Kỹ năng ra quyết định của BA và những yếu tố ảnh hưởng

Kỹ năng ra quyết định là gì?

Theo Topchuyengia, kỹ năng ra quyết định là khả năng lựa chọn một giải pháp tốt nhất trong nhiều hướng giải quyết. Đây là một kỹ năng quan trọng đối với Business Analyst vì có rất nhiều quyết định cần được BA đưa ra trong công việc như quyết định về yêu cầu của khách hàng, quyết định về những giải pháp kỹ thuật cũng như quyết định về kế hoạch triển khai.

Nhìn chung, kỹ năng ra quyết định tốt sẽ giúp BA đưa ra các lựa chọn chính xác và hiệu quả, góp phần đảm bảo thành công của các dự án.

Ví dụ: BA được giao nhiệm vụ quản lý dự án triển khai một hệ thống CRM mới cho công ty L. Sau khi thu thập thông tin trên thị trường về tính năng, chức năng và chi phí của các giải pháp, BA cũng đã trao đổi với stakeholders. 

Dựa trên thông tin thu thập được, BA đã xác định được hai giải pháp kỹ thuật phù hợp nhất cho hệ thống CRM mới là:

• Giải pháp A: Giải pháp này có đầy đủ các tính năng và chức năng cần thiết nhưng chi phí cao hơn giải pháp B.
• Giải pháp B: Giải pháp này có chi phí thấp hơn giải pháp A nhưng thiếu một số tính năng và chức năng cần thiết.

BA đã xem xét các giải pháp này từ nhiều góc độ khác nhau từ kinh doanh, kỹ thuật và con người. Cuối cùng, BA đã quyết định lựa chọn giải pháp B vì: 

• Giải pháp B đáp ứng được các yêu cầu kinh doanh chính của hệ thống CRM mới.
• Giải pháp B có chi phí thấp hơn giải pháp A, giúp tiết kiệm chi phí cho công ty.
• Giải pháp B có thể được triển khai nhanh chóng và dễ dàng hơn giải pháp A.

XEM THÊM CÁC BÀI VIẾT LIÊN QUAN KHÁC:

• Các kỹ năng quản lý quan trọng mà BA cần có
• Làm thế nào để có kỹ năng đàm phán và thuyết phục tốt?
• 7+ kỹ thuật giải quyết vấn đề dành cho BA

Những yếu tố ảnh hưởng đến kỹ năng ra quyết định

Theo Topchuyengia, có những yếu tố ảnh hưởng đến kỹ năng ra quyết định của Business Analyst là: 

Kỹ năng phân tích

Kỹ năng phân tích chính là một trong những “công cụ” giúp BA vượt qua những khó khăn trong quá trình triển khai dự án phần mềm. Với kỹ năng này, BA sẽ dễ dàng tách vấn đề lớn thành những phần nhỏ hơn và giải quyết chúng. 

Trong quá trình phân tích, BA sẽ cần phải thành thạo thu thập thông tin từ nhiều nguồn khác nhau, từ stakeholder đến dữ liệu, số liệu thống kê. Quá trình này giúp BA có góc nhìn toàn diện và đầy đủ về ngữ cảnh của quyết định. Từ đó làm nền tảng để BA đưa ra những quyết định có trách nhiệm và hiệu quả.

Kỹ năng đánh giá

Kỹ năng đánh giá sẽ giúp BA đưa ra những quyết định dựa trên tiêu chí rõ ràng chứ không phải sự chủ quan. BA cần phải xây dựng các tiêu chí cụ thể để đánh giá mức độ quan trọng của mỗi lựa chọn, đồng thời đảm bảo rằng những tiêu chí này phản ánh đúng các yếu tố quyết định. Quá trình này sẽ giúp BA tạo ra một hệ thống đánh giá công bằng và minh bạch, là cơ sở chất lượng cho mỗi quyết định được đưa ra.

Ngoài ra, kỹ năng này còn giúp BA quản lý rủi ro tốt hơn, xác định được những hệ quả tích cực lẫn tiêu cực  mà mỗi lựa chọn có thể mang lại. 

Tư duy phản biện

Tư duy phản biện cũng là một yếu tố ảnh hưởng đến kỹ năng ra quyết định của BA. Tư duy phản biện giúp BA hiểu rõ một vấn đề từ nhiều góc độ khác nhau và xây dựng những lập luận chặt chẽ và có cơ sở.

Cụ thể hơn, kỹ năng này đòi hỏi BA đặt mình vào nhiều góc độ khác nhau từ quan điểm đến lo ngại của các bên liên quan để có được góc nhìn toàn diện và công bằng về vấn đề. Bên cạnh đó, với tư duy phản biện, BA có thể đưa ra các đối luận và lập luận có cơ sở, dựa trên thông tin và bằng chứng để tăng tính thuyết phục của quyết định.

