Kỹ năng giải quyết vấn đề của BA và 7 phương pháp áp dụng

Kỹ năng giải quyết vấn đề là gì?

Khi một vấn đề xảy ra, điều bạn cần làm không đơn thuần chỉ là xác định vấn đề, mà còn phải linh hoạt, uyển chuyển động não giải quyết vấn đề đó một cách logic và khéo léo với một thái độ bình tĩnh. Đó chính là kỹ năng giải quyết vấn đề thực sự.

Kỹ năng giải quyết vấn đề không phải kỹ năng cứng và khó học được từ những lý thuyết hay tài liệu. Nó là cả một quá trình rèn luyện kết hợp với nhiều yếu tố khác, bao gồm những kinh nghiệm đúc kết được trong quá trình làm việc.

Ngoài việc xác định “bề nổi” vấn đề, những người có kỹ năng giải quyết vấn đề còn chủ động khám phá nguyên nhân gốc rễ của vấn đề đó. Họ có thể nghĩ ra rất nhiều phương án giải quyết khác nhau và đưa ra quyết định tốt nhất sau quá trình đánh giá, so sánh.

Điều đặc biệt ở những người có kỹ năng này, chính là thái độ luôn bình tĩnh và chín chắn đối mặt với vấn đề xảy ra đến khi tìm ra cách giải quyết chúng. Nếu bạn có kỹ năng giải quyết vấn đề thì chắc chắn sẽ có rất nhiều cơ hội để phát triển và thành công trong tương lai.

Vì sao BA cần có kỹ năng giải quyết vấn đề?

Theo Topchuyengia, kỹ năng giải quyết vấn đề là một trong những kỹ năng quan trọng nhất đối với một Business Analyst. Vì BA là người chịu trách nhiệm thu thập, phân tích và chuyển đổi yêu cầu của khách hàng thành các yêu cầu kỹ thuật cho các sản phẩm phần mềm.

Trong quá trình làm việc, BA thường xuyên phải đối mặt với các vấn đề phát sinh, từ những vấn đề nhỏ như lỗi giao diện cho đến những vấn đề lớn như thay đổi yêu cầu của khách hàng. Khi đó, kỹ năng giải quyết vấn đề tốt sẽ giúp BA nhanh chóng xác định và giải quyết các vấn đề này, đảm bảo dự án được hoàn thành đúng tiến độ và chất lượng.

Cụ thể hơn, kỹ năng giải quyết vấn đề hiệu quả sẽ giúp BA: 

• Nhanh chóng xác định và giải quyết vấn đề phát sinh
• Cung cấp những giải pháp sáng tạo: Trong nhiều trường hợp, những giải pháp truyền thống sẽ không áp dụng được. Khi đó, BA cần có khả năng suy nghĩ sáng tạo để đưa ra các giải pháp mới lạ, giúp đội ngũ vượt qua những khó khăn hiện tại.
• Ra quyết định nhanh chóng và hợp lý: Đối với một vài tình huống, BA phải đưa ra các quyết định dựa trên những thông tin và dữ liệu ít ỏi. Tuy nhiên, BA vẫn phải nhanh chóng đưa ra quyết định hợp lý nhất để dự án không bị trì hoãn.
• Truyền đạt thông tin cho stakeholders: Bên cạnh đội ngũ nội bộ, stakeholders cũng cần nắm được các thông tin về vấn và cách giải quyết. Với kỹ năng giải quyết vấn đề, BA sẽ dễ dàng thông báo cho và giải thích những khía cạnh kỹ thuật mà stakeholders không hiểu.

Vì vậy, kỹ năng giải quyết vấn đề là một kỹ năng quan trọng và cần thiết đối với BA. Để trở thành một BA giỏi và chuyên nghiệp, bạn nên thường xuyên rèn luyện kỹ năng này.

