Quy trình nghiệp vụ (Business Process Management) BA làm gì ở trong đó?

Quy trình nghiệp vụ (Business Process Management) BA làm gì ở trong đó?

07/03/2024

446

0

Chia sẻ lên Facebook
Quy trình nghiệp vụ (Business Process Management) BA làm gì ở trong đó?

Quy trình nghiệp vụ (Business Process Management) là một phương pháp tổng quan giúp BA định hình cách doanh nghiệp xây dựng và triển khai các quy trình làm việc. Bài viết này của Topchuyengia sẽ giới thiệu đến bạn khái niệm quy trình nghiệp vụ, vai trò của quy trình này và các bước triển khai Business Process Management.

 

Quy trình nghiệp vụ (Business Process Management) đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa hiệu suất làm việc. Vì vậy, nếu bạn cần cập nhật những kiến thức chất lượng, kinh nghiệm thực tế để quản lý quy trình nghiệp vụ thì hãy liên hệ tư vấn 1:1 với các chuyên gia BA uy tín tại nền tảng Askany nhé!

Quy trình nghiệp vụ (Business Process Management) là gì?

quy trình nghiệp vụ (Business Process Management)
Giải thích quy trình nghiệp vụ (Business Process Management) là gì

Theo Topchuyengia, quy trình nghiệp vụ (Business Process Management) là phương pháp toàn diện để đo lường, phân tích, thiết kế, triển khai, quản lý và tối ưu hóa các quy trình trong doanh nghiệp. Trong lĩnh vực phân tích kinh doanh, quy trình nghiệp vụ là một công cụ giúp Business Analyst hiểu rõ hơn về các quy trình kinh doanh của doanh nghiệp.

 

Ví dụ: Công ty X bán lẻ muốn cải thiện quy trình đặt hàng nên đã giao nhiệm vụ này cho BA. Sử dụng kỹ thuật quy trình nghiệp vụ, BA đã nghiên cứu quy trình hiện tại và thu thập dữ liệu. Từ đó, BA xác định vấn đề là thời gian xử lý đơn hàng quá mất thời gian. Vì vậy, BA đề xuất sử dụng hệ thống đặt hàng mới, tự động hóa các bước trong quy trình và thay đổi những quy tắc kinh doanh không cần thiết. Công ty X triển khai những thay đổi này và đã thành công giảm thời gian xử lý đơn hàng từ 3 ngày xuống còn 1 ngày.

 

>>>Đăng ký tham gia khóa học BA cùng các chuyên gia uy tín tại Askany, cam kết có việc làm sau khi hoàn thành khóa học

Lợi ích của việc xây dựng Quy trình nghiệp vụ

quy trình nghiệp vụ (Business Process Management)
Vai trò của quy trình nghiệp vụ

Quy trình Nghiệp vụ (Business Process Management) giống như "kim chỉ nam" dẫn dắt doanh nghiệp đến thành công. Dưới đây là một số lợi ích cụ thể mà nó mang lại:

Nâng cao hiệu quả hoạt động

Thay vì phải mò mẫm loay hoay trong mớ hỗn độn công việc, có một quy trình nghiệp vụ sẽ vạch ra lộ trình rõ ràng, giúp mọi người thực hiện công việc nhanh chóng, chính xác và thống nhất. Nhờ vậy, năng suất lao động cũng tăng theo, thời gian lãng phí không còn nhiều và doanh nghiệp tiết kiệm được nguồn lực đáng kể. Ví dụ, một công ty áp dụng quy trình xử lý đơn hàng đã giảm thời gian xử lý trung bình từ 5 ngày xuống còn 2 ngày, tăng doanh thu lên 20%.

Đảm bảo tính nhất quán và chuẩn hóa

Nhờ Quy trình Nghiệp vụ (Business Process Management), mọi khâu trong hoạt động của doanh nghiệp được thực hiện theo một khuôn khổ chung, đảm bảo chất lượng sản phẩm/dịch vụ đồng đều. Khách hàng sẽ luôn nhận được trải nghiệm tốt nhất, bất kể là họ đang tương tác với bộ phận nào. Ví dụ, một chuỗi nhà hàng áp dụng quy trình phục vụ khách hàng đã nhận được phản hồi tích cực từ 95% khách hàng về sự chuyên nghiệp và chu đáo của mình.

Cải thiện chất lượng sản phẩm/dịch vụ

Quy trình nghiệp vụ giúp kiểm soát chặt chẽ chất lượng, loại bỏ sai sót, rủi ro, mang đến cho khách hàng những sản phẩm/dịch vụ hoàn hảo nhất. Ví dụ: một công ty sản xuất phần mềm đã áp dụng quy trình kiểm tra chất lượng giúp giảm tỷ lệ lỗi phần mềm xuống 0,1% và tăng sự hài lòng và tin cậy của khách hàng của mình.

