

>>>Xem thêm: Đăng ký ngay khóa học dạy BA uy tín, chất lượng hiện nay.

Những lợi ích khi tạo Dashboard trong Excel

Hầu như trong bất kỳ ngành nghề, lĩnh vực nào cũng cần đến Dashboard, nó được xem là công cụ hỗ trợ doanh nghiệp cải thiện quy trình đưa ra quyết định, đồng thời thực hiện các phân tích dữ liệu phức tạp. Sau đây là một số lợi ích mà Dashboard mang lại cho các cá nhân và doanh nghiệp:

• Theo dõi chỉ số công việc (KPI).
• Thực hiện các phép tính toán và phân tích phức tạp dễ dàng, nhanh chóng.
• Thúc đẩy việc đưa ra các quyết định đúng đắn dựa trên dữ liệu thu thập.
• Chẩn đoán, điều tra và giải quyết các vấn đề kinh doanh của doanh nghiệp.
• Phát hiện xu hướng để thiết lập kế hoạch tiếp thị phù hợp, hiệu quả.

Xem thêm các bài viết khác:

• Customer Data Platform là gì? Nền tảng có giống CRM hay không?
• Mức lương Data Analyst là bao nhiêu?
• Những trường Đại học dạy Data Analyst chất lượng, uy tín.

Các yếu tố cần chuẩn bị trước khi tạo Dashboard

Để có một Dashboard mang lại giá trị, trước hết chúng ta cần thiết lập một chiến lược cụ thể, trong đó phải xác định được lý do tạo Dashboard là gì, xây dựng Dashboard cho ai, cách xây dựng Dashboard như thế nào,... Dưới đây là 5 yếu tố cần chuẩn bị trước khi tạo Dashboard trong Excel mà bạn cần lưu ý:

Mục đích

Việc xác định mục đích xây dựng Dashboard đóng vai trò rất quan trọng. Nó giúp cho người dùng doanh nghiệp hiểu được những thông tin quan trọng và cần thiết, điều này giúp tập trung vào việc thu thập và hiển thị dữ liệu hiệu quả. Ngoài ra, mục đích được xác định rõ ràng sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo sự nhất quán về thông tin và quy trình làm việc trong tổ chức, từ đó tiết kiệm thời gian và công sức của cả người dùng và người phát triển.

Đối tượng tiếp cận

Tiếp theo, bạn cần xác định đối tượng nào sẽ tiếp cận Dashboard và mục tiêu của họ là gì khi thấy bảng Dashboard. Việc biết và hiểu đối tượng mang lại rất nhiều lợi ích và giúp bạn đưa ra những câu trả lời chính xác cho các phần tiếp theo của bảng Dashboard.

Dữ liệu

Dữ liệu là một phần không thể thiếu khi xây dựng Dashboard, bạn cần phải xác định được nên sử dụng dữ liệu nào, dữ liệu có sẵn trong cơ sở dữ liệu hay tệp dữ liệu mà bạn chỉ cần nhập vào Excel. Bên cạnh đó, dữ liệu có cần được làm sạch hay chuyển đổi trước khi tạo Dashboard không cũng nên được lưu ý kỹ lưỡng, thông thường với những dữ liệu mới được trích xuất hoặc thu được từ cơ sở dữ liệu sẽ được người dùng tính toán để sẵn sàng sử dụng.

Hình thức trình bày

Để có thể trực quan hoá Dashboard giúp người dùng dễ hiểu và dễ nhìn, bạn hãy xác định bố cục cho trang Dashboard của mình. Sau đây là cách trình bày chuẩn cho từng yếu tố đã nêu trước đó:

• Mục tiêu: Bạn cần biết được nên tập trung vào những yếu tố gì trong quá trình thiết kế trang dashboard. Điều này bao gồm việc xác định các chỉ số, KPI, và thông tin cốt lõi cần phải hiển thị một cách rõ ràng trên trang dashboard.
• Đối tượng tiếp cận: Bạn cần đề xuất bố cục tối ưu nhất cho họ. Ví dụ, bạn có thể quyết định kết hợp nhiều bảng và trang tính chi tiết cho những người muốn xem thông tin chi tiết, cũng như tạo những hình ảnh nhanh chóng và thu hút.
• Dữ liệu: Hiểu rõ về dữ liệu cần thiết cho trang dashboard, bạn có thể xác định phương pháp nhập dữ liệu hiệu quả nhất và xem xét việc hiển thị khối lượng lớn dữ liệu trên trang dashboard, nếu cần.

Cách thức chia sẻ

Có rất nhiều cách thức để chia sẻ tệp Excel chứa Dashboard đến các đối tượng, chẳng hạn như đính kèm tệp vào email, lưu tệp vào danh mục OneDrive được chia sẻ hoặc xuất tệp sang định dạng PDF.

Lưu ý, ngoại trừ cách xuất sang PDF, các cách chia sẻ còn lại đều có khả năng chỉnh sửa tổng quan dữ liệu cho người nhận. Nếu bạn không muốn cho phép bất kỳ sự chỉnh sửa nào, bạn có thể bảo vệ workbook và áp dụng mật khẩu khóa các ô. Một cách khác là thiết lập workbook để chỉ cho phép mở ở chế độ chỉ đọc.

Nguyên tắc thiết kế Dashboard trong Excel

Khi tạo Dashboard trong Excel, có những nguyên tắc cơ bản mà bạn cần chú ý để đảm bảo truyền tải thông tin đến người xem một cách chính xác nhất:

• Đơn giản: Bạn nên chọn những loại biểu đồ đơn giản cho trang Dashboard, điều này giúp duy trì sự tập trung của người xem vào những thông tin quan trọng.
• Đừng lấp đầy mọi khoảng trống của trang Dashboard: Việc lấp đầy khoảng trống bằng các hình ảnh, dữ liệu sẽ khiến trang Dashboard trở nên khó nhìn và thông tin mà nó truyền tải đi không hiệu quả.
• Sử dụng màu sắc thông minh: Màu sắc nên được sử dụng một cách tiết chế và nên có ý nghĩa lý tưởng. Ví dụ, bạn có thể sử dụng một tập hợp màu cụ thể để biểu diễn các danh mục khác nhau cho tất cả hình ảnh của trang Dashboard.
• Sử dụng ngăn cố định: Giữa các bảng lớn nên được áp dụng ngăn cố định để nâng cao khả năng đọc cho người dùng bảng Dashboard.
• Tính nhất quán: Nếu bạn sử dụng một bộ màu cụ thể cho một trang Dashboard trong việc biểu diễn các giá trị dữ liệu, hãy đảm bảo bạn cũng sử dụng bộ màu này cho các trang Dashboard khác. Việc này sẽ giúp các trang Dashboard trông trực quan và dễ hiểu hơn.