XEM THÊM CÁC BÀI VIẾT LIÊN QUAN KHÁC:

• Cải thiện kỹ năng giao tiếp bầng phương pháp Horenso
• Các loại kỹ năng công nghệ BA cần trau dồi
• Kỹ năng phân tích là gì? Tầm quan trọng và cách rèn luyện

7 kỹ thuật giải quyết vấn đề của Business Analyst

Theo Topchuyengia, có 7 phương pháp giải quyết vấn đề phổ biến của BA là: 

Kỹ thuật Brainstorm (động não)

Phương pháp brainstorm bắt đầu bằng việc tập hợp một nhóm người có liên quan đến vấn đề cần giải quyết. Trong buổi brainstorm, mọi thành viên tham gia đều được khuyến khích tự do đưa ra bất kỳ ý tưởng nào, dù có vẻ khó hiểu hoặc không khả thi.

Các ý tưởng này sẽ được ghi lại công khai trên bảng trắng hoặc bảng flipchart để tất cả mọi người đều có thể nhìn thấy và tương tác. Những ý tưởng này có thể được nảy ra thông qua quá trình trao đổi tự do hoặc thông qua các kỹ thuật như tìm kiếm từ khóa hoặc mô phỏng ý tưởng. 

Ưu điểm:

• Brainstorm tạo ra không gian cho mọi người tự do bày tỏ sự sáng tạo mà không sợ bị đánh giá.
• Khám phá ý tưởng Mới: Vì không có sự đánh giá, những người tham gia brainstorm có thể mở rộng phạm vi của ý tưởng và tìm ra giải pháp mới.
• Tương tác nhóm: Brainstorm là cơ hội tốt để tăng tính tương tác và giao tiếp trong nhóm, giúp mọi người hiểu rõ hơn về quan điểm và suy nghĩ của đồng đội.

Nhược điểm: 

• Thiếu Kiểm Soát: Sự tự do lớn có thể dẫn đến việc mất kiểm soát và quá trình brainstorm trở nên không hiệu quả nếu không có sự quản lý hoặc hướng dẫn chặt chẽ.
• Ẩn Chứa Sự Thiếu Hợp Nhất: Do tính chất tự do, các ý tưởng có thể không được hòa nhập và hợp nhất, làm giảm tính thực tế và khả thi của một số giải pháp.

Kỹ thuật phân tích SWOT

Kỹ thuật phân tích SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats) nghĩa là xác định các điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và mối đe dọa liên quan đến vấn đề hoặc tình huống cụ thể. Người thực hiện phân tích SWOT sẽ tổng hợp thông tin từ nhiều nguồn khác nhau từ nội bộ và bên ngoài để có góc nhìn tổng quan nhất.

Mỗi yếu tố sẽ được ghi lại và sắp xếp thành một bảng 2x2 với các ô chia thành 4 phần tương ứng với từng khía cạnh SWOT. Bảng này giúp BA thấy rõ mối quan hệ giữa các yếu tố và những điểm chiến lược quan trọng.

Ưu điểm:

• SWOT cung cấp góc nhìn toàn diện về tình hình từ yếu tố bên trong và bên ngoài, giúp BA hiểu rõ về môi trường và nguồn lực của mình.
• Quyết định dựa trên thông tin, dữ liệu thực tế
• SWOT không đòi hỏi kỹ thuật hay kiến thức chuyên sâu. Vì vậy, đây là một phương pháp dễ hiểu và dễ áp dụng cho mọi người.

Nhược điểm:

• Tính chủ quan: Kết quả của SWOT có thể bị ảnh hưởng bởi góc nhìn chủ quan của người thực hiện. Ngoài ra, một số yếu tố có thể được đánh giá khác nhau tùy thuộc vào góc độ cá nhân.
• Khó xác định được mức độ quan trọng và ưu tiên của các yếu tố trong SWOT.
• Phân tích SWOT chỉ đưa ra góc nhìn tổng quan mà không cung cấp hướng dẫn cụ thể về các bước hành động để giải quyết vấn đề.

