Root Cause là gì? Các bước phân tích nguyên nhân gốc (RCA) cực hay

Root Cause là gì? Các bước phân tích nguyên nhân gốc (RCA) cực hay

07/03/2024

456

0

Chia sẻ lên Facebook
Root Cause là gì? Các bước phân tích nguyên nhân gốc (RCA) cực hay

Root Cause là gì? Kỹ thuật phân tích nguyên nhân gốc rễ (Root Cause Analysis – RCA) được tiến hành ra sao? Đối với bất cứ ai đang làm việc trong lĩnh vực CNTT, việc áp dụng kỹ thuật RCA để phân tích và tìm ra nguyên nhân gốc rễ không phải là chuyện dễ dàng. Nếu bạn đang còn mơ hồ về Root Cause, hãy đọc bài viết dưới đây, Topchuyengia sẽ sẽ giúp bạn hiểu đúng và áp dụng chúng để nâng cao hiệu quả trong công việc.
 

Nếu bạn muốn được tư vấn kỹ thuật biểu đồ xương cá (Fishbone Daigram) và phương pháp đặt 5 câu hỏi tại sao (Five Whys) để tìm ra Root Cause cho vấn đề của mình. Hãy gửi yêu cầu, chuyên gia của Askany sẽ phản hồi bạn trong thời gian sớm nhất.

Root Cause là gì?

Root Cause là gì
Root Cause là gì?

Root Cause là gì? Theo Topchuyengia, Root Cause hay Root Cause Analysis (RCA – Phân tích nguyên nhân gốc rễ) là quá trình tìm hiểu nguyên nhân của một vấn đề và giải quyết nó. Quá trình xác định Root Cause giúp Business Analyst khắc phục những sự cố cơ bản và quản lý rủi ro bắt nguồn từ nguyên nhân gốc rễ đó. 

 

Thông thường, trong các dự án phát triển phần mềm thì Root Cause được sử dụng để xác định nguyên nhân gốc rễ của các vấn đề liên quan đến hệ thống thông tin như:

  • Các lỗi, sự cố trong hệ thống
  • Các yêu cầu không đáp ứng được nhu cầu của người dùng
  • Các vấn đề về hiệu suất, khả năng mở rộng của hệ thống

 

Ví dụ: Một hệ thống thông tin O có lỗi làm cho người dùng không thể đăng nhập. Trong quá trình phân tích Root Cause, BA phát hiện nguyên nhân của lỗi là do cấu hình cơ sở dữ liệu không chính xác. Từ đó, BA để xuất giải pháp là sửa đổi cấu hình cơ sở dữ liệu.

XEM THÊM:

Tại sao cần phải xác định Root cause?

Root Cause là gì
Đặc điểm của Root Cause

Mục tiêu chính của phương pháp phân tích nguyên nhân và hậu quả (RCA) là tìm ra nguyên nhân cốt lõi của một vấn đề hoặc sự cố nào đó. Rồi từ đó, đề xuất các biện pháp khắc phục hiệu quả và ngăn ngừa vấn đề tái diễn trong tương lai.

Phát hiện nguyên nhân cốt lõi, tránh tái diễn

Chỉ khi bạn giải quyết được nguyên nhân gốc rễ, vấn đề mới được giải quyết triệt để và ngăn chặn được sự lặp lại trong tương lai. Ví dụ, nếu một công ty gặp vấn đề về tỷ lệ lỗi sản phẩm cao, việc chỉ sửa chữa những sản phẩm lỗi không thể giải quyết vấn đề. Họ cần phải xác định nguyên nhân từ tận gốc rễ, ví dụ như quy trình sản xuất sai sót, nguyên vật liệu đầu vào kém chất lượng, hoặc đào tạo nhân viên chưa đủ tay nghề.., để có biện pháp khắc phục hiệu quả và tránh tái diễn.