Kỹ năng giao tiếp

Đối với BA, khả năng trình bày quyết định rõ ràng và dễ hiểu là “chìa khóa” để chia sẻ thông điệp hiệu quả với các bên liên quan. Khi trình bày, BA cần sử dụng những ngôn ngữ “phổ thông” để tất cả các đối tượng đều hiểu được thông tin, thông điệp chứ không không chỉ dành cho những chuyên gia trong lĩnh vực.

Ngoài ra, bằng cách chủ động lắng nghe, BA có thể thu thập mọi ý kiến. Từ đó, BA có thể điều chỉnh quyết định để đáp ứng nhu cầu và mong muốn của stakeholders hoặc khách hàng. Sự linh hoạt và tâm thế sẵn sàng tiếp thu ý kiến khác nhau giúp BA tạo nên môi trường làm việc tích cực và năng suất.

7 bước giúp bạn đưa ra quyết định đúng đắn

Để có thể nâng cao kỹ năng ra quyết định cần một quá trình rèn luyện lâu dài và kiên trì. Tuy nhiên, Topchuyengia sẽ mách bạn 7 bước có thể áp dụng ngày để có thể đưa ra những quyết định đúng đắn nhất. Đồng thời, đây cũng là cách hữu hiệu để rèn luyện ra quyết định của bạn.

Bước 1: Xác định vấn đề

Bước đầu tiên, bạn cần hiểu rõ vấn đề mình đang gặp phải, bằng cách đặt ra câu hỏi bám sát, ví dụ “vấn đề mình đang gặp là gì?”, “đây là phải là vấn đề không?”. Đây sẽ bàn đạp cho những bước giải quyết vấn đề tiếp theo.

Bước 2: Phân tích và hiểu rõ vấn đề đó

Ở bước này, hãy nhìn nhận và phân tích sâu vấn đề từ nhiều hướng để đảm bảo bạn sẽ có cái nhìn khách quan nhất. Khi nhìn ở nhiều góc độ khác nhau, bạn sẽ nhận ra những mặt lợi, hại của vấn đề đó một cách rõ ràng hơn.

Ngoài ra, hãy xác định xem những yếu tố tác động trực tiếp và gián tiếp đến quyết định của bạn. Nếu trong quá trình phân tích, bạn cảm thấy vẫn chưa chắc chắn hoặc có trở ngại gì, hãy tìm hiểu thêm những dữ liệu và thông tin cần thiết để không đưa ra những lựa chọn sai lầm. 

Quá trình này sẽ mất khá là nhiều thời gian của bạn, tuy nhiên đây cũng chính là bước quan trọng nhất để quyết định của bạn đi đúng hướng. Vậy nên, hãy cẩn thận, tỉ mỉ và kiên trì ở bước phân tích, nhìn nhận vấn đề này.

Bước 3: Tổng hợp giải pháp khả thi

Mỗi vấn đề đều sẽ có nhiều cách giải quyết, vì vậy, bạn hãy tìm ra những giải pháp khả thi nhất và loại bỏ những lựa chọn không thực tế. Một giải pháp phù hợp phải thỏa mãn những yếu tố như giải quyết được vấn đề, phù hợp với điều kiện hiện tại của bạn và giải pháp ít rủi ro cũng như dễ kiểm soát nhất. 

Lưu ý rằng, khi đã xác định mục tiêu thì không nên thay đổi quá nhiều, để tránh trường hợp rối loạn thông tin và không biết lựa chọn nào là thực sự phù hợp.

Bước 4: Phân tích ưu điểm, nhược điểm 

Trên thực tế, mỗi giải pháp đều có những ưu và nhược điểm riêng. Vậy nên, bạn nên phân tích chi tiết những điểm này để hiểu rõ hơn về từng lựa chọn của mình, để đảm bảo bạn quyết định của bạn là có lợi thế nhất.

Bước 5: Lựa chọn và ra quyết định

Ở bước này, bạn hãy cân nhắc, lựa chọn giữa các giải pháp và đưa ra quyết định cuối cùng. Đáp án cuối cùng này cần đáp ứng đầy đủ các yêu cầu và điều kiện đã đặt ra. Tuy nhiên, bạn cũng nên có những giải pháp dự bị để linh hoạt thay thế nếu có tình huống bất ngờ không sử dụng được lựa chọn hàng đầu.

Bước 6: Thực thi quyết định

Có một sự thật là quyết định chỉ có ý nghĩa khi nó được thực hiện. Vậy nên, hãy sớm đưa ra quyết định của mình và kiên định với nó. 

Ở bước này bạn có thể học được cách bảo vệ chính kiến của bản thân nếu ở trong tình huống đang làm việc cùng team. Tuy nhiên, trong lúc đó bạn cũng nên lắng nghe và chọn lọc lại góp ý của các đồng đội, nếu hợp lý có thể linh hoạt áp dụng vào quyết định cuối cùng của mình.

Còn nếu phải đưa ra quyết định một mình, hãy nhớ rằng bạn đã suy xét rất kỹ ở 5 bước vừa rồi. Sau khi ra quyết định, bạn có thể kiểm tra và điều chỉnh nếu cần thiết, để đảm bảo mọi việc tiến triển suôn sẻ và thuận lợi. 

