Cách BA khai thác thông tin và hướng dẫn các bước hiệu quả

Các phương pháp BA khai thác thông tin

Theo Topchuyengia, có nhiều cách BA khai thác thông tin nhưng dưới đây là 10 cách phổ biến nhất được chia thành 3 nhóm phương pháp chính: 

Phương pháp hợp tác

Phương pháp hợp tác là cách BA khai thác thông tin phổ biến nhất. Các hoạt động thường được triển khai trong phương pháp này là: 

Cách BA khai thác thông tin bằng Brainstorming

BA có thể tổ chức buổi “động não sáng tạo” để mọi người tập trung đưa ra nhiều ý tưởng nhất có thể trong khoảng thời gian nhất định. Ưu điểm của phương pháp này là thu được nhiều ý tưởng đa dạng và mọi người có thể thoải mái nêu ý kiến mà không sợ bị đánh giá. Tuy nhiên, nhược điểm của brainstorming là khó tổ chức với những người ít nói và BA cần xử lý các trường hợp gây tranh cãi trong quá trình này. 

Khai thác bằng cách phỏng vấn

BA trực tiếp trò chuyện riêng với cá nhân hoặc nhóm nhỏ để thu được câu trả lời cho các câu hỏi cụ thể. Ưu điểm của phương pháp này là đảm bảo độ uy tín và thu được nhiều thông tin giá trị. Tuy nhiên, nhược điểm của cách này là chi phí, thời gian và số lượng mẫu thu thập có thể không nhiều. 

Tổ chức hội thảo để khai thác

Hội thảo là nơi BA tập hợp các bên liên quan tham gia cùng nhau để đạt được một mục tiêu nhất định. Ưu điểm của cách này là là thống nhất quan điểm trong thời gian ngắn và chi phí thấp hơn so với phỏng vấn. Nhược điểm của phương pháp này là khó xếp lịch, không đồng nhất ý kiến và chất lượng của thông tin phụ thuộc vào nhiều yếu tố.

Sử dụng phương pháp quan sát

Sử dụng cách này, BA sẽ theo dõi trải nghiệm thực tế của người sử dụng cuối để thu thập thông tin cần thiết. Ưu điểm của cách này là mang lại trải nghiệm thực tế và thông tin chính xác, nhưng lại tốn thời gian và công sức.

Nhóm tập trung

Theo phương pháp này, BA sẽ mời một nhóm đối tượng để thảo luận về đề tài được đưa ra. Ưu, nhược điểm của phương pháp này sẽ tương tự với phỏng vấn.

Khảo sát

Cách BA khai thác thông tin này sẽ gửi bảng khảo sát hàng loạt để thu được nhiều kết quả trong thời gian ngắn. Ưu điểm của phương pháp là chi phí thấp và nhanh chóng, nhưng khó quản trị và có khả năng nhận dữ liệu giả.

Tổ chức trò chơi tương tác để khai thác

BA có thể tổ chức các trò chơi nhỏ trong buổi họp để khám phá thông tin khó khai thác trong các hoạt động thông thường. Ưu điểm của cách này là BA sẽ tìm ra được thông tin khó khai thác, nhưng cũng đối mặt với khó khăn trong việc xếp lịch và tổ chức.

XEM THÊM CÁC BÀI VIẾT LIÊN QUAN:

• Stakeholder là gì? Phương pháp quản lý Stakeholder hiệu quả
• Quy trình phát triển phần mềm từ A - Z
• Các mô hình phát triển phần mềm

Phương pháp nghiên cứu

Phân tích tài liệu

Cách BA khai thác thông tin này sẽ tập trung tổng hợp và phân tích các tài liệu nhận được từ các bên liên quan. Ưu điểm của phương pháp này là khai thác thông tin chính xác và tập trung vào những điểm trọng yếu. Tuy nhiên, nhược điểm là nguồn thông tin hạn chế và yêu cầu BA có khả năng đọc và phân tích tài liệu cao.

So sánh và phân tích thị trường

Hoạt động này sẽ tiến hành nghiên cứu thị trường và rút ra những bài học áp dụng cho dự án. Ưu điểm của cách này là tìm ra những vấn đề và giải pháp liên quan đến thực tế. Tuy nhiên, phương pháp này cũng yêu cầu khả năng phân tích dữ liệu cao và có thể đối mặt với khó khăn trong việc thu thập thông tin chi tiết.

Phương pháp thử nghiệm

Mô hình nguyên mẫu

Cách BA khai thác thông tin này sẽ tiến hành thử nghiệm ở quy mô nhỏ như phát sản phẩm cho một nhóm người dùng cụ thể. Phương pháp này giúp BA đánh giá chính xác tính khả thi của giải pháp. Mặc dù có ưu điểm trong việc đánh giá tính khả thi, nhưng phương pháp này lại tốn nhiều công sức và đòi hỏi kiến thức kỹ thuật cao khi triển khai.