7 phương pháp xác định yêu cầu người dùng hiệu quả

Những cách xác định yêu cầu người dùng

Phương pháp phỏng vấn

Phỏng vấn là phương pháp xác định yêu cầu người dùng phổ biến, hiệu quả. Phỏng vấn là một quy trình tương tác trực tiếp giữa nhà phân tích và người dùng để thu thập thông tin chi tiết về yêu cầu, mong muốn và đánh giá. Từ đó, Business Analyst (viết tắt BA) sẽ hiểu rõ hơn về nhu cầu thực sự của người dùng, tạo ra sự kết nối giữa nhà phân tích và cộng đồng người sử dụng, đồng thời cung cấp thông tin chính xác và chi tiết để hướng dẫn quá trình phát triển sản phẩm.

Ưu điểm:
Thông qua tương tác trực tiếp, BA có thể hiểu rõ hơn về cảm xúc, nhu cầu cụ thể và bối cảnh sử dụng sản phẩm của người dùng. Từ đó, BA sẽ kết nối với khách hàng và tăng khả năng đáp ứng chính xác từ phía sản phẩm.

Nhược điểm:
Tuy nhiên, yếu tố thời gian và chi phí sẽ là một thách thức của phương pháp này, đặc biệt đối với những dự án có quy mô lớn hoặc khi cần phải tương tác với một lượng lớn người dùng. Ngoài ra, sự chênh lệch thông tin từ phía người dùng cũng có thể xảy ra, khiến cho dữ liệu thu thập không phản ánh chính xác ý kiến của toàn bộ đối tượng mục tiêu.

XEM THÊM CÁC BÀI VIẾT LIÊN QUAN:

• Các nhóm kiến thức của Business Analyst bạn cần biết
• Các thuật ngữ của ngành BA
• Cách viết đặc tả yêu cầu phần mềm

Nhóm thảo luận

Đây là phương pháp xác định yêu cầu người dùng thông qua việc tạo ra môi trường thảo luận và trao đổi ý kiến giữa các thành viên nhóm người dùng có liên quan. Đây là một để thu thập ý kiến đa dạng và phản hồi tổng quan về sản phẩm hoặc dự án.

Ưu điểm:
Phương pháp này tạo ra một không gian thảo luận sôi nổi, khuyến khích sự tương tác giữa các thành viên nhóm. Từ đó, BA có thể biết được đa dạng các quan điểm, đánh giá và tạo điều kiện cho sự sáng tạo bằng cách kết hợp các ý kiến khác nhau. Focus Group cũng là cơ hội để nhóm người dùng thấy mình được lắng nghe và tham gia vào quá trình đưa ra quyết định.

Nhược điểm:
Mặc dù mang lại nhiều lợi ích, phương pháp nhóm thảo luận cũng có nhược điểm. Trong quá trình áp dụng focus group, có thể sẽ xuất hiện sự chi phối bởi ý kiến của một số người trong nhóm, khiến cho một số quan điểm của người khác không được thể hiện. Từ đó, hình thức này đặt ra thách thức cho BA trong việc đảm bảo tính đại diện của tất cả người dùng, đặc biệt là khi nhóm quá lớn hoặc đa dạng.

Ví dụ: Một công ty công nghệ X đang phát triển ứng dụng mới dành cho người khiếm thị. Công ty này tiến hành tổ chức một nhóm thảo luận để thu thập phản hồi từ người dùng. Trong nhóm thảo luận, có A là một người khiếm thị rất có kinh nghiệm trong việc sử dụng công nghệ. A đã phát biểu rất nhiều và đưa ra các ý kiến đóng góp hữu ích. Tuy nhiên, một số người tham gia khác, những người có kinh nghiệm sử dụng công nghệ ít hơn cảm thấy ngại ngần tham gia thảo luận vì họ không muốn bị coi là thiếu hiểu biết.

Phương pháp khảo sát người dùng

Phương pháp xác định yêu cầu người dùng này là một cách hiệu quả để thu thập ý kiến lớn số người dùng nhanh chóng và thuận tiện. 

Cách thực hiện: Thông qua phiếu khảo sát và bảng câu hỏi

• Phiếu khảo sát: Thu thập thông tin bằng cách đặt câu hỏi cho người tham gia và yêu cầu họ trả lời chi tiết. Phiếu khảo sát thường được phát cho nhóm nhiều người. 
• Bảng câu hỏi: Đây là một cách tiếp cận tương tự, khi đó, BA hoặc nhóm nghiên cứu sẽ chuẩn bị các câu hỏi để hỏi người dùng về ý kiến, nhận định cụ thể

Ưu điểm:
Phương pháp này mang lại lợi ích rõ ràng khi muốn thu thập ý kiến từ lượng lớn người dùng. Tính năng ẩn danh trong quá trình khảo sát giúp người dùng cảm thấy thoải mái để chia sẻ ý kiến hơn. Đồng thời, quy trình này diễn ra nhanh chóng và tiết kiệm chi phí so với các phương pháp tương tác trực tiếp.