Bước 7: Kiểm tra và tổng kết

Cuối cùng, hãy đánh giá kết quả và đúc kết kinh nghiệm từ quá trình vừa rồi. Đồng thời, kiểm tra và ghi nhận kết quả xem quyết định của bản thân có thực sự đúng đắn, nếu có sai sót gì có thể ghi nhận  để cải thiện cho những lần sau.
 

Có những loại quyết định nào?

Trong thực tế, có nhiều loại quyết định khác nhau mà bạn cần phân biệt rõ ràng, mới có thể đưa ra lựa chọn phù hợp giải quyết được vấn đề đó. Cụ thể hơn là có ba nhóm quyết định chính mà bạn sẽ thường xuyên bắt gặp trong cuộc sống và công việc:

Quyết định theo quy chuẩn

Quyết định theo chuẩn là những quyết định đơn giản, thường xuyên xuất hiện trong cuộc sống hàng ngày của mỗi người. Những quyết định này được đưa ra dựa trên các nguyên tắc, luật lệ và quy định đã có sẵn, nếu vi phạm sẽ có những hậu quả nhất định. Tính chất của quyết định theo quy chuẩn là lặp đi lặp lại, lâu dần sẽ trở thành thói quen thường ngày của người đó

Quyết định cấp thời

Trong những tình huống khẩn cấp, người đưa ra quyết định không có thời gian để suy nghĩ hay tìm hiểu nhiều mà họ buộc phải đưa ra lựa chọn ngay lập tức. Vì vậy, để có thể đưa ra những quyết định đúng vấn đề, đúng đắn thời điểm thì bạn cần rèn luyện tính linh hoạt và quyết đoán cho bản thân.

Quyết định có chiều sâu

Cuối cùng, quyết định có chiều sâu là những quyết định đòi hỏi bạn phải tìm hiểu kỹ lưỡng, phân tích sâu và thảo luận chi tiết. Bởi vì quyết định này thường sẽ xuất hiện trong các tình huống quan trọng và có khả năng ảnh hưởng đến nhiều khía cạnh khác trong cuộc sống hay công việc của bạn. 

Những lựa chọn của quyết định có chiều sâu thường mang lại giá trị lâu dài, nên được áp dụng phổ biến trong các trường hợp cần đổi mới hoặc thay đổi toàn diện một người hay một cái vấn đề nào đó.
 

Tại sao cần phải có kỹ năng ra quyết định?

Trong thực tế, kỹ năng ra quyết định là một trong những kỹ năng mềm quan trọng nhất, mở ra nhiều cơ hội trong cuộc sống, công việc cho một cá nhân, thậm chí là những người xung quanh.

Kỹ năng ra quyết định xuất sắc không chỉ giúp xử lý vấn đề linh hoạt mà còn tăng hiệu suất và hiệu suất công việc của bạn. Ngoài ra, còn có những lí do khác mà bạn nên rèn luyện kỹ năng ra quyết định cho bản thân, cùng Topchuyengia tìm hiểu nhé!

Tăng sự tự tin

Khi đối mặt với một vấn đề hay thách thức, nếu bạn có kỹ năng ra quyết định thì có thể tự tin giải quyết một cách dễ dàng và hiệu quả. Thay vì lúng túng, không biết đối mặt thế nào, bạn sẽ phân tích, đánh giá toàn diện vấn đề và tự tin đưa ra cách giải quyết phù hợp.

Kỹ năng này nếu được rèn luyện tốt thì dù phải đối mặt với những khó khăn và thách thức mới, bạn cũng có thể tự tin đưa ra những quyết định đúng đắn thông qua những kiến thức và kinh nghiệm từng tích lũy.

Giảm căng thẳng, lo âu

Bạn sẽ xuất hiện tình trạng lo lắng, không biết làm thế nào khi đối mặt với những quyết định quan trọng trong cuộc đời. Và kỹ năng ra quyết định chính là giải pháp giúp bạn khắc phục cảm giác này. Bạn có thể bình tĩnh xem xét vấn đề và đưa ra quyết định một cách tự tin và hiệu quả.

Cải thiện kỹ năng giao tiếp

Nghe có vẻ không liên quan, nhưng kỹ năng ra quyết định đòi hỏi bạn phải xem xét toàn diện về thông tin và đặt biệt hơn là khả năng thảo luận, giao tiếp cũng như lắng nghe và tôn trọng ý kiến của mọi người. Vì đôi khi trong công việc, bạn cũng cần thuyết phục và làm hài lòng mọi người về quyết định sắp tới của mình.

Xây dựng mối quan hệ

Kỹ năng ra quyết định giúp cho mỗi cá nhân có thể đưa ra chọn lựa chính xác và hiệu quả trong bất kỳ tình huống khó khăn. Ngoài ra, họ cũng có thể giúp những người khác giải quyết vấn đề của họ. Nhờ vậy, người có kỹ năng ra quyết định sẽ xây dựng cho mình những mối quan hệ tích cực, nhận được sự tin cậy và tôn trọng của những người xung quanh.