Kỹ năng giao tiếp (Ho-Ren-So) là gì? Cách ứng dụng trong BA?

Kỹ năng giao tiếp (Ho-Ren-So) là gì?

Kỹ năng giao tiếp (Ho-Ren-So) là một trong số các kỹ năng cần thiết cho BA. Trong văn hóa Nhật Bản, kỹ năng giao tiếp được coi trọng và được thể hiện qua phương pháp Ho-Ren-So. Ho-Ren-So là từ viết tắt của ba từ tiếng Nhật:

• Hokoku nghĩa là báo cáo
• Renraku nghĩa là liên lạc
• Soudan nghĩa là thảo luận

Ho-Ren-So là một phương pháp giao tiếp hiệu quả giúp đảm bảo thông tin được truyền đạt đầy đủ, chính xác và kịp thời cho đội ngũ và stakeholders. Phương pháp này được áp dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau, trong đó có lĩnh vực BA.

Ví dụ: Khi thực hiện dự án phát triển ứng dụng ngân hàng, BA gặp phải một số vấn đề kỹ thuật và đã áp dụng Ho-Ren-So như sau:

• Hokoku: BA đã nhanh chóng báo cáo cho khách hàng về vấn đề này thông qua một email có nội dung: Mô tả vấn đề, nguyên nhân, ảnh hưởng, đề xuất giải pháp. 
• Renraku: BA liên lạc với nhóm phát triển để được hỗ trợ. Khi liên lạc, BA lắng nghe ý kiến của nhóm phát triển và cùng thảo luận để tìm ra giải pháp phù hợp nhất.
• Soudan: BA đã tổ chức một cuộc họp với khách hàng và nhóm phát triển để thảo luận về giải pháp cho vấn đề. Trong cuộc họp, BA đã trình bày các giải pháp đề xuất và lắng nghe ý kiến của các bên liên quan.

Như vậy, áp dụng phương pháp Ho-Ren-So đã giúp BA giải quyết vấn đề hiệu quả và đảm bảo sự hài lòng của khách hàng.

XEM THÊM CÁC BÀI VIẾT LIÊN QUAN KHÁC:

• Các loại kỹ năng công nghệ BA cần trau dồi
• Kỹ năng phân tích là gì? Tầm quan trọng và cách rèn luyện
• Cách cải thiện kỹ năng ra quyết định

Cách áp dụng Ho-Ren-So trong dự án

Tuân thủ 3 giá trị Ho-Ren-So, BA có thể áp dụng phương pháp này vào dự án: 

Báo cáo (Hokoku)

Trong quá trình làm việc, các chuyên viên Phân tích Nghiệp vụ thường xuyên báo cáo cho khách hàng và nhóm phát triển về tiến độ dự án, các vấn đề phát sinh và các giải pháp đề xuất. Báo cáo cần được thực hiện đầy đủ, chính xác và kịp thời để các bên liên quan có thể nắm bắt được tình hình và đưa ra các quyết định phù hợp.

Ví dụ: Vào cuối mỗi tuần, BA có thể gửi cho khách hàng một báo cáo cập nhật về tiến độ dự án gồm: 

• Các mục tiêu đã đạt được
• Các mục tiêu chưa đạt được
• Các vấn đề phát sinh
• Các giải pháp đề xuất

Báo cáo cần được trình bày một cách rõ ràng, súc tích và dễ hiểu. BA cần đảm bảo rằng khách hàng và nhóm phát triển có thể nắm bắt được thông tin quan trọng nhất từ báo cáo.

Liên lạc (Renraku)

BA cần thường xuyên liên lạc với khách hàng và nhóm phát triển để trao đổi thông tin, giải đáp thắc mắc và giải quyết các vấn đề phát sinh. Liên lạc có thể được thực hiện thông qua các cuộc họp, email, điện thoại, v.v.

Ví dụ: Khi gặp phải vấn đề kỹ thuật, BA có thể liên hệ với nhóm phát triển để được hỗ trợ. BA cũng có thể thường xuyên trao đổi với khách hàng về các vấn đề liên quan đến yêu cầu của khách hàng.

Thảo luận (Soudan)

BA cần chủ động thảo luận với khách hàng và nhóm phát triển để thống nhất các yêu cầu, giải pháp và kế hoạch thực hiện. Thảo luận giúp đảm bảo rằng các bên liên quan hiểu rõ nhau và cùng thống nhất về mục tiêu chung của dự án.

Ví dụ: Khi khách hàng đưa ra một yêu cầu mới, BA có thể thảo luận với nhóm phát triển để đánh giá tính khả thi của yêu cầu. BA cũng có thể thảo luận với khách hàng để tìm ra giải pháp phù hợp nhất.