Kỹ năng ra quyết định của BA và những yếu tố ảnh hưởng

Kỹ năng ra quyết định của BA và những yếu tố ảnh hưởng

07/03/2024

398

0

Chia sẻ lên Facebook
Kỹ năng ra quyết định của BA và những yếu tố ảnh hưởng

Kỹ năng ra quyết định đặc biệt quan trọng đối với một vị trí có tầm ảnh hưởng như Business Analyst. Trong lĩnh vực này, dù chỉ những quyết định nhỏ cũng ảnh hưởng đến sự thành bại của dự án phát triển phần mềm. Vì vậy, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về kỹ năng ra quyết định trong bài viết hôm nay của Topchuyengia nhé!

 

Ra quyết định sáng suốt là một trong những kỹ năng cần thiết cho BA, đặc biệt trong những tình huống thiếu thông tin hoặc thời gian không có nhiều. Vì vậy, để đảm bảo chất lượng của quyết định, BA có thể liên hệ tư vấn 1:1 online cùng những chuyên gia uy tín, nhiều kinh nghiệm tại nền tảng Askany nhé!

Kỹ năng ra quyết định là gì?

Kỹ năng ra quyết định
Kỹ năng ra quyết định là gì?

Theo Topchuyengia, kỹ năng ra quyết định là khả năng lựa chọn một giải pháp tốt nhất trong nhiều hướng giải quyết. Đây là một kỹ năng quan trọng đối với Business Analyst vì có rất nhiều quyết định cần được BA đưa ra trong công việc như quyết định về yêu cầu của khách hàng, quyết định về những giải pháp kỹ thuật cũng như quyết định về kế hoạch triển khai.

 

Nhìn chung, kỹ năng ra quyết định tốt sẽ giúp BA đưa ra các lựa chọn chính xác và hiệu quả, góp phần đảm bảo thành công của các dự án.

 

Ví dụ: BA được giao nhiệm vụ quản lý dự án triển khai một hệ thống CRM mới cho công ty L. Sau khi thu thập thông tin trên thị trường về tính năng, chức năng và chi phí của các giải pháp, BA cũng đã trao đổi với stakeholders. 

Dựa trên thông tin thu thập được, BA đã xác định được hai giải pháp kỹ thuật phù hợp nhất cho hệ thống CRM mới là:

  • Giải pháp A: Giải pháp này có đầy đủ các tính năng và chức năng cần thiết nhưng chi phí cao hơn giải pháp B.
  • Giải pháp B: Giải pháp này có chi phí thấp hơn giải pháp A nhưng thiếu một số tính năng và chức năng cần thiết.

BA đã xem xét các giải pháp này từ nhiều góc độ khác nhau từ kinh doanh, kỹ thuật và con người. Cuối cùng, BA đã quyết định lựa chọn giải pháp B vì: 

  • Giải pháp B đáp ứng được các yêu cầu kinh doanh chính của hệ thống CRM mới.
  • Giải pháp B có chi phí thấp hơn giải pháp A, giúp tiết kiệm chi phí cho công ty.
  • Giải pháp B có thể được triển khai nhanh chóng và dễ dàng hơn giải pháp A.

XEM THÊM CÁC BÀI VIẾT LIÊN QUAN KHÁC:

Những yếu tố ảnh hưởng đến kỹ năng ra quyết định

Kỹ năng ra quyết định
Những yếu tố ảnh hưởng đến kỹ năng ra quyết định

Theo Topchuyengia, có những yếu tố ảnh hưởng đến kỹ năng ra quyết định của Business Analyst là: 

Kỹ năng phân tích

Kỹ năng phân tích chính là một trong những “công cụ” giúp BA vượt qua những khó khăn trong quá trình triển khai dự án phần mềm. Với kỹ năng này, BA sẽ dễ dàng tách vấn đề lớn thành những phần nhỏ hơn và giải quyết chúng. 

Trong quá trình phân tích, BA sẽ cần phải thành thạo thu thập thông tin từ nhiều nguồn khác nhau, từ stakeholder đến dữ liệu, số liệu thống kê. Quá trình này giúp BA có góc nhìn toàn diện và đầy đủ về ngữ cảnh của quyết định. Từ đó làm nền tảng để BA đưa ra những quyết định có trách nhiệm và hiệu quả.