Kỹ thuật ma trận quyết định

Ma trận quyết định thường được sử dụng để đánh giá và so sánh các giải pháp dựa trên một tập hợp các tiêu chí được xác định trước. Các bước thực hiện là: xác định các tiêu chí quan trọng, gán trọng số cho mỗi tiêu chí để thể hiện mức độ quan trọng của chúng, sau đó đánh giá mỗi giải pháp dựa trên các tiêu chí này. Ma trận thường được trình bày dưới dạng bảng với các hàng, cột tương ứng với những giải pháp và tiêu chí.

Ưu điểm:

• Linh hoạt và nhiều lựa chọn: Ma trận giúp BA quyết định dựa trên nhiều tiêu chí và lựa chọn khác nhau. Từ đó, phương pháp này tạo ra sự linh hoạt trong việc đánh giá và so sánh các giải pháp.
• Giúp BA đưa ra các quyết định logic dựa trên cơ sở thông tin cụ thể.
• Ma trận cung cấp cơ sở để cả nhóm thảo luận và đánh giá từ nhiều quan điểm.

Nhược điểm:

• Khó xác định trọng số cho các tiêu chí
• Nếu có sự khác biệt lớn trong quan điểm về mức độ quan trọng của các tiêu chí, BA sẽ rất khó để đưa ra quyết định mà vẫn giữ được tính nhất quán.
• Đòi hỏi dữ liệu đánh giá phải chắc chắn và chính xác.

Kỹ thuật phân tích nguyên nhân gốc

Phân tích nguyên nhân gốc nghĩa là điều tra nguyên nhân cơ bản của một vấn đề thay vì chỉ tập trung vào các hậu quả. Quá trình này thường bắt đầu bằng việc đặt câu hỏi "tại sao" khi đi sâu vào nguyên nhân để tìm ra gốc rễ của vấn đề.

Ưu điểm:

• Hiểu được nguyên nhân sâu xa: Phương pháp này giúp BA hiểu rõ nguyên nhân cơ bản của vấn đề thay vì chỉ đối phó với triệu chứng bề ngoài. Từ đó, BA sẽ đưa ra cách giải quyết triệt để. 
• Vấn đề không lặp lại.

Nhược điểm:

• Đòi hỏi thời gian và nỗ lực đặc biệt là khi vấn đề phức tạp và liên quan đến nhiều yếu tố.
• Kết quả của phương pháp này phụ thuộc vào sự hiểu biết và thông tin có sẵn và sẽ bị ảnh hưởng khi thông tin không đủ.
• Việc đánh giá tại sao một sự kiện xảy ra có thể bị ảnh hưởng bởi quan điểm cá nhân của BA, làm mất tính khách quan.

Kỹ thuật Six Sigma

Six Sigma là một hệ thống tiếp cận dựa trên dữ liệu để giảm biến động và cải thiện chất lượng trong các quy trình. Quá trình Six Sigma thường chia thành năm giai đoạn: Define (Xác định), Measure (Đo lường), Analyze (Phân tích), Improve (Cải thiện) và Control (Kiểm soát) - viết tắt là DMAIC.

• Define (Xác định): Xác định mục tiêu cụ thể, đo lường được và các yếu tố chất lượng liên quan.
• Measure (Đo lường): Đo lường và thu thập dữ liệu liên quan đến quy trình, xác định các biến động và hiệu suất hiện tại.
• Analyze (Phân tích): Sử dụng công cụ thống kê để phân tích dữ liệu, xác định nguyên nhân của sự biến động và các vấn đề chất lượng.
• Improve (Cải thiện): Dựa trên phân tích, BA phát triển và triển khai các giải pháp để cải thiện hiệu suất quy trình và giảm biến động.
• Control (Kiểm soát): Thực hiện các biện pháp kiểm soát để đảm bảo rằng quy trình mới không bị trở lại tình trạng cũ và duy trì chất lượng.

Ưu điểm:

• Six Sigma sử dụng dữ liệu và phân tích thống kê để giúp BA đưa ra quyết định, đảm bảo tính chính xác và khách quan.
• Phương pháp Six Sigma hướng tới mục tiêu cải thiện chất lượng sản phẩm/dịch vụ và hiệu suất quy trình.
• Giai đoạn Control giúp BA duy trì và kiểm soát quy trình để đảm bảo sự ổn định và liên tục của dự án. 

