Quy trình nghiệp vụ (Business Process Management) BA làm gì ở trong đó?

Quy trình nghiệp vụ (Business Process Management) là gì?

Theo Topchuyengia, quy trình nghiệp vụ (Business Process Management) là phương pháp toàn diện để đo lường, phân tích, thiết kế, triển khai, quản lý và tối ưu hóa các quy trình trong doanh nghiệp. Trong lĩnh vực phân tích kinh doanh, quy trình nghiệp vụ là một công cụ giúp Business Analyst hiểu rõ hơn về các quy trình kinh doanh của doanh nghiệp.

Ví dụ: Công ty X bán lẻ muốn cải thiện quy trình đặt hàng nên đã giao nhiệm vụ này cho BA. Sử dụng kỹ thuật quy trình nghiệp vụ, BA đã nghiên cứu quy trình hiện tại và thu thập dữ liệu. Từ đó, BA xác định vấn đề là thời gian xử lý đơn hàng quá mất thời gian. Vì vậy, BA đề xuất sử dụng hệ thống đặt hàng mới, tự động hóa các bước trong quy trình và thay đổi những quy tắc kinh doanh không cần thiết. Công ty X triển khai những thay đổi này và đã thành công giảm thời gian xử lý đơn hàng từ 3 ngày xuống còn 1 ngày.

>>>Đăng ký tham gia khóa học BA cùng các chuyên gia uy tín tại Askany, cam kết có việc làm sau khi hoàn thành khóa học

Lợi ích của việc xây dựng Quy trình nghiệp vụ

Quy trình Nghiệp vụ (Business Process Management) giống như "kim chỉ nam" dẫn dắt doanh nghiệp đến thành công. Dưới đây là một số lợi ích cụ thể mà nó mang lại:

Nâng cao hiệu quả hoạt động

Thay vì phải mò mẫm loay hoay trong mớ hỗn độn công việc, có một quy trình nghiệp vụ sẽ vạch ra lộ trình rõ ràng, giúp mọi người thực hiện công việc nhanh chóng, chính xác và thống nhất. Nhờ vậy, năng suất lao động cũng tăng theo, thời gian lãng phí không còn nhiều và doanh nghiệp tiết kiệm được nguồn lực đáng kể. Ví dụ, một công ty áp dụng quy trình xử lý đơn hàng đã giảm thời gian xử lý trung bình từ 5 ngày xuống còn 2 ngày, tăng doanh thu lên 20%.

Đảm bảo tính nhất quán và chuẩn hóa

Nhờ Quy trình Nghiệp vụ (Business Process Management), mọi khâu trong hoạt động của doanh nghiệp được thực hiện theo một khuôn khổ chung, đảm bảo chất lượng sản phẩm/dịch vụ đồng đều. Khách hàng sẽ luôn nhận được trải nghiệm tốt nhất, bất kể là họ đang tương tác với bộ phận nào. Ví dụ, một chuỗi nhà hàng áp dụng quy trình phục vụ khách hàng đã nhận được phản hồi tích cực từ 95% khách hàng về sự chuyên nghiệp và chu đáo của mình.

Cải thiện chất lượng sản phẩm/dịch vụ

Quy trình nghiệp vụ giúp kiểm soát chặt chẽ chất lượng, loại bỏ sai sót, rủi ro, mang đến cho khách hàng những sản phẩm/dịch vụ hoàn hảo nhất. Ví dụ: một công ty sản xuất phần mềm đã áp dụng quy trình kiểm tra chất lượng giúp giảm tỷ lệ lỗi phần mềm xuống 0,1% và tăng sự hài lòng và tin cậy của khách hàng của mình.

Kiểm soát rủi ro và sai sót

Quy trình nghiệp vụ của BA giúp xác định rõ ràng các điểm rủi ro để có thể đưa ra các biện pháp phòng ngừa hiệu quả nhằm giảm thiểu thiệt hại cho doanh nghiệp. Với những lợi ích to lớn như vậy, việc xây dựng quy trình kinh doanh do BA thực hiện chính là “bước đi chiến lược” giúp doanh nghiệp bứt phá và đạt được thành công.