 

Kỹ năng đánh giá

Kỹ năng đánh giá sẽ giúp BA đưa ra những quyết định dựa trên tiêu chí rõ ràng chứ không phải sự chủ quan. BA cần phải xây dựng các tiêu chí cụ thể để đánh giá mức độ quan trọng của mỗi lựa chọn, đồng thời đảm bảo rằng những tiêu chí này phản ánh đúng các yếu tố quyết định. Quá trình này sẽ giúp BA tạo ra một hệ thống đánh giá công bằng và minh bạch, là cơ sở chất lượng cho mỗi quyết định được đưa ra.

Ngoài ra, kỹ năng này còn giúp BA quản lý rủi ro tốt hơn, xác định được những hệ quả tích cực lẫn tiêu cực  mà mỗi lựa chọn có thể mang lại. 

 

Tư duy phản biện

Kỹ năng ra quyết định
Tư duy phản biện

Tư duy phản biện cũng là một yếu tố ảnh hưởng đến kỹ năng ra quyết định của BA. Tư duy phản biện giúp BA hiểu rõ một vấn đề từ nhiều góc độ khác nhau và xây dựng những lập luận chặt chẽ và có cơ sở.

Cụ thể hơn, kỹ năng này đòi hỏi BA đặt mình vào nhiều góc độ khác nhau từ quan điểm đến lo ngại của các bên liên quan để có được góc nhìn toàn diện và công bằng về vấn đề. Bên cạnh đó, với tư duy phản biện, BA có thể đưa ra các đối luận và lập luận có cơ sở, dựa trên thông tin và bằng chứng để tăng tính thuyết phục của quyết định.

 

Kỹ năng giao tiếp

Đối với BA, khả năng trình bày quyết định rõ ràng và dễ hiểu là “chìa khóa” để chia sẻ thông điệp hiệu quả với các bên liên quan. Khi trình bày, BA cần sử dụng những ngôn ngữ “phổ thông” để tất cả các đối tượng đều hiểu được thông tin, thông điệp chứ không không chỉ dành cho những chuyên gia trong lĩnh vực.

Ngoài ra, bằng cách chủ động lắng nghe, BA có thể thu thập mọi ý kiến. Từ đó, BA có thể điều chỉnh quyết định để đáp ứng nhu cầu và mong muốn của stakeholders hoặc khách hàng. Sự linh hoạt và tâm thế sẵn sàng tiếp thu ý kiến khác nhau giúp BA tạo nên môi trường làm việc tích cực và năng suất.

7 bước giúp bạn đưa ra quyết định đúng đắn

kỹ năng ra quyết định

 

Để có thể nâng cao kỹ năng ra quyết định cần một quá trình rèn luyện lâu dài và kiên trì. Tuy nhiên, Topchuyengia sẽ mách bạn 7 bước có thể áp dụng ngày để có thể đưa ra những quyết định đúng đắn nhất. Đồng thời, đây cũng là cách hữu hiệu để rèn luyện ra quyết định của bạn.

 

Bước 1: Xác định vấn đề

 

Bước đầu tiên, bạn cần hiểu rõ vấn đề mình đang gặp phải, bằng cách đặt ra câu hỏi bám sát, ví dụ “vấn đề mình đang gặp là gì?”, “đây là phải là vấn đề không?”. Đây sẽ bàn đạp cho những bước giải quyết vấn đề tiếp theo.

 

Bước 2: Phân tích và hiểu rõ vấn đề đó

 

Ở bước này, hãy nhìn nhận và phân tích sâu vấn đề từ nhiều hướng để đảm bảo bạn sẽ có cái nhìn khách quan nhất. Khi nhìn ở nhiều góc độ khác nhau, bạn sẽ nhận ra những mặt lợi, hại của vấn đề đó một cách rõ ràng hơn.

 

Ngoài ra, hãy xác định xem những yếu tố tác động trực tiếp và gián tiếp đến quyết định của bạn. Nếu trong quá trình phân tích, bạn cảm thấy vẫn chưa chắc chắn hoặc có trở ngại gì, hãy tìm hiểu thêm những dữ liệu và thông tin cần thiết để không đưa ra những lựa chọn sai lầm. 

