Cách BA khai thác thông tin và hướng dẫn các bước hiệu quả

Cách BA khai thác thông tin và hướng dẫn các bước hiệu quả

18/11/2023

764

0

Chia sẻ lên Facebook
Cách BA khai thác thông tin và hướng dẫn các bước hiệu quả

Cách BA khai thác thông tin đóng vai trò quan trọng để hiểu rõ và đáp ứng được nhu cầu của khách hàng, quản lý dự án và các bên liên quan. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về cách Business Analyst thực hiện các bước khai thác thông tin và làm thế nào để đạt được kết quả tối ưu.

 

Để khai thác thông tin hiệu quả, Business Analyst cần lựa chọn phương pháp phù hợp, thử nghiệm, nghiên cứu không ngừng. Tuy nhiên, vẫn còn một cách tối ưu hơn, tiết kiệm thời gian và công sức hơn để tìm ra hướng đi phù hợp là liên hệ tư vấn 1:1 với các chuyên gia BA uy tín tại Askany.

Các phương pháp BA khai thác thông tin

cách BA khai thác thông tin
Giới thiệu 10 cách BA khai thác thông tin

Theo Topchuyengia, có nhiều cách BA khai thác thông tin nhưng dưới đây là 10 cách phổ biến nhất được chia thành 3 nhóm phương pháp chính: 

Phương pháp hợp tác

cách BA khai thác thông tin
Các phương pháp hợp tác là cách BA khai thác thông tin phổ biến

Phương pháp hợp tác là cách BA khai thác thông tin phổ biến nhất. Các hoạt động thường được triển khai trong phương pháp này là: 

Cách BA khai thác thông tin bằng Brainstorming

BA có thể tổ chức buổi “động não sáng tạo” để mọi người tập trung đưa ra nhiều ý tưởng nhất có thể trong khoảng thời gian nhất định. Ưu điểm của phương pháp này là thu được nhiều ý tưởng đa dạng và mọi người có thể thoải mái nêu ý kiến mà không sợ bị đánh giá. Tuy nhiên, nhược điểm của brainstorming là khó tổ chức với những người ít nói và BA cần xử lý các trường hợp gây tranh cãi trong quá trình này. 

Khai thác bằng cách phỏng vấn

BA trực tiếp trò chuyện riêng với cá nhân hoặc nhóm nhỏ để thu được câu trả lời cho các câu hỏi cụ thể. Ưu điểm của phương pháp này là đảm bảo độ uy tín và thu được nhiều thông tin giá trị. Tuy nhiên, nhược điểm của cách này là chi phí, thời gian và số lượng mẫu thu thập có thể không nhiều. 

Tổ chức hội thảo để khai thác

Hội thảo là nơi BA tập hợp các bên liên quan tham gia cùng nhau để đạt được một mục tiêu nhất định. Ưu điểm của cách này là là thống nhất quan điểm trong thời gian ngắn và chi phí thấp hơn so với phỏng vấn. Nhược điểm của phương pháp này là khó xếp lịch, không đồng nhất ý kiến và chất lượng của thông tin phụ thuộc vào nhiều yếu tố.

Sử dụng phương pháp quan sát

Sử dụng cách này, BA sẽ theo dõi trải nghiệm thực tế của người sử dụng cuối để thu thập thông tin cần thiết. Ưu điểm của cách này là mang lại trải nghiệm thực tế và thông tin chính xác, nhưng lại tốn thời gian và công sức.

Nhóm tập trung

Theo phương pháp này, BA sẽ mời một nhóm đối tượng để thảo luận về đề tài được đưa ra. Ưu, nhược điểm của phương pháp này sẽ tương tự với phỏng vấn.

Khảo sát

Cách BA khai thác thông tin này sẽ gửi bảng khảo sát hàng loạt để thu được nhiều kết quả trong thời gian ngắn. Ưu điểm của phương pháp là chi phí thấp và nhanh chóng, nhưng khó quản trị và có khả năng nhận dữ liệu giả.

Tổ chức trò chơi tương tác để khai thác

BA có thể tổ chức các trò chơi nhỏ trong buổi họp để khám phá thông tin khó khai thác trong các hoạt động thông thường. Ưu điểm của cách này là BA sẽ tìm ra được thông tin khó khai thác, nhưng cũng đối mặt với khó khăn trong việc xếp lịch và tổ chức.

XEM THÊM CÁC BÀI VIẾT LIÊN QUAN:

Phương pháp nghiên cứu

cách BA khai thác thông tin
Các phương pháp nghiên cứu

Phân tích tài liệu

Cách BA khai thác thông tin này sẽ tập trung tổng hợp và phân tích các tài liệu nhận được từ các bên liên quan. Ưu điểm của phương pháp này là khai thác thông tin chính xác và tập trung vào những điểm trọng yếu. Tuy nhiên, nhược điểm là nguồn thông tin hạn chế và yêu cầu BA có khả năng đọc và phân tích tài liệu cao.

So sánh và phân tích thị trường

Hoạt động này sẽ tiến hành nghiên cứu thị trường và rút ra những bài học áp dụng cho dự án. Ưu điểm của cách này là tìm ra những vấn đề và giải pháp liên quan đến thực tế. Tuy nhiên, phương pháp này cũng yêu cầu khả năng phân tích dữ liệu cao và có thể đối mặt với khó khăn trong việc thu thập thông tin chi tiết.

