BPMN là gì? 4 lợi ích tuyệt vời giúp doanh nghiệp bứt phá

BPMN là gì? 4 lợi ích tuyệt vời giúp doanh nghiệp bứt phá

11/03/2024

207

0

Chia sẻ lên Facebook
BPMN là gì? 4 lợi ích tuyệt vời giúp doanh nghiệp bứt phá

BPMN là gì? Hiện nay, có rất ít doanh nghiệp nhận ra hay định nghĩa rõ ràng về khái niệm này. BPMN chính là mấu chốt để tối ưu quy trình, nâng cao hiệu quả kinh doanh và tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường. Vậy BPMN là gì, lợi ích của BPMN ra sao, làm sao để ứng dụng chúng trong nhiều lĩnh vực như sản xuất, tài chính, y tế, v.v. Tất cả sẽ được giải đáp trong bài viết dưới đây của Topchuyengia.

 

Trong trường hợp bạn đang tìm kiếm giải pháp tối ưu hóa quy trình cho doanh nghiệp của mình nhưng vẫn còn mơ hồ. Vậy hãy liên hệ với Askany để được tư vấn bởi đội ngũ chuyên gia Business Analyst giàu kinh nghiệm. Chỉ cần 15 phút với chi phí bằng vài cốc trà sữa, các điểm nghẽn, lãng phí trong quy trình của bạn đều sẽ được giải quyết.

BPMN là gì?

Nhiều newbie khi bước chân vào lĩnh vực làm spec, làm tài liệu sẽ thường thắc mắc BPMN là gì? Chúng ta có thể định nghĩa một cách dễ hiểu như sau: BPMN (Business Process Modeling Notation) hay còn gọi là “Hệ thống Ký hiệu Mô hình hóa Quy trình Nghiệp vụ”, là một ngôn ngữ trực quan được sử dụng để phân tích quy trình kinh doanh và mô tả luồng công việc (flowchart) trong doanh nghiệp.

 

Để có thể hiểu rõ hơn về nó, các bạn có thể tham khảo hình minh họa sau đây:

BPMN là gì
BPMN là gì

Ai cũng đều biết, developer thì có trách nhiệm trong việc code, triển khai, vận hành, sử dụng công nghệ. Còn dân business analyst thì có vai trò quản lý, giám sát quy trình và nghiệm thu kết quả. Do đó, để có thể hiểu “ngôn ngữ” của nhau hơn, giảm thiểu sự nhập nhằng để dễ đi đến mục đích cuối cùng thì họ cần đến mô hình BPMN.  

 

Điểm mạnh của BPMN là dễ hiểu và trực quan, phù hợp với tất cả các bên stakeholders, bao gồm người dùng, business analyst, software developers và cả data architects.

Ví dụ về BPMN

Công ty Nước Cất True Aqua là một nhà cung cấp nước cất mới thành lập tại thành phố. Họ bán nước cất cho cả doanh nghiệp và hộ gia đình. Mục tiêu của True Aqua là tăng thị phần từ 5% lên 10% trong vòng 12-18 tháng tới. Để đạt được mục tiêu này, họ đang tìm cách nâng cao hiệu quả hoạt động và tăng mức độ hài lòng của khách hàng.

 

Do đó, True Aqua đã quyết định cải thiện quy trình đặt hàng nước cất. Nhà phân tích kinh doanh sẽ chịu trách nhiệm cho nhiệm vụ này. Sau khi gặp gỡ với True Aqua, chuyên gia đã thu thập được các thông tin sau về quy trình đặt hàng.

BPMN là gì
Ví dụ dễ hiểu BPMN là gì

 

Theo biểu đồ:

  • Khách hàng có thể đặt nước cất qua đường dây nóng hoặc email.
  • Hiện tại, 90% đơn hàng đến từ cuộc gọi điện thoại, trong khi 10% đơn hàng được đặt qua email.
  • Nhân viên chăm sóc khách hàng nhận đơn hàng sẽ kiểm tra xem khách hàng đã từng mua hàng trước đó chưa.
  • Nếu khách hàng là mới, nhân viên sẽ tạo tài khoản cho họ trước khi xử lý đơn hàng.