 

Quá trình này sẽ mất khá là nhiều thời gian của bạn, tuy nhiên đây cũng chính là bước quan trọng nhất để quyết định của bạn đi đúng hướng. Vậy nên, hãy cẩn thận, tỉ mỉ và kiên trì ở bước phân tích, nhìn nhận vấn đề này.

 

Bước 3: Tổng hợp giải pháp khả thi

 

Mỗi vấn đề đều sẽ có nhiều cách giải quyết, vì vậy, bạn hãy tìm ra những giải pháp khả thi nhất và loại bỏ những lựa chọn không thực tế. Một giải pháp phù hợp phải thỏa mãn những yếu tố như giải quyết được vấn đề, phù hợp với điều kiện hiện tại của bạn và giải pháp ít rủi ro cũng như dễ kiểm soát nhất. 

 

Lưu ý rằng, khi đã xác định mục tiêu thì không nên thay đổi quá nhiều, để tránh trường hợp rối loạn thông tin và không biết lựa chọn nào là thực sự phù hợp.

 

Bước 4: Phân tích ưu điểm, nhược điểm 

 

Trên thực tế, mỗi giải pháp đều có những ưu và nhược điểm riêng. Vậy nên, bạn nên phân tích chi tiết những điểm này để hiểu rõ hơn về từng lựa chọn của mình, để đảm bảo bạn quyết định của bạn là có lợi thế nhất.

 

Bước 5: Lựa chọn và ra quyết định

 

Ở bước này, bạn hãy cân nhắc, lựa chọn giữa các giải pháp và đưa ra quyết định cuối cùng. Đáp án cuối cùng này cần đáp ứng đầy đủ các yêu cầu và điều kiện đã đặt ra. Tuy nhiên, bạn cũng nên có những giải pháp dự bị để linh hoạt thay thế nếu có tình huống bất ngờ không sử dụng được lựa chọn hàng đầu.

 

Bước 6: Thực thi quyết định

 

Có một sự thật là quyết định chỉ có ý nghĩa khi nó được thực hiện. Vậy nên, hãy sớm đưa ra quyết định của mình và kiên định với nó. 

 

Ở bước này bạn có thể học được cách bảo vệ chính kiến của bản thân nếu ở trong tình huống đang làm việc cùng team. Tuy nhiên, trong lúc đó bạn cũng nên lắng nghe và chọn lọc lại góp ý của các đồng đội, nếu hợp lý có thể linh hoạt áp dụng vào quyết định cuối cùng của mình.

 

Còn nếu phải đưa ra quyết định một mình, hãy nhớ rằng bạn đã suy xét rất kỹ ở 5 bước vừa rồi. Sau khi ra quyết định, bạn có thể kiểm tra và điều chỉnh nếu cần thiết, để đảm bảo mọi việc tiến triển suôn sẻ và thuận lợi. 

 

Bước 7: Kiểm tra và tổng kết

 

Cuối cùng, hãy đánh giá kết quả và đúc kết kinh nghiệm từ quá trình vừa rồi. Đồng thời, kiểm tra và ghi nhận kết quả xem quyết định của bản thân có thực sự đúng đắn, nếu có sai sót gì có thể ghi nhận  để cải thiện cho những lần sau.
 

Có những loại quyết định nào?

kỹ năng ra quyết định

Trong thực tế, có nhiều loại quyết định khác nhau mà bạn cần phân biệt rõ ràng, mới có thể đưa ra lựa chọn phù hợp giải quyết được vấn đề đó. Cụ thể hơn là có ba nhóm quyết định chính mà bạn sẽ thường xuyên bắt gặp trong cuộc sống và công việc:

 

Quyết định theo quy chuẩn

 

Quyết định theo chuẩn là những quyết định đơn giản, thường xuyên xuất hiện trong cuộc sống hàng ngày của mỗi người. Những quyết định này được đưa ra dựa trên các nguyên tắc, luật lệ và quy định đã có sẵn, nếu vi phạm sẽ có những hậu quả nhất định. Tính chất của quyết định theo quy chuẩn là lặp đi lặp lại, lâu dần sẽ trở thành thói quen thường ngày của người đó

 

Quyết định cấp thời

 

Trong những tình huống khẩn cấp, người đưa ra quyết định không có thời gian để suy nghĩ hay tìm hiểu nhiều mà họ buộc phải đưa ra lựa chọn ngay lập tức. Vì vậy, để có thể đưa ra những quyết định đúng vấn đề, đúng đắn thời điểm thì bạn cần rèn luyện tính linh hoạt và quyết đoán cho bản thân.