Kiểm soát rủi ro và sai sót

Quy trình nghiệp vụ của BA giúp xác định rõ ràng các điểm rủi ro để có thể đưa ra các biện pháp phòng ngừa hiệu quả nhằm giảm thiểu thiệt hại cho doanh nghiệp. Với những lợi ích to lớn như vậy, việc xây dựng quy trình kinh doanh do BA thực hiện chính là “bước đi chiến lược” giúp doanh nghiệp bứt phá và đạt được thành công.

5 bước của quy trình nghiệp vụ dành cho Business Analyst

quy trình nghiệp vụ (Business Process Management)
5 bước của quy trình nghiệp vụ

Quy trình nghiệp vụ (Business Process Management) của BA gồm 5 bước như sau:

Bước 1: Thiết kế

các bước tạo quy trình nghiệp vụ
Thiết kế là bước đầu tiên trong quy trình nghiệp vụ dành cho BA

Thiết kế là bước đầu tiên trong quy trình nghiệp vụ dành cho BA. Quy trình sẽ được thiết kế thông qua việc xây dựng biểu mẫu để thu thập dữ liệu và xác định người nào sẽ thực hiện từng nhiệm vụ trong quy trình công việc. Đây là một giai đoạn để đảm bảo sự rõ ràng và hiệu quả của quy trình.

 

Ngoài ra, ở bước thiết kế này BA cần phải tìm hiểu sâu về cách viết user story của khách hàng để từ đó có thể xây dựng thiết kế sản phẩm một cách hoàn chỉnh nhất.

Bước 2: Mô hình hóa

Bước tiếp theo trong quy trình nghiệp vụ (Business Process Management) chính là mô hình hóa. Bước này sẽ thể hiện quy trình theo bố cục trực quan hơn. Đồng thời, BA cũng sẽ chỉnh sửa các chi tiết như thời gian, điều kiện để tạo nên hình ảnh rõ ràng về chuỗi sự kiện và các luồng dữ liệu trong suốt quá trình. Bước mô hình hóa sẽ giúp BA tạo nên góc nhìn vừa toàn diện, vừa chi tiết về quy trình nghiệp vụ.

 

Tham khảo các công cụ vẽ BPMN dành cho BA dễ sử dụng nhất, giúp BA hoàn thành tốt công việc được giao.

Bước 3: Triển khai

Trong bước triển khai, quy trình nghiệp vụ (Business Process Management) sẽ được kiểm tra thông qua việc thử nghiệm trên quy mô nhỏ trước khi ra mắt với cộng đồng người dùng. Bước này giúp đảm bảo tính ổn định và hiệu quả của quy trình.

 

Trong bước triển khai này, BA cần tìm hiểu thêm về các công cụ dành cho BA để từ đó BA có thể dễ dàng thao tác và hoàn thành công việc nhanh hơn.

Bước 4: Theo dõi, giám sát

Bước giám sát tập trung vào việc theo dõi và đánh giá quá trình quy trình làm việc. Để thực hiện theo dõi, BA có thể sử dụng các phương pháp đo lường phù hợp để xác định tiến độ, đo lường hiệu quả và xác định vị trí quy trình bị nghẽn. Quá trình này sẽ giúp BA duy trì và cải thiện liên tục hiệu suất của quy trình nghiệp vụ (Business Process Management).

Bước 5: Tối ưu hóa

Bước cuối cùng trong quy trình nghiệp vụ (Business Process Management) là tối ưu hóa. Mục tiêu của bước này chính là tìm ra các thay đổi cần thiết đối với quy trình làm việc và cải thiện nếu cần thiết. Các thay đổi này cần thiết để đảm bảo rằng quy trình luôn hoạt động hiệu quả nhất.

 

Quy trình nghiệp vụ (Business Process Management) không chỉ giúp BA hiểu rõ về doanh nghiệp mà còn đề xuất được những giải pháp để tối ưu hóa quy trình làm việc, mang đến trải nghiệm tích cực cho nhân viên, cho người sử dụng sản phẩm. Từ đó, doanh nghiệp sẽ nổi bật và tăng tính cạnh tranh trên thị trường hơn. Nếu bạn còn nhiều thắc mắc về quy trình nghiệp vụ hoặc cách triển khai quy trình thì hãy thử trò chuyện 1:1 từ xa với các chuyên gia uy tín trong lĩnh vực tại ứng dụng Askany nhé!

Tôi là Tô Lãm với hơn 4 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực IT, Business Analyst, Data Analyst, Tracking,... cho rất nhiều doanh nghiệp SME. Tôi tốt nghiệp trường Công nghệ Thông tin cùng với kỹ năng và kiến thức trau dồi của mình, tôi mong muốn được chia sẻ các thông tin hữu ích dến với người đọc thông qua các bài viết trên Topchuyengia, mọi người hãy follow mình nhé.

Kinh nghiệm thực tế

Tư vấn 1:1

Uy tín

Đây là 3 tiêu chí mà TOPCHUYENGIA luôn muốn hướng tới để đem lại những thông tin hữu ích cho cộng đồng