Nhược điểm:
Tuy nhiên, nhược điểm của phương pháp này là hạn chế trong việc hiểu rõ ngữ cảnh. Nghĩa là câu hỏi có thể được hiểu theo những cách khác nhau tùy thuộc vào ngữ cảnh và trải nghiệm cá nhân của từng người dùng. Đôi khi, người dùng cũng không hiểu rõ ý của câu hỏi dẫn đến trả lời không chính xác.

BA quan sát người dùng

Phương pháp xác định yêu cầu người dùng này là một cách tiếp cận để hiểu rõ hành vi và nhu cầu của người dùng trong thực tế. 

Ưu điểm:
Phương pháp này cung cấp “review” chân thực về cách người dùng tương tác với sản phẩm/ dịch vụ. Bằng cách quan sát trực tiếp, BA có thể thu thập dữ liệu chính xác và khám phá thêm các biểu hiện tự nhiên của người dùng. Từ đó, BA có thể biết được những khía cạnh khó bắt gặp qua các phương pháp khác. 

Nhược điểm:
Tuy nhiên, nhược điểm lớn nhất của phương pháp này là đòi hỏi thời gian và sự chú ý đặc biệt từ phía người quan sát. Hơn nữa, sự xuất hiện của BA có thể thay đổi hành vi tự nhiên của người dùng làm giảm độ chân thực của dữ liệu thu thập.

Lập lược đồ người dùng

Phương pháp User Story Mapping sẽ tạo ra biểu đồ trực quan về các hoạt động và nhu cầu của người dùng trong hệ thống. 

Ưu điểm:
Phương pháp xác định yêu cầu người dùng này cung cấp góc nhìn tổng thể về các yếu tố quan trọng của người dùng trong hệ thống. Bằng cách sắp xếp các user stories theo chiều dọc và ngang, BA có thể hiểu rõ hơn về quy trình làm việc, sự ưu tiên và mối quan hệ giữa các phần khác nhau của sản phẩm.

Nhược điểm:
Tuy nhiên, nhược điểm của phương pháp này là yêu cầu sự chú ý đặc biệt của BA để xây dựng và duy trì. Việc duy trì sự đồng bộ và cập nhật các user stories có thể trở nên phức tạp khi sản phẩm phát triển và yêu cầu của người dùng thay đổi.

Use case analysis

Phương pháp xác định yêu cầu người dùng này sẽ tập trung vào các tình huống sử dụng cụ thể để hiểu rõ yêu cầu của người dùng.

Ưu điểm:
Phương pháp này giúp BA xác định rõ ràng và chi tiết về cách người dùng tương tác với hệ thống. Việc xây dựng các use case giúp nhóm phân tích và phát triển có cái nhìn chi tiết và cụ thể về những yêu cầu cụ thể, làm cơ sở để xây dựng và kiểm thử hệ thống.

Nhược điểm:
Tuy nhiên, nhược điểm của phương pháp này là sự phức tạp, đặc biệt là đối với các dự án lớn. Việc quản lý và duy trì một lượng lớn các use case có thể đòi hỏi sự quản lý kỹ lưỡng và tốn nhiều thời gian. Ngoài ra, đối với những dự án đòi hỏi sự linh hoạt và thay đổi thường xuyên, việc duy trì sự đồng bộ giữa các use case sẽ là một thách thức.

Áp dụng nguyên tắc MVP

Đây là một phương pháp tập trung vào việc xây dựng sản phẩm tối thiểu để thu thập phản hồi người dùng.

Ưu điểm:
Phương pháp MVP giúp BA tập trung vào việc phát triển các tính năng cơ bản nhất để có một phiên bản sản phẩm hoạt động và triển khai cho người dùng sớm nhất. Quá trình này hỗ trợ việc thu thập phản hồi từ người dùng thực tế về cách họ tương tác với sản phẩm. Phương pháp này cũng giúp giảm rủi ro và chi phí phát triển bằng cách tập trung vào những tính năng quan trọng nhất.

Nhược điểm:
Tuy nhiên, nhược điểm của phương pháp này là đôi khi có thể đòi hỏi sự đầu tư lớn trước khi có một phiên bản sản phẩm chất lượng. Việc xây dựng một sản phẩm beta vẫn đòi hỏi tài nguyên và thời gian, áp lực từ người quản lý hoặc nhóm đầu tư.

>>>ĐĂNG KÝ THAM GIA KHÓA HỌC BA CÙNG CÁC CHUYÊN GIA ĐỂ NHẬN NHIỀU ƯU ĐÃI !!!

Áp dụng các phương pháp xác định yêu cầu người dùng phù hợp sẽ giúp dự án của bạn phát triển đúng hướng và thành công. Ngược lại, nếu chọn sai cách khai thác yêu cầu người dùng, BA sẽ kéo dự án thất bại và mất khách hàng. Vì vậy, để đảm bảo sự lựa chọn của mình là đúng, giảm thiểu rủi ro, bạn nên tư vấn 1:1 với các chuyên gia hàng đầu về BA tại ứng dụng Askany nhé!