Kế hoạch tổ chức sự kiện gây ấn tượng xuất sắc với khách hàng

Những bước lập kế hoạch tổ chức sự kiện thành công

Lập kế hoạch tổ chức sự kiện là một quá trình thú vị. Ở cương vị này, bạn là người “vẽ” nên bức tranh toàn cảnh của sự kiện. Để kế hoạch tổ chức sự kiện thật sự hiệu quả, planner cần đáp ứng những yếu tố cơ bản như:

Mục tiêu của tổ chức sự kiện

Trước tiên, hãy xác định rõ mục tiêu chính của sự kiện. Bạn muốn ra mắt sản phẩm mới, tăng mức độ nhận diện thương hiệu, tương tác với khách hàng, v.v

Tệp khách hàng mục tiêu

Sự hiểu biết về đối tượng khách hàng mục tiêu đóng vai trò quan trọng trong sự kiện. Thông qua đó, planner sẽ biết cách xây dựng nội dung chương trình và lập kế hoạch tiếp cận phù hợp nhất.

Lên ý tưởng cho sự kiện

Sau khi đã xác định mục tiêu và khách hàng, bạn có thể nghĩ về ý tưởng, chủ đề cho sự kiện. Bạn có thể diễn tả qua những tính từ như “hiện đại” hay “sang trọng” hoặc thậm chí là “thế giới thần tiên”.

Thời gian và địa điểm

Lựa chọn thời gian và địa điểm tổ chức sự kiện là bước quan trọng. Nếu sự kiện diễn ra ngoài trời, bạn cần xem xét các kế hoạch dự phòng về thời tiết. Đồng thời, cần tham khảo xem có bất kỳ sự kiện nào khác diễn ra vào thời điểm đó không, các dịp lễ có bị trùng không.

Dự trù kinh phí

Khi hoàn thành nội dung sự kiện, bạn cần dự trù kinh phí cẩn thận để tránh phát sinh những chi phí không mong muốn hoặc để tăng giảm ngân sách nếu cần

Đối tác và nhà tài trợ

Sự kiện là một cơ hội hợp tác với những đối tác và nhà tài trợ có cùng chí hướng. Đối với những sự kiện có quy mô lớn, những đối tượng này sẽ hỗ trợ bạn rất nhiều về chi phí hoặc thiết bị. Với những đối tác và nhà tài trợ có tầm ảnh hưởng, sự hợp tác này sẽ giúp thúc đẩy truyền thông cho sự kiện.

Marketing trong tổ chức sự kiện

Trong kế hoạch tổ chức sự kiện, bạn cần có kế hoạch truyền thông, chiến lược marketing tổng thể để thu hút công chúng đến trải nghiệm sự kiện. Mạng xã hội, email marketing hoặc bất kỳ công cụ nào phù hợp với tệp khách hàng đều có thể sử dụng.

Xem thêm: Dịch vụ Marketing tổng thể hỗ trợ Marketing cho sự kiện của doanh nghiệp

Nội dung chính/ kịch bản của sự kiện

Ở bước này, bạn cần lên nội dung chi tiết cho sự kiện. Các hoạt động nào sẽ diễn ra, ai là người dẫn chương trình, ai là khách mời, trang trí không gian ra sao, mọi thứ diễn ra vào thời điểm nào, ai là người phụ trách và những vấn đề liên quan. 

Quản lý rủi ro

Ở giai đoạn này, hãy xem xét và rà soát cẩn thận kế hoạch của mình. Bên cạnh đó, bạn phải lường trước những trường hợp bất ngờ nào có khả năng xảy ra và phương án khắc phục hợp lý.

Thi công và tổng duyệt

Đây là khâu quan trọng nhất, khâu “hô biến” ý tưởng thành hiện thực. Người lập kế hoạch tổ chức sự kiện phải theo sát khâu này để đảm bảo mọi thứ được dàn dựng đúng kế hoạch. Sau khi trang trí địa điểm, set up các trang thiết bị, tất cả ban tổ chức cần tổng duyệt chương trình và điều chỉnh kịp thời nếu cần thiết. 

Tùy vào quy mô, lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp, mục tiêu của sự kiện sẽ có những thay đổi cần thiết để cá nhân hóa hơn. Trên đây chỉ là những bước cơ bản nhất mà ban tổ chức cần phải hoàn thiện cho bất kỳ sự kiện nào.

CÁC BÀI VIẾT LIÊN QUAN:

• Cách xác định khách hàng mục tiêu cho doanh nghiệp vừa và nhỏ
• Chiến lược marketing cho app hiệu quả x3 doanh thu
• Cách quảng cáo sản phẩm mới hiệu quả nhất
• Cách bán hàng cho doanh nghiệp

Lưu ý khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện tránh thiếu sót

Để đảm bảo kế hoạch tổ chức sự kiện được hoàn thiện và thực tế nhất, bạn cần chú ý một số yếu tố quan trọng như:

• Kỹ thuật: Hãy đảm bảo bạn có đội hỗ trợ kỹ thuật trong suốt sự kiện. Các vấn đề kỹ thuật có thể liên quan đến sân khấu, thiết bị âm thanh, màn hình LED, loa, ánh sáng, điện và những khía cạnh khác.
• An toàn: Sự kiện bắt buộc tuân thủ các quy định về an toàn, phòng cháy chữa cháy. Hãy chuẩn bị kế hoạch sơ tán hoặc cứu hộ trong trường hợp xấu nhất.
• Phản hồi từ khách: Đừng quên lấy ý kiến phản hồi của khách hàng để đánh giá sự kiện và điều chỉnh cho sự kiện sau này. Bạn có thể thăm dò về thái độ, ý kiến của khách trong hoặc sau sự kiện.