Stakeholder là gì? Phân loại, vai trò, phương pháp quản lý

Stakeholder là gì?

Stakeholder là gì? Theo Topchuyengia, Stakeholder là một thuật ngữ chỉ cá nhân/ nhóm sở hữu quyền lợi nhất định đối với một dự án/ doanh nghiệp. Những Stakeholder này có tác động quan trọng đến kết quả của hoạt động. Tác động đó có thể là tích cực hoặc tiêu cực. Nếu doanh nghiệp có thể quản lý Stakeholder hiệu quả sẽ tạo nên sự thành công trong mọi dự án hợp tác kinh doanh.

XEM THÊM CÁC BÀI VIẾT LIÊN QUAN:

• Quy trình phát triển phần mềm từ A - Z
• Các mô hình phát triển phần mềm hiệu quả nhất hiện nay
• Kỹ năng cần thiết cho BA bạn cần biết

Phân loại Stakeholder

Sau khi đã hiểu Stakeholder là gì, chúng ta sẽ khám phá các loại Stakeholder trong một dự án/ doanh nghiệp. 

Internal Stakeholder

Đây là những cá nhân/ nhóm trực tiếp liên quan và ảnh hưởng đến dự án/ tổ chức. Trong số này, có những đối tượng như:

• Nhân viên: Nhân viên là những người trực tiếp tham gia vào hoạt động của dự án/ doanh nghiệp. Họ là những người có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động của tổ chức. Những mối quan tâm của nhân viên bao gồm lương bổng, phúc lợi, cơ hội thăng tiến, môi trường làm việc, v.v.
• Quản lý cấp cao: Quản lý cấp cao là những người chịu trách nhiệm điều hành dự án/ doanh nghiệp. Họ có ảnh hưởng quan trọng đến chiến lược và mục tiêu của doanh nghiệp. Những mối quan tâm của quản lý cấp cao bao gồm lợi nhuận, tăng trưởng và uy tín của doanh nghiệp. 
• Cổ đông: Cổ đông là những người sở hữu cổ phần của tổ chức. Họ có quyền lợi về lợi nhuận và quyền quyết định trong các vấn đề quan trọng của doanh nghiệp. Những mối quan tâm của cổ đông bao gồm lợi nhuận, giá trị cổ phiếu và các chính sách.
• Nhà đầu tư: Đây là những người cung cấp vốn cho tổ chức. Họ có quyền lợi về lợi nhuận và quyền kiểm soát trong các vấn đề quan trọng của doanh nghiệp. Những mối quan tâm của nhà đầu tư bao gồm lợi nhuận, khả năng sinh lời và các chính sách.

External Stakeholder

Dù không trực tiếp tham gia vào các hoạt động kinh doanh, External Stakeholder cũng có tác động đến sự thành công của dự án:

• Khách hàng: Khách hàng là những người mua sản phẩm/ dịch vụ của doanh nghiệp. Họ là những người có ảnh hưởng trực tiếp đến doanh số và lợi nhuận của doanh nghiệp. Những mối quan tâm của khách hàng bao gồm chất lượng sản phẩm, dịch vụ, giá cả và sự hài lòng.
• Nhà cung cấp: Đây là những người cung cấp hàng hóa/ dịch vụ cho doanh nghiệp. Nhà cung cấp có ảnh hưởng đến giá thành và chất lượng sản phẩm/ dịch vụ. Những mối quan tâm của nhà cung cấp bao gồm giá cả, thanh toán và chất lượng sản phẩm.
• Cộng đồng: Cộng đồng là những người xung quanh doanh nghiệp, có ảnh hưởng đến hình ảnh và uy tín của doanh nghiệp. Những mối quan tâm của cộng đồng bao gồm môi trường, an ninh và các hoạt động của doanh nghiệp.
• Đối thủ cạnh tranh: Đối thủ cạnh tranh là những bên cung cấp sản phẩm/ dịch vụ tương tự như doanh nghiệp của bạn. Họ có ảnh hưởng đến thị phần và lợi nhuận của doanh nghiệp. Những mối quan tâm của đối thủ cạnh tranh bao gồm thị phần, giá cả và chất lượng sản phẩm.
• Chính phủ: Chính phủ là những cơ quan quản lý nhà nước, ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp thông qua các quy định và luật lệ. Những mối quan tâm của chính phủ bao gồm lợi ích của người tiêu dùng, bảo vệ môi trường và an ninh quốc gia.

Tùy vào mô hình của doanh nghiệp và lĩnh vực kinh doanh, các loại Stakeholder có thể thay đổi linh hoạt. 

