Kỹ năng giao tiếp (Ho-Ren-So) là gì? Cách ứng dụng trong BA?

Kỹ năng giao tiếp (Ho-Ren-So) là gì? Cách ứng dụng trong BA?

07/03/2024

386

0

Chia sẻ lên Facebook
Kỹ năng giao tiếp (Ho-Ren-So) là gì? Cách ứng dụng trong BA?

Kỹ năng giao tiếp (Ho-Ren-So) là gì? Kỹ năng giao tiếp đóng vai trò quan trọng trong mọi lĩnh vực và Business Analysis cũng không phải ngoại lệ. Hiện nay, một trong những phương pháp tiên tiến và hiệu quả được áp dụng để phát triển kỹ năng giao tiếp chính là Ho-Ren-So. Trong bài viết ngày hôm nay của Topchuyengia, chúng ta hãy cùng khám phá về Ho-Ren-So nhé!

 

Trong quá trình ứng dụng Ho-Ren-So, BA có thể sẽ gặp những khó khăn về hiểu rõ đội ngũ hoặc quản lý thời gian và nguồn lực. Những vấn đề này sẽ ảnh hưởng trực tiếp đế chất lượng sản phẩm phần mềm. Vì vậy, để cải thiện quy trình làm việc bằng Ho-Ren-So hiệu quả, BA nên thử trao đổi 1:1 từ xa với những chuyên gia BA giàu kinh nghiệm tại nền tảng tư vấn Askany nhé!

Kỹ năng giao tiếp (Ho-Ren-So) là gì?

Kỹ năng giao tiếp (Ho-Ren-So)
Kỹ năng giao tiếp (Ho-Ren-So) là gì?

Kỹ năng giao tiếp (Ho-Ren-So) là một trong số các kỹ năng cần thiết cho BA. Trong văn hóa Nhật Bản, kỹ năng giao tiếp được coi trọng và được thể hiện qua phương pháp Ho-Ren-So. Ho-Ren-So là từ viết tắt của ba từ tiếng Nhật:

  • Hokoku nghĩa là báo cáo
  • Renraku nghĩa là liên lạc
  • Soudan nghĩa là thảo luận

Ho-Ren-So là một phương pháp giao tiếp hiệu quả giúp đảm bảo thông tin được truyền đạt đầy đủ, chính xác và kịp thời cho đội ngũ và stakeholders. Phương pháp này được áp dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau, trong đó có lĩnh vực BA.

 

Ví dụ: Khi thực hiện dự án phát triển ứng dụng ngân hàng, BA gặp phải một số vấn đề kỹ thuật và đã áp dụng Ho-Ren-So như sau:

  • Hokoku: BA đã nhanh chóng báo cáo cho khách hàng về vấn đề này thông qua một email có nội dung: Mô tả vấn đề, nguyên nhân, ảnh hưởng, đề xuất giải pháp. 
  • Renraku: BA liên lạc với nhóm phát triển để được hỗ trợ. Khi liên lạc, BA lắng nghe ý kiến của nhóm phát triển và cùng thảo luận để tìm ra giải pháp phù hợp nhất.
  • Soudan: BA đã tổ chức một cuộc họp với khách hàng và nhóm phát triển để thảo luận về giải pháp cho vấn đề. Trong cuộc họp, BA đã trình bày các giải pháp đề xuất và lắng nghe ý kiến của các bên liên quan.

Như vậy, áp dụng phương pháp Ho-Ren-So đã giúp BA giải quyết vấn đề hiệu quả và đảm bảo sự hài lòng của khách hàng.

XEM THÊM CÁC BÀI VIẾT LIÊN QUAN KHÁC:

Cách áp dụng Ho-Ren-So trong dự án

Kỹ năng giao tiếp (Ho-Ren-So)
Cách áp dụng Ho-Ren-So trong dự án 

Tuân thủ 3 giá trị Ho-Ren-So, BA có thể áp dụng phương pháp này vào dự án: 

Báo cáo (Hokoku)

Trong quá trình làm việc, các chuyên viên Phân tích Nghiệp vụ thường xuyên báo cáo cho khách hàng và nhóm phát triển về tiến độ dự án, các vấn đề phát sinh và các giải pháp đề xuất. Báo cáo cần được thực hiện đầy đủ, chính xác và kịp thời để các bên liên quan có thể nắm bắt được tình hình và đưa ra các quyết định phù hợp.

 

Ví dụ: Vào cuối mỗi tuần, BA có thể gửi cho khách hàng một báo cáo cập nhật về tiến độ dự án gồm: 

  • Các mục tiêu đã đạt được
  • Các mục tiêu chưa đạt được
  • Các vấn đề phát sinh
  • Các giải pháp đề xuất

Báo cáo cần được trình bày một cách rõ ràng, súc tích và dễ hiểu. BA cần đảm bảo rằng khách hàng và nhóm phát triển có thể nắm bắt được thông tin quan trọng nhất từ báo cáo.

 

Liên lạc (Renraku)

BA cần thường xuyên liên lạc với khách hàng và nhóm phát triển để trao đổi thông tin, giải đáp thắc mắc và giải quyết các vấn đề phát sinh. Liên lạc có thể được thực hiện thông qua các cuộc họp, email, điện thoại, v.v.