Nhược điểm:

• Yêu cầu kỹ năng chuyên sâu của BA
• Đòi hỏi nhiều nguồn lực và thời gian, không phù hợp với mọi dự án.
• Six Sigma chỉ thích hợp cho các quy trình lặp lại

Tư duy thiết kế

Tư duy thiết kế là một phương pháp sáng tạo giúp BA giải quyết vấn đề bằng cách tập trung vào nhu cầu và trải nghiệm của người dùng. Quá trình này bao gồm các bước như:

• Nắm bắt thông tin chi tiết về nhu cầu và mong muốn của người dùng cuối thông qua quảng bá, thăm dò ý kiến và nghiên cứu thị trường.
• Xây dựng các nguyên mẫu, mô hình hoặc giả định để thể hiện ý tưởng và giải pháp tiềm năng.
• Thử nghiệm nguyên mẫu với người dùng để thu thập phản hồi, sau đó lặp lại quá trình để cải thiện giải pháp.
• Phát triển giải pháp cuối cùng và áp dụng vào thực tế
• Liên tục cải tiến giải pháp dựa trên phản hồi của người dùng.

Ưu điểm:

• Tư duy thiết kế tập trung vào nhu cầu và trải nghiệm của người dùng, giúp đảm bảo giải pháp đáp ứng đúng với mong muốn của họ.
• Phương pháp này khuyến khích sự sáng tạo và tư duy mở rộng. Từ đó, BA có thể đưa ra những giải pháp mới mẻ và độc đáo.
• Tư duy thiết kế giúp đảm bảo giải pháp vừa giải quyết được vấn đề, vừa phù hợp với ngữ cảnh và xã hội.

Nhược điểm:

• Quá trình thiết kế đòi hỏi nhiều nỗ lực và thời gian, đặc biệt là trong giai đoạn thu thập và xử lý thông tin từ người dùng.
• Tư duy thiết kế không phù hợp cho các vấn đề kỹ thuật phức tạp hoặc yêu cầu sự chuyên sâu.
• Nếu không được kết hợp với chiến lược lâu dài, quá trình thiết kế có thể dẫn đến giải pháp cá nhân hóa mà không hỗ trợ mục tiêu tổng thể của doanh nghiệp.

Chu trình Plan-Do-Check-Act (PDCA)

Chu trình PDCA là một phương pháp quản lý chất lượng và cải tiến liên tục, chia thành bốn bước chính:

• Plan (Lập kế hoạch): BA xác định mục tiêu và cách đạt được mục tiêu đó.
• Do (Thực hiện): BA và đội ngũ thực hiện kế hoạch, triển khai các biện pháp đã xác định trong bước lập kế hoạch.
• Check (Kiểm tra): Kiểm tra kết quả của quá trình thực hiện so với mục tiêu ban đầu. Ngoài ra, BA và đội ngũ cũng cần thu thập dữ liệu để đánh giá hiệu suất.
• Act (Điều chỉnh): Dựa trên kết quả, BA và đội ngũ sẽ thực hiện các điều chỉnh và cải tiến. Nếu cần, BA sẽ phải điều chỉnh kế hoạch ban đầu để tối ưu hóa hiệu suất.

Ưu điểm:

• PDCA là một quy trình linh hoạt và có thể lặp lại để kiểm soát, cải tiến liên tục.
• Giúp BA đưa ra quyết định hợp lý dựa trên dữ liệu cụ thể.
• PDCA thúc đẩy sự tương tác trong đội/ doanh nghiệp, vì mọi người được kêu gọi tham gia vào việc đánh giá và cải tiến.

Nhược điểm:

• Khó khăn thực hiện đầy đủ chu trình PDCA do yêu cầu nỗ lực và cam kết cao.
• PDCA đòi hỏi sự chủ động và sự cam kết từ tất cả các thành viên trong doanh nghiệp để thực hiện và duy trì quy trình cải tiến liên tục.
• PDCA có thể không phù hợp cho các vấn đề phức tạp.