 

Quyết định có chiều sâu

 

Cuối cùng, quyết định có chiều sâu là những quyết định đòi hỏi bạn phải tìm hiểu kỹ lưỡng, phân tích sâu và thảo luận chi tiết. Bởi vì quyết định này thường sẽ xuất hiện trong các tình huống quan trọng và có khả năng ảnh hưởng đến nhiều khía cạnh khác trong cuộc sống hay công việc của bạn. 

 

Những lựa chọn của quyết định có chiều sâu thường mang lại giá trị lâu dài, nên được áp dụng phổ biến trong các trường hợp cần đổi mới hoặc thay đổi toàn diện một người hay một cái vấn đề nào đó.
 

Tại sao cần phải có kỹ năng ra quyết định?

kỹ năng ra quyết định

 

Trong thực tế, kỹ năng ra quyết định là một trong những kỹ năng mềm quan trọng nhất, mở ra nhiều cơ hội trong cuộc sống, công việc cho một cá nhân, thậm chí là những người xung quanh.

 

Kỹ năng ra quyết định xuất sắc không chỉ giúp xử lý vấn đề linh hoạt mà còn tăng hiệu suất và hiệu suất công việc của bạn. Ngoài ra, còn có những lí do khác mà bạn nên rèn luyện kỹ năng ra quyết định cho bản thân, cùng Topchuyengia tìm hiểu nhé!

 

Tăng sự tự tin

 

Khi đối mặt với một vấn đề hay thách thức, nếu bạn có kỹ năng ra quyết định thì có thể tự tin giải quyết một cách dễ dàng và hiệu quả. Thay vì lúng túng, không biết đối mặt thế nào, bạn sẽ phân tích, đánh giá toàn diện vấn đề và tự tin đưa ra cách giải quyết phù hợp.

 

Kỹ năng này nếu được rèn luyện tốt thì dù phải đối mặt với những khó khăn và thách thức mới, bạn cũng có thể tự tin đưa ra những quyết định đúng đắn thông qua những kiến thức và kinh nghiệm từng tích lũy.

 

Giảm căng thẳng, lo âu

 

Bạn sẽ xuất hiện tình trạng lo lắng, không biết làm thế nào khi đối mặt với những quyết định quan trọng trong cuộc đời. Và kỹ năng ra quyết định chính là giải pháp giúp bạn khắc phục cảm giác này. Bạn có thể bình tĩnh xem xét vấn đề và đưa ra quyết định một cách tự tin và hiệu quả.

 

Cải thiện kỹ năng giao tiếp

 

Nghe có vẻ không liên quan, nhưng kỹ năng ra quyết định đòi hỏi bạn phải xem xét toàn diện về thông tin và đặt biệt hơn là khả năng thảo luận, giao tiếp cũng như lắng nghe và tôn trọng ý kiến của mọi người. Vì đôi khi trong công việc, bạn cũng cần thuyết phục và làm hài lòng mọi người về quyết định sắp tới của mình.

 

Xây dựng mối quan hệ

 

Kỹ năng ra quyết định giúp cho mỗi cá nhân có thể đưa ra chọn lựa chính xác và hiệu quả trong bất kỳ tình huống khó khăn. Ngoài ra, họ cũng có thể giúp những người khác giải quyết vấn đề của họ. Nhờ vậy, người có kỹ năng ra quyết định sẽ xây dựng cho mình những mối quan hệ tích cực, nhận được sự tin cậy và tôn trọng của những người xung quanh.
 

