Cách sử dụng Conditional Formatting trong Excel tô màu theo điều kiện

Conditional Formatting trong Excel là gì?

Conditional Formatting trong Excel hay định dạng có điều kiện trong Excel là tính năng cho phép người dùng áp dụng định dạng cụ thể cho các ô trong bảng tính để đáp ứng các tiêu chí nhất định. Các tiêu chí này bao gồm giá trị ô, màu ô, kiểu chữ,... Conditional Formatting có thể được áp dụng cho nhiều cột, ô, hàng hoặc toàn bộ trang tính, điều này phụ thuộc vào nhu cầu sử dụng của người dùng.

Sử dụng Conditional Formatting giúp nhấn mạnh các giá trị cao hoặc thấp, phát hiện các giá trị trùng lặp trong một phạm vi ô và thuận tiện theo dõi các thay đổi trong dữ liệu của người dùng. Nhìn chung, việc áp dụng định dạng có điều kiện là cách để người dùng cùng các thành viên trong nhóm dễ dàng cập nhật dữ liệu, chú ý đến các nhiệm vụ quan trọng, đồng thời nâng cao hiệu quả công việc, giảm thiểu thời gian thực hiện các thao tác thủ công và xác định xu hướng phù hợp.

>>>Xem thêm: Đăng ký ngay khóa học dạy BA uy tín, chất lượng hiện nay.

Các định dạng theo điều kiện có sẵn

Conditional Formatting được sử dụng dựa theo quy tắc áp dụng định dạng màu cho các ô trong bảng tính với tiêu chí cụ thể. Dưới đây là các định dạng có điều kiện cơ bản nhất được Excel cung cấp sẵn:

Highlight Cells Rules

Highlight Cells Rules là cách định dạng ô theo giá trị trong ô với giá trị thỏa mãn điều kiện có sẵn hoặc do người dùng tạo ra. Một số chức năng được thiết lập sẵn như sau:

• Greater Than: Định dạng ô có giá trị lớn hơn giá trị được chọn.
• Less Than: Định dạng ô có giá trị nhỏ hơn giá trị được chọn.
• Between: Định dạng các giá trị trong khoảng được chọn.
• Equal To: Định dạng ô chứa giá trị được chọn.
• Text That Contains: Định dạng ô chứa chữ được chọn.
• A Date Occurring: Định dạng ô chứa thời gian được người dùng tạo.
• Duplicate Values: Định các giá trị trùng nhau.

Top/Bottom Rules

Đây là phương thức định dạng các giá trị trong ô theo xếp hạng của một vùng dữ liệu được người dùng chọn. Các ô sẽ được định dạng theo những chức năng sau:

• Top 10 items: Ô chứa 10 giá trị lớn nhất.
• Top 10%: 10% ô có giá trị lớn nhất.
• Bottom 10 items: Ô chứa 10 giá trị nhỏ nhất.
• Bottom 10%: 10% ô có giá trị nhỏ nhất.
• Above Average: Ô chứa giá trị lớn hơn giá trị trung bình của vùng dữ liệu được chọn.
• Below Average: Ô chứa giá trị nhỏ hơn giá trị trung bình của vùng dữ liệu được chọn.

Data Bar

Data Bar là định dạng giúp người dùng có cái nhìn trực quan hơn bằng cách hiển thị mức độ lớn nhỏ của giá trị trong một vùng dữ liệu được chọn. Để thực hiện chức năng này, bạn chọn Conditional Formatting → Data Bars, sau đó chọn bảng màu phù hợp cho vùng dữ liệu của mình.

Color Scales

Color Scales là định dạng có chức năng phân biệt các ô của vùng dữ liệu nào đó dựa vào giá trị lớn nhỏ trong ô bằng cách sử dụng màu sắc.

Xem thêm cách sử dụng Solver trong Excel.

Icon Sets

Tương tự như Data Bar và Color Scales, Icon Sét là định dạng sử dụng các biểu tượng để phân nhóm các giá trị trong ô của một vùng dữ liệu bất kỳ.

Sau khi định dạng dữ liệu, các nhà phân tích bắt đầu chọn chart data để khi hoàn tất sẽ thực hiện biểu diễn dữ liệu.

Định dạng theo điều kiện riêng

Bên cạnh các định dạng sẵn có được giới thiệu bên trên thì Conditional Formatting còn hỗ trợ người dùng tự thiết lập quy tắc riêng cho định dạng điều kiện của mình. Đối với chức năng định dạng này, bạn tiến hành các bước như sau:

• Bước 1: Chọn vùng giá trị cần định dạng theo điều kiện.
• Bước 2: Tại tab Conditional Formatting trên thanh công cụ, chọn New Rule.
• Bước 3: Hộp thoại New Formatting Rule xuất hiện, bấm chọn một tùy chọn phù hợp với nhu cầu định dạng của bạn và sau đó chọn Format.
• Bước 4: Cuối cùng, chọn màu tại mục Fill trong hộp thoại Format Cells và kết thúc bằng cách nhấn OK.

Đọc thêm về Pivot Table Excel là gì? Giúp được gì sau khi thực hiện Conditional Formatting.