Kỹ năng phân tích: Định nghĩa, phân loại, cách rèn luyện cho BA

Kỹ năng phân tích là gì?

Theo Topchuyengia, kỹ năng phân tích là khả năng chia vấn đề lớn thành những phần nhỏ và tìm ra mối quan hệ giữa chúng. Kỹ năng phân tích được xây dựng từ những hoạt động như thu thập thông tin, phân loại dữ liệu, nghiên cứu xu hướng, đánh giá yếu tố quan trọng cũng như rút ra các kết luận logic cho dự án/ tình huống hiện tại. Đây được xem là một trong những kỹ năng cần thiết cho BA nếu như bạn quyết định đi theo con đường Business Analyst

Ví dụ: Để giải quyết khó khăn về doanh số bán hàng của công ty bán lẻ K, BA đã tiến hành phân tích vấn đề này như sau:

• Business Analyst thu thập thông tin từ nhiều nguồn khác nhau gồm dữ liệu bán hàng, khảo sát khách hàng và phỏng vấn nhân viên.
• Phân loại dữ liệu thu thập được theo các tiêu chí khác nhau như sản phẩm, kênh bán hàng và khu vực địa lý.
• Nghiên cứu xu hướng bán hàng trong quá khứ để tìm ra các xu hướng có thể liên quan đến vấn đề hiện tại.
• Đánh giá các yếu tố quan trọng có thể ảnh hưởng đến doanh số bán hàng từ giá cả, chất lượng sản phẩm đến dịch vụ chăm sóc khách hàng.
• Từ các hoạt động phân tích trên, BA đã rút ra kết luận: Giá cả của sản phẩm cao hơn so với các đối thủ cạnh tranh, chất lượng sản phẩm không đồng đều, dịch vụ khách hàng chưa tốt.
• Sau đó, BA đề xuất những giải pháp cải thiện cho công ty K.

Tầm quan trọng của kỹ năng phân tích trong BA

Theo Topchuyengia, khi có kỹ năng phân tích, công việc của BA chắc chắn sẽ thuận lợi và dễ thăng tiến hơn trong sự nghiệp vì: 

• Kỹ năng phân tích giúp BA hiểu chính xác nhu cầu và mong muốn của khách hàng. Từ đó, BA cùng đội ngũ sẽ cung cấp giải pháp phù hợp nhất để đảm bảo rằng hệ thống hay dự án được phát triển sẽ đáp ứng đúng mong muốn của khách hàng.
• Kỹ năng phân tích cũng giúp BA hiểu rõ về cấu trúc, quy trình và chức năng của hệ thống. Từ đó, quá trình phát triển và tối ưu hóa hệ thống cũng hiệu quả và đáp ứng đúng nhu cầu của doanh nghiệp hơn.
• Kỹ năng này cũng giúp BA hiểu rõ nhu cầu của người sử dụng và chuyển đổi chúng thành yêu cầu kỹ thuật. Vì vậy, quá trình giao tiếp giữa BA, người sử dụng và đội ngũ phát triển cũng hiệu quả hơn.

Các loại kỹ năng phân tích trong BA

Trong lĩnh vực BA, kỹ năng phân tích được chia thành các loại như: 

Kỹ năng phân tích dữ liệu

BA cần có khả năng thu thập, phân tích và diễn giải dữ liệu để hiểu rõ các xu hướng và vấn đề. Cụ thể:

• Thu thập dữ liệu: BA cần linh hoạt và kỹ lưỡng trong quá trình thu thập dữ liệu từ nhiều nguồn, từ stakeholders để có được những thông tin quan trọng và chính xác nhất cho dự án phát triển sản phẩm phần mềm.
• Phân tích dữ liệu: Sau khi đã thu thập thành công, BA sẽ cần phân tích những dữ liệu đó để tìm ra thông tin quan trọng, xác định xu hướng và mối quan hệ của các yêu cầu.
• Trình bày, diễn giải dữ liệu: Khả năng diễn giải dữ liệu là một kỹ năng giúp BA chia sẻ thông tin quan trọng đến đội ngũ cũng như stakeholders. Để giải thích dữ liệu sao cho dễ hiểu nhất, BA cần hiểu rõ về ngữ cảnh và kết hợp linh hoạt với mục tiêu cụ thể của dự án.

Nhìn chung, để phát triển kỹ năng phân tích dữ liệu BA cũng cần thành thạo sử dụng các công cụ phân tích và hiểu rõ về các mô hình dữ liệu như Excel, Tableau, ER model, Relational Data model, v.v.

Kỹ năng phân tích hệ thống

BA cần có khả năng hiểu rõ các hệ thống hiện tại và xác định các cơ hội cải tiến. Việc phân tích sâu về quy trình, chức năng và kiến trúc của hệ thống hiện tại là cơ sở để BA đưa ra các quyết định cải tiến giúp tối ưu hóa hiệu suất của quá trình làm việc.

Ví dụ: BA chịu trách nhiệm cho dự án phát triển hệ thống quản lý khách hàng của ngân hàng A. Sau quá trình phân tích sâu về hệ thống hiện tại, BA nhận ra những hạn chế như quy trình không linh hoạt, hệ thống thiếu các chức năng cần thiết cũng như kiến trúc của hệ thống hiện tại chưa đáp ứng được yêu cầu của hệ thống mới.

Từ đó, BA các yêu cầu cần thiết cho hệ thống mới như:

• Quy trình quản lý khách hàng cần được linh hoạt hơn
• Hệ thống cần được bổ sung các chức năng cần thiết
• Kiến trúc hệ thống cần được cải thiện để đáp ứng được yêu cầu của hệ thống mới

Các yêu cầu của hệ thống mới đã được ngân hàng phê duyệt. Sau khi hệ thống mới được triển khai, ngân hàng đã có thể cung cấp các dịch vụ tốt hơn cho khách hàng.

Kỹ năng phân tích rủi ro

BA cần có khả năng xác định và đánh giá các rủi ro liên quan đến các dự án. Kỹ năng này đòi hỏi BA phải hiểu về các loại rủi ro, các yếu tố ảnh hưởng đến rủi ro và các biện pháp giảm thiểu rủi ro. Kỹ năng này sẽ giúp BA quản lý rủi ro hiệu quả và linh hoạt khi có yếu tố bất ngờ xảy ra. 

Kỹ năng phân tích tác động

Cuối cùng chính là kỹ năng phân tích tác động, BA cần có khả năng xác định tác động của các thay đổi đối với doanh nghiệp. Kỹ năng này yêu cầu BA phải nắm về quy trình kinh doanh, các hệ thống và các bên liên quan.

Ví dụ: BA nhận nhiệm vụ phân tích tác động của hệ thống ERP mới cho doanh nghiệp F. Quá trình phân tích của BA diễn ra như sau:

• Quy trình kinh doanh: Hệ thống ERP mới sẽ thay đổi các quy trình kinh doanh hiện tại như thế nào? Các thay đổi này sẽ có tác động tích cực hay tiêu cực đến doanh nghiệp?
• Các hệ thống: Hệ thống ERP mới sẽ tương tác với các hệ thống hiện tại như thế nào? Các thay đổi này sẽ có tác động đến hiệu quả hoạt động của các hệ thống hiện tại không?
• Stakeholders: Hệ thống ERP mới sẽ tác động đến các bên liên quan trong doanh nghiệp như thế nào? Các bên liên quan sẽ phản ứng như thế nào với những thay đổi này?

Từ đó, BA đã cung cấp câu trả lời tổng quan về tác động của hệ thống mới đối với doanh nghiệp, đồng thời đề xuất những thay đổi phù hợp.