Đưa ra cách khắc phục

Nhờ hiểu rõ nguyên nhân, ta có thể đưa ra giải pháp phù hợp, tiết kiệm chi phí, thời gian và công sức cho tổ chức. Giải pháp dựa trên Root Cause sẽ mang lại hiệu quả lâu dài, giảm thiểu nguy cơ tái phát vấn đề.

Cải thiện năng suất

Việc giải quyết các vấn đề từ gốc rễ giúp loại bỏ những rào cản, tăng hiệu quả hoạt động và năng suất trong công việc. Ví dụ, nếu Root Cause của việc trì trệ dự án là do thiếu hụt nguồn lực, doanh nghiệp cần có những biện pháp bổ sung thêm nguồn lực để dự án được tiến hành suôn sẻ.

Tìm hiểu thêm: Tổng hợp kiến thức của BA từ cơ bản đến nâng cao

Lợi ích khi sử dụng Root Cause

Root Cause là gì
Lợi ích khi sử dụng Root Cause

Tiết kiệm thời gian và chi phí

Phương pháp phân tích nguyên nhân gốc rễ cũng giúp BA tiết kiệm thời gian và chi phí cho dự án. BA có thể loại bỏ được các giải pháp tạm thời, tốn kém nhưng không hiệu quả. Thay vì loay hoay với các giải pháp tạm thời, tốn kém và không hiệu quả, Root Cause giúp xác định chính xác nguyên nhân gốc rễ, từ đó giải quyết vấn đề một cách triệt để, tránh tái diễn. Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể gia tăng hiệu quả hoạt động và năng suất, tiết kiệm được nguồn lực đáng kể.

Nâng cao văn hóa doanh nghiệp

Phương pháp Root Cause này còn  còn này khuyến khích tinh thần học hỏi, tìm tòi và sáng tạo của các chuyên gia phân tích dữ liệu. Nó giúp tăng cường sự hợp tác và giao tiếp giữa các bộ phận với nhau, tạo ra môi trường làm việc chuyên nghiệp và hiệu quả hơn. Root Cause là phương pháp tạo ra môi trường làm việc cởi mở, khuyến khích nhân viên chia sẻ ý kiến và đề xuất giải pháp cùng nhau.

Nhanh chóng xử lý vấn đề

Xử lý vấn đề nhanh chóng là một lợi ích nổi bật của việc áp dụng Root Cause trong dự án. Bằng cách này, BA có thể nhanh chóng phát hiện và khắc phục các nguyên nhân gây ra lỗ hổng trong chuỗi hoạt động.

Tính đa năng

Với tính đa năng, phương pháp Root Cause có khả năng phân tích nhiều khía cạnh khác nhau trong dự án. Từ việc kiểm soát chất lượng, phân tích lỗi trong bảo trì, phân tích quy trình hệ thống, rủi ro và quản lý sự thay đổi đều có thể được thực hiện toàn diện và đồng nhất. Phương pháp này mang lại sự linh hoạt và khả năng đa nhiệm, giúp BA duy trì hoạt động hiệu quả và dễ dàng thích ứng với mọi thách thức.

Các bước thực hiện phân tích nguyên nhân gốc (RCA)

Root Cause là gì
5 bước hướng dẫn thực hiện Root Cause

Sau khi đã hiểu Root Cause là gì, chúng ta sẽ khám phá các bước để tìm ra Root Cause. Có 5 bước cơ bản để Business Analyst xác định Root Cause trong dự án của mình:

Xác định vấn đề cần phân tích (Define the Problem)

Bước đầu tiên trong quá trình xác định Root Cause chính là xác định vấn đề cần phân tích. BA có thể thu thập phản hồi từ người dùng, quan sát các báo cáo lỗi hoặc dựa trên những số liệu thống kê liên quan đến hiệu suất của hệ thống. Cụ thể hơn:

  • Phản hồi từ người dùng sẽ cung cấp cho BA góc nhìn chi tiết về những vấn đề mà user gặp phải trong quá trình sử dụng sản phẩm.
  • Các báo cáo lỗi sẽ cung cấp thông tin cho BA về các sự cố cụ thể đã xảy ra và có thể liên quan đến giao diện người dùng, tính năng cụ thể hoặc hiệu suất của hệ thống.
  • Số liệu thống kê về hiệu suất có thể giúp BA xác định những số liệu bất thường như tăng tỷ lệ lỗi, giảm hiệu suất hoặc các biểu đồ không đồng đều.