 

Ví dụ: Khi gặp phải vấn đề kỹ thuật, BA có thể liên hệ với nhóm phát triển để được hỗ trợ. BA cũng có thể thường xuyên trao đổi với khách hàng về các vấn đề liên quan đến yêu cầu của khách hàng.

 

Thảo luận (Soudan)

BA cần chủ động thảo luận với khách hàng và nhóm phát triển để thống nhất các yêu cầu, giải pháp và kế hoạch thực hiện. Thảo luận giúp đảm bảo rằng các bên liên quan hiểu rõ nhau và cùng thống nhất về mục tiêu chung của dự án.

 

Ví dụ: Khi khách hàng đưa ra một yêu cầu mới, BA có thể thảo luận với nhóm phát triển để đánh giá tính khả thi của yêu cầu. BA cũng có thể thảo luận với khách hàng để tìm ra giải pháp phù hợp nhất.

Lợi ích khi áp dụng Ho-Ren-So là gì?

Kỹ năng giao tiếp (Ho-Ren-So)
Lợi ích khi áp dụng Ho-Ren-So là gì?

Theo Topchuyengia, có 4 lợi ích chính khi BA áp dụng Ho-Ren-So vào dự án: 

Thấu hiểu và tin tưởng 

Ho-Ren-So khuyến khích thành viên chia sẻ thông tin và kiến thức. Tính chất này giúp đội ngũ thống nhất về mục tiêu, yêu cầu, kế hoạch của dự án và tạo ra một môi trường làm việc mở. Bên cạnh đó, phương pháp này tạo điều kiện cho sự tin tưởng phát triển trong đội ngũ làm việc. Từ đó, teamwork sẽ hiệu quả hơn, tăng hiệu suất cho dự án.

 

Giảm xung đột

Phương pháp Ho-Ren-So khuyến khích giải quyết xung đột ngay từ ban đầu, ngăn căng thẳng “leo thang” và tác động tiêu cực đến môi trường làm việc. Tính chất này không chỉ giữ cho không khí làm việc tích cực mà còn giúp duy trì sự tập trung vào mục tiêu chung của dự án.

 

Thúc đẩy sự chất lượng và tiến độ của dự án

Khi teamwork hiệu quả, quy trình làm việc và khả năng thích ứng của đội ngũ cũng được nâng cấp. Từ đó, sản phẩm cuối cùng sẽ dễ dàng đạt chất lượng như kỳ vọng của khách hàng. Bên cạnh đó, việc tập trung phát triển nhóm từ bên trong đảm bảo rằng mọi thành viên đều đóng góp vào sự thành công của dự án.

 

Sự hài lòng

Bằng cách tạo điều kiện cho sự tích cực, phương pháp này đảm bảo đội ngũ không chỉ làm việc mà còn gắn kết, đồng lòng vì dự án. Bên cạnh đó, kỹ năng giao tiếp trong Ho-Ren-So cũng đóng vai trò quan trọng trong việc cải thiện tương tác với khách hàng. Từ đó, dự án vừa đáp ứng đúng yêu cầu của khách hàng vừa thiết lập mối quan hệ hợp tác tích cực và bền vững.

 

Nếu bạn gặp khó khăn khi không biết ứng dụng kỹ năng giao tiếp (Ho-Ren-So) vào dự án như thế nào thì có thể tìm giải pháp từ chuyên gia BA uy tín tại app Askany nhé!
Tư vấn về kỹ năng giao tiếp (Ho-Ren-So) cùng chuyên gia Long Vưu 

 

Tóm lại kỹ năng giao tiếp (Ho-Ren-So) không chỉ là một phương pháp học tập, rèn luyện cá nhân mà còn ảnh hưởng đến sự thành bại của một dự án. Ứng dụng Ho-Ren-So trong dự án chính là bước đầu tiên trong quá trình tối ưu hóa hiệu suất và đạt được mục tiêu kinh doanh.

Nếu BA đang gặp khó khăn trong việc giao tiếp với đội ngũ, hãy thử áp dụng kỹ năng giao tiếp (Ho-Ren-So) trong công việc. Trong trường hợp bạn đã thử nhiều cách nhưng không hiệu quả thì có thể tham khảo ý kiến của những chuyên gia BA uy tín trong lĩnh vực thông qua buổi tư vấn online 1:1 tại ứng dụng Askany nhé!

Tôi là Tô Lãm với hơn 4 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực IT, Business Analyst, Data Analyst, Tracking,... cho rất nhiều doanh nghiệp SME. Tôi tốt nghiệp trường Công nghệ Thông tin cùng với kỹ năng và kiến thức trau dồi của mình, tôi mong muốn được chia sẻ các thông tin hữu ích dến với người đọc thông qua các bài viết trên Topchuyengia, mọi người hãy follow mình nhé.

Kinh nghiệm thực tế

Tư vấn 1:1

Uy tín

Đây là 3 tiêu chí mà TOPCHUYENGIA luôn muốn hướng tới để đem lại những thông tin hữu ích cho cộng đồng