BPMN là gì? 4 lợi ích tuyệt vời giúp doanh nghiệp bứt phá

BPMN là gì?

Nhiều newbie khi bước chân vào lĩnh vực làm spec, làm tài liệu sẽ thường thắc mắc BPMN là gì? Chúng ta có thể định nghĩa một cách dễ hiểu như sau: BPMN (Business Process Modeling Notation) hay còn gọi là “Hệ thống Ký hiệu Mô hình hóa Quy trình Nghiệp vụ”, là một ngôn ngữ trực quan được sử dụng để phân tích quy trình kinh doanh và mô tả luồng công việc (flowchart) trong doanh nghiệp.

Để có thể hiểu rõ hơn về nó, các bạn có thể tham khảo hình minh họa sau đây:

Ai cũng đều biết, developer thì có trách nhiệm trong việc code, triển khai, vận hành, sử dụng công nghệ. Còn dân business analyst thì có vai trò quản lý, giám sát quy trình và nghiệm thu kết quả. Do đó, để có thể hiểu “ngôn ngữ” của nhau hơn, giảm thiểu sự nhập nhằng để dễ đi đến mục đích cuối cùng thì họ cần đến mô hình BPMN.  

Điểm mạnh của BPMN là dễ hiểu và trực quan, phù hợp với tất cả các bên stakeholders, bao gồm người dùng, business analyst, software developers và cả data architects.

Ví dụ về BPMN

Công ty Nước Cất True Aqua là một nhà cung cấp nước cất mới thành lập tại thành phố. Họ bán nước cất cho cả doanh nghiệp và hộ gia đình. Mục tiêu của True Aqua là tăng thị phần từ 5% lên 10% trong vòng 12-18 tháng tới. Để đạt được mục tiêu này, họ đang tìm cách nâng cao hiệu quả hoạt động và tăng mức độ hài lòng của khách hàng.

Do đó, True Aqua đã quyết định cải thiện quy trình đặt hàng nước cất. Nhà phân tích kinh doanh sẽ chịu trách nhiệm cho nhiệm vụ này. Sau khi gặp gỡ với True Aqua, chuyên gia đã thu thập được các thông tin sau về quy trình đặt hàng.

Theo biểu đồ:

• Khách hàng có thể đặt nước cất qua đường dây nóng hoặc email.
• Hiện tại, 90% đơn hàng đến từ cuộc gọi điện thoại, trong khi 10% đơn hàng được đặt qua email.
• Nhân viên chăm sóc khách hàng nhận đơn hàng sẽ kiểm tra xem khách hàng đã từng mua hàng trước đó chưa.
• Nếu khách hàng là mới, nhân viên sẽ tạo tài khoản cho họ trước khi xử lý đơn hàng.

Giao hàng nước cất được thực hiện một lần một tuần vào mỗi thứ Tư. Vì vậy, vào mỗi sáng thứ Tư, nhân viên chăm sóc khách hàng sẽ chuyển các đơn hàng sang Phòng Logistics để giao hàng. Sau khi nhận được đơn hàng, quản lý Phòng Logistics sẽ sắp xếp việc giao hàng bằng cách chỉ định nhân viên quản lý các đơn hàng khác nhau, in và dán lịch giao hàng. Nhân viên nhận cuộc gọi và giao nước cho khách hàng theo lịch.

Gợi ý một số công cụ vẽ BPMN dễ sử dụng hiện nay

Lợi ích của việc sử dụng BPMN là gì?

Các Business Analyst phải tiếp cận và lắng nghe rất nhiều quy trình nghiệp vụ của khách hàng.

Sau khi lắng nghe xong, nhiệm vụ của họ là phải take note và tổng hợp thành document. Những mỗi khách hàng mỗi khác nhau, mỗi quy trình riêng đều có những điểm phức tạp. Vậy phải làm sao để document gọn, dễ đọc mà vẫn đảm bảo được nội dung gốc ban đầu? BPMN chính là đáp án.

Ưu điểm của BPMN:

• Thứ nhất, nó có nhiều ký hiệu gần gũi quen thuộc nên khi nhìn vào đa số đều có thể hiểu được 70-80%, đối với cả dân biết tech và non-tech.
• Thứ hai, BPMN dễ học nhưng đủ mạnh để mô tả các phức tạp tiềm ẩn của một quy trình kinh doanh.
• Thứ ba, BPMN giúp xác định các điểm nghẽn, lãng phí và mở ra cơ hội cải tiến trong quy trình.
• Cuối cùng, nó phát sinh ra ngôn ngữ thực thi BPEL (topic này sẽ được nói trong một bài khác).

Ví dụ thực tế:

Ngày xưa, chuyên gia Arvind Nguyễn từng làm dự án cho một công ty. Quy trình của họ rối tung rối mù, như một mớ hỗn độn với vô số công văn, giấy tờ, mỗi bản dài 5-6 trang A4. Quy trình được viết bằng văn bản, đọc thì cũng hiểu, nhưng càng đọc càng rối, nhất là khi số lượng quy trình tăng lên.

Hơn nữa, các quy trình liên kết với nhau, đầu ra của quy trình này là đầu vào của quy trình tiếp theo. Việc thể hiện bằng văn bản khiến việc so sánh, đối chiếu các quy trình hết sức khó khăn, chưa kể phải mường tượng luồng đi của quy trình thì mới mapping được.

Cả team của anh phải mất gần tháng trời để tổng hợp, phân loại rồi mới modeling bằng BPMN. Việc sử dụng công cụ phù hợp như BPMN giúp đơn giản hóa quy trình, tăng hiệu quả và tiết kiệm thời gian. Bởi vì thực tế thì xem hình ảnh vẫn dễ đọc và dễ hiểu hơn là đọc chữ.

Nếu doanh nghiệp bạn đang cần tư vấn sử dụng các công cụ hỗ trợ modeling quy trình như BPMN để nâng cao hiệu quả quản lý, hãy liên hệ với chuyên gia Arvind Nguyễn tại đây nhé.

Xem thêm:

• Root Cause là gì? Các bước thực hiện Root Cause cơ bả
• Use Case là gì? Quy trình vẽ sơ đồ Use Case hoàn chỉnh

Cấu trúc cơ bản của BPMN là gì?

Khi đã biết định nghĩa về BPMN thì bạn cũng nên biết các yếu tố cho sơ đồ quy trình kinh doanh này:

1. Đối tượng luồng (Flow Objects): Sự kiện (Event), hoạt động (Activity), cổng thông tin (Gateway)
2. Dữ liệu (Data): Đối tượng dữ liệu (Data Object), đầu vào (Data Input), đầu ra (Data Output) và kho dữ liệu (Data Store)
3. Luồng kết nối (Connecting Objects): Luồng trình tự (Sequence Flow), luồng tin nhắn (Message Flow) và liên kết (Association)
4. Làn (Swimlanes): có 2 cách thức để nhóm các phần tử mô hình hóa chính thông qua Swimlanes là Pool và Lane.
5. Chú thích (Artifacts): được sử dụng để biểu thị các thông tin bổ sung về quy trình. Có 2 Artifact tiêu chuẩn bao gồm: Group và Text Annotation. Nhưng những chuyên gia hay công cụ mô hình hóa có thể tự do thêm các Artifact khi cần thiết