 

Giao hàng nước cất được thực hiện một lần một tuần vào mỗi thứ Tư. Vì vậy, vào mỗi sáng thứ Tư, nhân viên chăm sóc khách hàng sẽ chuyển các đơn hàng sang Phòng Logistics để giao hàng. Sau khi nhận được đơn hàng, quản lý Phòng Logistics sẽ sắp xếp việc giao hàng bằng cách chỉ định nhân viên quản lý các đơn hàng khác nhau, in và dán lịch giao hàng. Nhân viên nhận cuộc gọi và giao nước cho khách hàng theo lịch.

 

Gợi ý một số công cụ vẽ BPMN dễ sử dụng hiện nay

Lợi ích của việc sử dụng BPMN là gì?

Các Business Analyst phải tiếp cận và lắng nghe rất nhiều quy trình nghiệp vụ của khách hàng.

 

Sau khi lắng nghe xong, nhiệm vụ của họ là phải take note và tổng hợp thành document. Những mỗi khách hàng mỗi khác nhau, mỗi quy trình riêng đều có những điểm phức tạp. Vậy phải làm sao để document gọn, dễ đọc mà vẫn đảm bảo được nội dung gốc ban đầu? BPMN chính là đáp án.

 

Ưu điểm của BPMN:

  • Thứ nhất, nó có nhiều ký hiệu gần gũi quen thuộc nên khi nhìn vào đa số đều có thể hiểu được 70-80%, đối với cả dân biết tech và non-tech.
  • Thứ hai, BPMN dễ học nhưng đủ mạnh để mô tả các phức tạp tiềm ẩn của một quy trình kinh doanh.
  • Thứ ba, BPMN giúp xác định các điểm nghẽn, lãng phí và mở ra cơ hội cải tiến trong quy trình.
  • Cuối cùng, nó phát sinh ra ngôn ngữ thực thi BPEL (topic này sẽ được nói trong một bài khác).

 

Ví dụ thực tế:

Ngày xưa, chuyên gia Arvind Nguyễn từng làm dự án cho một công ty. Quy trình của họ rối tung rối mù, như một mớ hỗn độn với vô số công văn, giấy tờ, mỗi bản dài 5-6 trang A4. Quy trình được viết bằng văn bản, đọc thì cũng hiểu, nhưng càng đọc càng rối, nhất là khi số lượng quy trình tăng lên.

 

Hơn nữa, các quy trình liên kết với nhau, đầu ra của quy trình này là đầu vào của quy trình tiếp theo. Việc thể hiện bằng văn bản khiến việc so sánh, đối chiếu các quy trình hết sức khó khăn, chưa kể phải mường tượng luồng đi của quy trình thì mới mapping được.

 

Cả team của anh phải mất gần tháng trời để tổng hợp, phân loại rồi mới modeling bằng BPMN. Việc sử dụng công cụ phù hợp như BPMN giúp đơn giản hóa quy trình, tăng hiệu quả và tiết kiệm thời gian. Bởi vì thực tế thì xem hình ảnh vẫn dễ đọc và dễ hiểu hơn là đọc chữ.

Nếu doanh nghiệp bạn đang cần tư vấn sử dụng các công cụ hỗ trợ modeling quy trình như BPMN để nâng cao hiệu quả quản lý, hãy liên hệ với chuyên gia Arvind Nguyễn tại đây nhé.

 

Xem thêm:

Cấu trúc cơ bản của BPMN là gì?

Khi đã biết định nghĩa về BPMN thì bạn cũng nên biết các yếu tố cho sơ đồ quy trình kinh doanh này:

  1. Đối tượng luồng (Flow Objects): Sự kiện (Event), hoạt động (Activity), cổng thông tin (Gateway)
  2. Dữ liệu (Data): Đối tượng dữ liệu (Data Object), đầu vào (Data Input), đầu ra (Data Output) và kho dữ liệu (Data Store)
  3. Luồng kết nối (Connecting Objects): Luồng trình tự (Sequence Flow), luồng tin nhắn (Message Flow) và liên kết (Association)
  4. Làn (Swimlanes): có 2 cách thức để nhóm các phần tử mô hình hóa chính thông qua Swimlanes là Pool và Lane.
  5. Chú thích (Artifacts): được sử dụng để biểu thị các thông tin bổ sung về quy trình. Có 2 Artifact tiêu chuẩn bao gồm: Group và Text Annotation. Nhưng những chuyên gia hay công cụ mô hình hóa có thể tự do thêm các Artifact khi cần thiết
BPMN là gì
Cấu trúc cơ bản của BPMN 