Cách cải thiện kỹ năng ra quyết định

Kỹ năng ra quyết định
Cách cải thiện kỹ năng ra quyết định

Thông qua những yếu tố ảnh hưởng đến kỹ năng ra quyết định trên, BA có thể tự rèn luyện cho mình kỹ năng này thông qua:

 

Thu thập thông tin

BA cần nghiên cứu và áp dụng các phương pháp và công cụ kỹ thuật để thu thập thông tin hiệu quả nhất như phỏng vấn, khảo sát, đánh giá tài liệu và các nguồn thông tin khác. Bên cạnh đó, BA cũng phải đảm bảo sự chất lượng và chính xác của thông tin. BA có thể áp dụng những cách xác minh nguồn gốc thông tin và đối chiếu dữ liệu từ nhiều nguồn.

 

Xác định tiêu chí đánh giá

Như đã đề cập ở phần trước, BA cần lựa chọn và xác định các tiêu chí đánh giá phù hợp với bối cảnh cụ thể của dự án. Các tiêu chí này có thể là kinh tế, tính khả thi về kỹ thuật và chi phí triển khai. Sau khi đã xác định được các tiêu chí rõ ràng, BA cần gán mức độ ưu tiên cho chúng để thể hiện mức độ quan trọng của từng yếu tố trong quá trình đánh giá.

 

Phân tích nhiều khía cạnh

Kỹ năng ra quyết định
Nhãn

BA cần tiếp cận vấn đề từ nhiều góc độ chứ không chỉ chăm chăm vào yếu tố kinh doanh mà bỏ qua khía cạnh kỹ thuật và nhân sự. Quá trình này sẽ đảm bảo rằng mọi khía cạnh của quyết định được xem xét toàn diện.

Để thực hiện phân tích nhiều khía cạnh, BA có thể tổ chức phiên thảo luận và đánh giá với sự tham gia của các chuyên gia từ các lĩnh vực khác nhau để mở rộng quan điểm và nâng cao chất lượng đánh giá.

 

Lắng nghe ý kiến của stakeholders

Đôi khi, quyết định tốt nhất được đưa ra thông qua trao đổi với stakeholders. BA có thể tổ chức cuộc họp tương tác để lắng nghe ý kiến và đánh giá từ các bên liên quan. Những cuộc họp như vậy sẽ tạo cơ hội trao đổi thông tin và thấu hiểu về các quan ngại và mong muốn của họ. 

Nhìn chung, với tinh thần rèn luyện và học hỏi, BA có thể phát triển kỹ năng ra quyết định của mình và trở thành một chuyên gia BA chuyên nghiệp.

 

Nếu bạn cần lời khuyên liên quan đến kỹ năng ra quyết định trong quá trình phát triển phần mềm thì có thể tìm giải pháp từ chuyên gia BA giàu kinh nghiệm tại ứng dụng Askany nhé!

Tư vấn về kỹ năng ra quyết định cùng chuyên gia Long Vưu 

 

Kỹ năng ra quyết định có thể ảnh hưởng đến sự thành công và thất bại của mỗi dự án. Khi trọng trách càng nhiều, BA càng phải đưa ra những quyết định sáng suốt nhất. Hy vọng qua bài viết này, BA đã hiểu thêm về những yếu tố có thể ảnh hưởng đến quá trình đưa ra quyết định và cách để rèn luyện kỹ năng này tốt hơn. 

Nếu BA đang gặp khó khăn trong quá trình đưa ra quyết định hoặc lộ trình rèn luyện kỹ năng này thì đừng ngại lắng nghe lời khuyên chất lượng từ những expert có thâm niên trong nghề tại ứng dụng Askany nhé!

Tôi là Tô Lãm với hơn 4 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực IT, Business Analyst, Data Analyst, Tracking,... cho rất nhiều doanh nghiệp SME. Tôi tốt nghiệp trường Công nghệ Thông tin cùng với kỹ năng và kiến thức trau dồi của mình, tôi mong muốn được chia sẻ các thông tin hữu ích dến với người đọc thông qua các bài viết trên Topchuyengia, mọi người hãy follow mình nhé.

Kinh nghiệm thực tế

Tư vấn 1:1

Uy tín

Đây là 3 tiêu chí mà TOPCHUYENGIA luôn muốn hướng tới để đem lại những thông tin hữu ích cho cộng đồng