Vai trò của stakeholder trong quản lý dự án

Tạo ra điều lệ và phạm vi dự án

Các bên liên quan có thể đóng góp quan điểm và kiến thức của họ vào việc tạo ra điều lệ dự án. Điều lệ này đặt ra các nguyên tắc, mục tiêu và ràng buộc giúp định rõ phạm vi của dự án. Đồng thời, sự tham gia vào việc xây dựng tuyên bố phạm vi giúp mọi bên hiểu rõ những kỳ vọng và cam kết cụ thể của họ trong quá trình triển khai dự án. Những đóng góp này không chỉ tạo ra cơ sở cho sự đồng thuận mà còn giúp định hình hướng đi và mục tiêu chung của dự án.

Lập kế hoạch quản lý dự án

Stakeholder có thể đề xuất các yếu tố quan trọng trong kế hoạch quản lý dự án như nguồn lực, tiến độ, chi phí và chất lượng. Nhờ vào sự tham gia này, kế hoạch sẽ có sự đa chiều, phản ánh những mong đợi và nhu cầu của cả nhóm liên quan. Ngoài ra, thông qua cách góp ý về chiến lược và phương pháp quản lý cụ thể được áp dụng trong dự án, Stakeholder có thể xác định rõ hơn về cách quản lý và triển khai dự án. Các chiến lược này gồm những biện pháp đối ứng với rủi ro, chiến lược tương tác với các nhóm khác nhau, và cách thức đảm bảo chất lượng trong mỗi giai đoạn của dự án. 

Ví dụ: Trong quá trình xây dựng kế hoạch quản lý dự án cho một dự án phần mềm ABC, Stakeholder sẽ bao gồm đội phát triển, bộ phận kiểm thử chất lượng, và bộ phận quản lý sản phẩm. Các thành viên trong đội phát triển có thể đề xuất việc tích hợp một phương pháp phát triển linh hoạt để đáp ứng với sự biến động của yêu cầu từ phía khách hàng. Ngược lại, bộ phận kiểm thử chất lượng có thể đóng góp ý kiến về cách tối ưu hóa quá trình kiểm thử để đảm bảo chất lượng sản phẩm cuối cùng. Trong khi đó, bộ phận quản lý sản phẩm có thể đưa ra đề xuất về việc tích hợp các công cụ quản lý dự án để theo dõi tiến độ và tương tác hiệu quả với khách hàng.

Kiểm soát thay đổi

Stakeholder có thể tham gia vào quá trình đánh giá và đưa ra quyết định về việc chấp thuận hay từ chối các thay đổi đề xuất. Stakeholder có thể là thành viên của Ban Kiểm soát Thay đổi (CCB) - bộ phận đưa ra quyết định cuối cùng về việc thực hiện các điều chỉnh trong dự án. Vai trò này giúp đảm bảo rằng mọi thay đổi đều được xem xét và phê chuẩn theo quy trình quản lý dự án.

Xác định ràng buộc và giả định

Trong quá trình xác định các ràng buộc và giả định của dự án, Stakeholder có nhiệm vụ cung cấp thông tin về những hạn chế và giả định nào đang ảnh hưởng đến quá trình triển khai dự án. Thông tin này cần thiết để xác định chiến lược và kế hoạch triển khai, giúp dự án diễn ra hiệu quả và linh hoạt.

Xác định yêu cầu

Stakeholder sẽ đóng góp vào quá trình đảm bảo rằng các yêu cầu của dự án được xác định chính xác và đầy đủ. Việc hợp tác này giúp dự án đáp ứng đúng nhu cầu và mong đợi của tất cả các bên liên quan.

Quản lý rủi ro

Tham gia vào quá trình đánh giá rủi ro cũng như đề xuất các chiến lược giảm thiểu tác động của chúng là vai trò quan trọng của Stakeholder. Bằng cách tham gia vào quá trình theo dõi và giải quyết rủi ro, bên liên quan giúp đảm bảo rằng dự án có khả năng thích ứng linh hoạt với những biến động ngoài dự kiến.

Ví dụ: Trong dự án phần mềm ABC, các nhóm liên quan như nhà phát triển, quản lý dự án và kiểm thử chung sức để quản lý rủi ro. Đầu tiên, Stakeholder xác định và đánh giá rủi ro về kỹ thuật và biến động khách hàng. Sau đó, cả đội cùng nhau đề xuất chiến lược giảm thiểu tác động tiêu cực như tăng nguồn lực khi cần. Khi rủi ro xảy ra, nhóm hợp tác để nhanh chóng giải quyết vấn đề và tích hợp thay đổi. Cuối cùng, Cả nhóm tham gia theo dõi và điều chỉnh chiến lược giảm thiểu để đảm bảo sự linh hoạt và thành công của phần mềm.

>>Đăng ký tham gia khóa dạy BA để giúp bạn trở thành một Business Analyst thực thụ, cam kết có việc làm sau khóa học