Phân biệt BPMN và UML

BPMN là gì
Phân biệt BPMN và UML

Khi đọc bài viết từ đầu đến đây, bạn cũng đã hiểu được BPMN là gì rồi phải không. Trước khi đi so sánh, chúng ta cũng cần phải tìm hiểu khái niệm UML. UML được viết tắt bởi Unified Modeling Language, tạm dịch là ngôn ngữ mô hình thống nhất. UML là tập hợp các diagram và các ký hiệu dùng để mô tả phần mềm.

 

Khi đọc đến đây, các bạn có thấy nó giống với BPMN không? Cơ bản thì chúng cũng là những hình vẽ thôi, nhưng mục đích sử dụng của nó lại khác nhau.

 

Cụ thể, BPMN hướng tới quy trình nghiệp vụ, còn UML hướng tới việc xây dựng phần mềm.

 

BPMN tiếp cận theo hướng process-oriented, tức là trả lời hàng loạt câu hỏi user phải làm bao nhiêu bước, đó là những bước gì trong khoảng thời gian bao lâu để hoàn thành được mục tiêu.

UML tiếp cận theo hướng object-oriented, tức là tập trung cho việc xây dựng object theo nhiều khía cạnh khác nhau, giúp cho việc xây dựng và thiết kế hệ thống được rõ ràng hơn.

 

UML có riêng cho mình một bộ các diagram khác nhau. Cho nên là khi xây dựng UML cho một object nào đó thì chúng ta cần biết object đó nó có những thuộc tính gì, relationship với các object khác ra sao. Ngoài ra chúng ta còn phải kiểm tra object đó có thể làm những tính năng gì, hoạt động của object đó theo trình tự thời gian như thế nào, nó tương tác với các đối tượng khác ra sao, …

 

Ví dụ đi phân tích sâu vào đối tượng Customer, các bạn có thể mô hình hóa được đối tượng Customer này (bằng UML) như sau:

  • Class Diagram: Customer có những thuộc tính nào, mối quan hệ giữa đối tượng Customer và các object  khác ra sao .
  • Use Case Diagram: Customer có thể làm được những tính năng nào, tương tác với hệ thống ra sao
  • Sequence Diagram: Hoạt động của Customer theo trình tự thời gian ra sao

 

Trong khi như các bạn biết đấy, BPMN thì chỉ có 1 diagram duy nhất, bởi vì mục đích của nó là thể hiện được quy trình nghiệp vụ.

 

Tóm lại là UML và BPMN là hai loại hoàn toàn khác nhau, chúng không đối nghịch nhau mà còn bổ trợ nhau trong quá trình làm dự án. Một dự án nên cần kết hợp cả 2 loại này vào thì sẽ bao phủ được hết tất cả trường hợp.

Tham gia khóa học BA ngay tại dây: https://topchuyengia.vn/tu-van/khoa-hoc-business-analyst

 

Qua bài viết trên, bạn đã hiểu được BPMN là gì rồi đúng không nào. Đây là công cụ thiết yếu giúp tối ưu hóa quy trình, nâng cao hiệu quả và tăng khả năng cạnh tranh. Việc áp dụng BPMN mang lại nhiều lợi ích thiết thực, giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu kinh doanh một cách hiệu quả. Nếu muốn được tư vấn cụ thể hơn về BPMN và cách áp dụng chúng vào thực tiễn, hãy liên hệ với chuyên gia Business Analyst của chúng tôi trên app Askany bạn nhé.

Tôi là Tô Lãm với hơn 4 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực IT, Business Analyst, Data Analyst, Tracking,... cho rất nhiều doanh nghiệp SME. Tôi tốt nghiệp trường Công nghệ Thông tin cùng với kỹ năng và kiến thức trau dồi của mình, tôi mong muốn được chia sẻ các thông tin hữu ích dến với người đọc thông qua các bài viết trên Topchuyengia, mọi người hãy follow mình nhé.

Kinh nghiệm thực tế

Tư vấn 1:1

Uy tín

Đây là 3 tiêu chí mà TOPCHUYENGIA luôn muốn hướng tới để đem lại những thông tin hữu ích cho cộng đồng