Thông qua bước này, BA sẽ có một cơ sở thông tin chắc chắn để tiếp tục tiến hành các bước tiếp theo trong quy trình phân tích Root Cause.

Thu thập thông tin cần thiết (Collect Data)

Sau khi xác định vấn đề, BA cần thu thập thông tin về vấn đề đó từ nhiều nguồn khác nhau như: 

  • Người dùng: Một trong những nguồn thông tin quan trọng nhất là từ người dùng trực tiếp sử dụng sản phẩm. Thông qua trò chuyện, khảo sát, hoặc đánh giá trực tuyến, BA có thể thu thập phản hồi của người dùng. Ngoài ra, BA cũng có thể quan sát hành vi của người dùng để biết được đâu là những tính năng chưa được hoàn thiện, ảnh hưởng đến trải nghiệm thực tế của user. 
  • Chuyên gia về kỹ thuật: BA có thể trò chuyện và phỏng vấn các chuyên gia kỹ thuật về cấu trúc hệ thống, mã nguồn và các khía cạnh liên quan đến vấn đề. Bên cạnh đó, việc đánh giá mã nguồn và hiệu suất hệ thống có thể giúp BA xác định những điểm đặc biệt có thể là nguyên nhân của vấn đề.
  • Tài liệu: BA có thể nghiên cứu các tài liệu liên quan như tài liệu thiết kế, tài liệu kỹ thuật và bản vẽ để có góc nhìn tổng quan về cấu trúc và logic hệ thống.

Quá trình thu thập thông tin không chỉ là việc lấy dữ liệu mà còn là quá trình lọc ra những thông tin quan trọng và có giá trị.

Phân tích thông tin đã thu thập (Identify causal factors)

Đây là bước quan trọng trong RCA để biến dữ liệu thô thành thông tin hữu ích, giúp ta hiểu rõ hơn về vấn đề mà mình đang gặp phải. Bước phân tích này có thể được thực hiện theo 2 phương pháp đơn giản như:

  • Sử dụng sơ đồ nguyên nhân - kết quả: BA sử dụng thông tin đã thu thập để xác định mối liên kết giữa các nguyên nhân và các biểu hiện (hậu quả) của vấn đề. Đồng thời, BA xác định tác động của từng nguyên nhân đối với hệ thống, đặc biệt là xác định xem nguyên nhân nào gây ra ảnh hưởng lớn nhất đối với vấn đề.
  • Sử dụng kỹ thuật 5 Whys: BA sử dụng phương pháp "5 Whys" (tức là liên tục đặt câu hỏi "Tại sao?" cho đến khi tìm ra nguyên nhân sâu xa). Bằng cách này, BA không chỉ tìm ra nguyên nhân trực tiếp của vấn đề mà còn đi sâu vào các nguyên nhân gián tiếp và nguyên nhân cơ bản.

Xác định Root Cause (Identify root cause)

Sau khi thu thập thông tin và phân tích mối liên kết giữa các yếu tố, Business Analyst sẽ xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề. Dựa trên kết quả của phân tích, BA xác định các nguyên nhân cụ thể dẫn đến vấn đề.