Phương pháp thử nghiệm

cách BA khai thác thông tin
Phương pháp thử nghiệm để BA khai thác thông tin

Mô hình nguyên mẫu

Cách BA khai thác thông tin này sẽ tiến hành thử nghiệm ở quy mô nhỏ như phát sản phẩm cho một nhóm người dùng cụ thể. Phương pháp này giúp BA đánh giá chính xác tính khả thi của giải pháp. Mặc dù có ưu điểm trong việc đánh giá tính khả thi, nhưng phương pháp này lại tốn nhiều công sức và đòi hỏi kiến thức kỹ thuật cao khi triển khai.

Các bước BA khai thác thông tin

cách BA khai thác thông tin
3 bước giúp BA khai thác thông tin hiệu quả

Sau khi đã hiểu cách BA khai thác thông tin, chúng ta sẽ khám phá 3 bước giúp BA khai thác thông tin hiệu quả: 

Bước 1: Chuẩn bị

Trong bước này, mục tiêu chính của BA là đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan đều có đủ thông tin và hiểu rõ mục tiêu của quá trình. Nhiệm vụ của BA trong quá trình này là: 

Xác định phạm vi khai thác

BA cần đặt câu hỏi về Business domain, tìm hiểu về lĩnh vực kinh doanh, văn hóa và môi trường làm việc. BA cần xác định rõ mục tiêu của quá trình khai thác để làm gì, những thông tin cụ thể nào cần thu thập.

Xác định kỹ thuật sử dụng

Dựa trên mục tiêu, BA cần xác định kỹ thuật hoặc phương pháp khai thác thông tin nào sẽ phù hợp. BA có thể sử dụng một hoặc kết hợp nhiều kỹ thuật phù hợp với yêu cầu về chi phí, thời gian và mục tiêu cụ thể.

Chuẩn bị hậu cần

BA cần sắp xếp không gian làm việc như chuẩn bị phòng họp, thiết bị truyền thông và các vật phẩm hỗ trợ như giấy, bút, laptop và màn chiếu. Bên cạnh đó, BA cũng cần chuẩn bị tài liệu hỗ trợ như bảng trình bày, biểu đồ để giải thích và minh họa thông tin một cách rõ ràng.

Chuẩn bị các bên liên quan

BA cần phân tích stakeholder, xác định các bên liên quan cần tham gia trong quá trình khai thác thông tin. Sau đó, mời họ giải thích rõ ràng về cách quá trình sẽ diễn ra.

Bước 2: Khai thác thông tin

Bước quan trọng này tập trung vào việc khai thác thông tin và hiểu rõ nhu cầu thực tế của khách hàng nhằm đưa ra những thay đổi cũng như giải pháp tiềm năng để đáp ứng. Đây là giai đoạn yêu cầu BA tương tác trực tiếp với các bên liên quan để khai thác thông tin chi tiết nhất. Nhiệm vụ của BA trong quá trình này bao gồm:

  • Dẫn dắt các hoạt động: BA cần đảm bảo rng mọi hoạt động được diễn ra theo kế hoạch và hướng dẫn. Đồng thời, BA cũng chắc chắn rằng thông tin được thu thập đúng cách theo dự kiến.
  • Ghi nhận kết quả khai thác: BA cần đảm bảo mọi thông tin quan trọng được ghi chép chính xác và đầy đủ, giúp đánh giá kết quả khai thác rõ ràng.

Bước 3: Xác nhận kết quả khai thác

Tại bước này, BA sẽ biến thông tin từ trạng thái “chưa được kiểm chứng” sang “đã kiểm chứng”. Nhìn chung, bước này sẽ tập trung xác nhận tính chính xác từ nguồn thông tin cung cấp và đối chiếu với các nguồn khác nhau để đảm bảo tính nhất quán. Bên cạnh đó, quá trình này cũng là cơ hội để BA xác định những thông tin cần được khai thác sâu hơn ở các bước tiếp theo của quá trình.

 

>>Đăng ký tham gia khóa học BA tại Askany ngay để nhận được nhiều ưu đãi

 

Hy vọng bài viết này của Topchuyengia đã cung cấp những cách BA khai thác thông tin hiệu quả cho bạn. Việc BA khai thác thông tin đòi hỏi sự chuyên nghiệp, tỉ mỉ và hiểu biết về ngành công việc đang thực hiện. Nếu bạn đang gặp những khó khăn trong quá trình khai thác thông tin với vai trò là BA như không biết lựa chọn phương thức phù hợp thì đừng ngại liên hệ tư vấn 1:1 với các chuyên gia BA uy tín tại Askany nhé!

Tôi là Tô Lãm với hơn 4 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực IT, Business Analyst, Data Analyst, Tracking,... cho rất nhiều doanh nghiệp SME. Tôi tốt nghiệp trường Công nghệ Thông tin cùng với kỹ năng và kiến thức trau dồi của mình, tôi mong muốn được chia sẻ các thông tin hữu ích dến với người đọc thông qua các bài viết trên Topchuyengia, mọi người hãy follow mình nhé.

Kinh nghiệm thực tế

Tư vấn 1:1

Uy tín

Đây là 3 tiêu chí mà TOPCHUYENGIA luôn muốn hướng tới để đem lại những thông tin hữu ích cho cộng đồng