Hiện nay, có 2 kỹ thuật phổ biến để tìm nguyên nhân gốc rễ chính là: biểu đồ xương cá (Fishbone Daigram) & phương pháp đặt 5 câu hỏi tại sao (Five Whys)

  • Biểu đồ xương cá

Vẽ một sơ đồ hình xương cá, với vấn đề là "đầu cá" và các nguyên nhân tiềm ẩn là "xương cá". Phân loại các nguyên nhân tiềm ẩn theo các nhóm, các nguyên nhân có thể là: con người, vật liệu, phương pháp, máy móc, môi trường, v.v.

root cause là gì
Biểu đồ xương cá
  • Kỹ thuật 5 Whys

Liên tục đặt câu hỏi "Tại sao?" đến khi nào tìm ra nguyên nhân gốc rễ. Ví dụ, nếu vấn đề là sản phẩm bị lỗi, ta có thể hỏi:

  1. Tại sao sản phẩm bị lỗi?
  2. Tại sao quy trình sản xuất không phát hiện lỗi?
  3. Tại sao quy trình kiểm soát chất lượng không hiệu quả?
  4. ...
  5. Cứ như vậy cho đến khi tìm ra nguyên nhân gốc rễ.
root cause là gì
Kỹ thuật 5 Whys

Sau đó, BA phải phân loại và ưu tiên các nguyên nhân để xác định nguyên nhân gốc rễ - nguyên nhân cuối cùng và trực tiếp gây ra vấn đề. Cuối cùng, BA cần xác nhận với stakeholders để đảm bảo tính chính xác và sự đồng thuận về Root Cause đã xác định.

Thực hiện giải pháp (Implement solutions)

Dựa trên Root Cause, BA đề xuất giải pháp cụ thể để giải quyết vấn đề. Giải pháp này có thể là thay đổi quy trình, cải thiện hệ thống hoặc sửa chữa kỹ thuật. Sau khi đã tìm được giải pháp cho vấn đề hiện tại, BA cũng phải đề xuất các biện pháp ngăn chặn để tránh tái diễn vấn đề trong tương lai.

 

Nếu bạn gặp khó khăn trong quá trình xác định Root Cause của dự án phần mềm thì có thể thử sử dụng nền tảng tư vấn 1:1 online Askany để trao đổi cùng chuyên gia Business Analyst nhé!

Đặt lịch tư vấn ngay với chuyên gia Nguyễn Thanh Đạm tại Askany:

  • Thông tin về kinh nghiệm làm việc của chuyên gia tại https://askany.com/javascript/thanhdam    
  • Thời gian làm việc: Thứ Hai - Chủ Nhật (10:00 - 20:00) 
  • Chi phí: 250.000 VND cho 15 phút gọi điện.

 

Hy vọng sau bài viết này, bạn đã hiểu Root Cause là gì cũng như những đặc điểm, cách xác định quá trình tìm ra nguyên nhân cốt lõi của vấn đề. Theo Topchuyengia, xác định và giải quyết Root Cause là một kỹ năng quan trọng của bất kỳ Business Analyst nào muốn đạt hiệu quả công việc tối đa và thăng tiến trong sự nghiệp.

 

Nếu Business Analyst đang gặp khó khăn trong việc xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề thì đừng ngần ngại lắng nghe lời khuyên hữu ích từ những chuyên gia BA uy tín tại ứng dụng Askany nhé!

Tôi là Tô Lãm với hơn 4 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực IT, Business Analyst, Data Analyst, Tracking,... cho rất nhiều doanh nghiệp SME. Tôi tốt nghiệp trường Công nghệ Thông tin cùng với kỹ năng và kiến thức trau dồi của mình, tôi mong muốn được chia sẻ các thông tin hữu ích dến với người đọc thông qua các bài viết trên Topchuyengia, mọi người hãy follow mình nhé.

Kinh nghiệm thực tế

Tư vấn 1:1

Uy tín

Đây là 3 tiêu chí mà TOPCHUYENGIA luôn muốn hướng tới để đem lại những thông tin hữu ích cho cộng đồng