Những bước BA thường làm trong dự án là gì?

Quy trình 6 bước BA thường làm trong dự án

Theo Topchuyengia, đây là những bước BA thường làm trong dự án

Analysis

Đây là giai đoạn quan trọng nhất trong dự án. Ở giai đoạn này, BA sẽ tập trung tìm hiểu, xác định vấn đề và yêu cầu của khách hàng. Trong bước đầu tiên này, BA sẽ tiến hành các hoạt động như: 

• Xác định dự án (Project Definition): Nghĩa là BA hiểu rõ mục tiêu, đối tượng, lĩnh vực, vấn đề và phạm vi của dự án.
• Thu thập yêu cầu (Elicitation): BA có thể áp dụng các phương pháp khác nhau như họp mặt, phân tích dữ liệu, phân tích giao diện, tạo mô hình để lấy thông tin hữu ích. 
• Phân tích (Analysis): Khi đã có đủ thông tin, BA sẽ sắp xếp, phân loại yêu cầu để hiểu rõ hơn và tạo cơ sở cho bước tiếp theo.
• Ưu tiên (Prioritized): BA cần xác định thứ tự ưu tiên cho từng yêu cầu cụ thể của khách hàng. 
• Xác nhận và kiểm tra (Validate và Verify): Xác nhận lại xem đã làm đúng quy trình chưa, các thông tin đã chuẩn chưa. 
• Tài liệu hóa (Documentation): BA tiến hành tạo tài liệu như SRS hoặc FRD để mô tả chi tiết yêu cầu của khách hàng.
• Quản lý (Management): Quản lý tài liệu, đánh dấu phiên bản, duyệt và gửi cho khách hàng.

Thiết kế hệ thống

Giai đoạn thiết kế hệ thống đánh dấu sự can thiệp chi tiết hơn của BA vào khía cạnh kỹ thuật của dự án. Trong quá trình này, mức độ tham gia của BA sẽ phụ thuộc vào cấp độ dự án, trách nhiệm và loại dự án.
Thực tế cho thấy, hiếm khi BA có thể ghi nhận yêu cầu chi tiết ngay từ giai đoạn phân tích. Thậm chí nếu có, thì chỉ ở mức độ high level. Chi tiết nhỏ như từng User Story thường khó ghi nhận. Do đó, ở giai đoạn thiết kế và các giai đoạn sau, BA thường cần tương tác thêm với khách hàng để làm rõ yêu cầu. Điều này đặc biệt đúng nếu dự án áp dụng phương pháp Agile - yêu cầu thay đổi thường xuyên, đòi hỏi quản lý yêu cầu kỹ lưỡng và liên tục giao tiếp với khách hàng.

Ở giai đoạn thiết kế, BA thường tham gia vào các khía cạnh kỹ thuật như:

• Thiết kế cơ sở dữ liệu
• Vẽ data flow
• Vẽ mockup
• Thiết kế UX/UI
• Thiết kế Business Process Flow
• Thiết kế bộ phân quyền hệ thống
• Vẽ solution architect

Tuy nhiên, không phải tất cả hoạt động đều do BA thực hiện một mình mà cần sự hỗ trợ từ các thành viên khác như Dev, Technical Architect, hoặc Project Manager. Mặc dù có sự linh động tùy thuộc vào loại dự án, nhưng thường thì BA đảm nhận khoảng 70% trong những nhiệm vụ trên.

Cuối cùng, toàn bộ đội ngũ sẽ tổng hợp các kết quả thành một tài liệu thiết kế, thường được gọi là SDD (Software Design Document) hoặc FDD (Functional Design Document). Với hai giai đoạn Analysis và Design, chúng ta đã có hai tài liệu quan trọng:

• Tài liệu mô tả yêu cầu (SRS/FRD)
• Tài liệu thiết kế (SDD/FDD)

Với tài liệu này, đội phát triển sẽ bắt đầu triển khai sản phẩm thông qua việc viết mã nguồn.

Phát triển hệ thống

Trong giai đoạn này, BA sẽ đóng vai trò hỗ trợ Development Team trong quá trình xây dựng sản phẩm. BA có thể giải thích mục đích của các Use Case mà Development Team chưa hiểu rõ. Nếu có lỗi logic giữa các yêu cầu, BA sẽ cần làm việc với khách hàng để làm rõ vấn đề và cập nhật cho Development Team.

Ví dụ: Nếu có xung đột giữa các yêu cầu, BA sẽ làm việc với khách hàng để làm rõ vấn đề và sau đó cập nhật thông tin cho Development Team để họ tiếp tục công việc.

Testing

Giai đoạn kiểm thử được chia làm hai phần: Kiểm thử nội bộ và kiểm thử ngoại bộ.

Kiểm thử nội bộ

Kiểm thử nội bộ là quá trình đội ngũ dự án tự kiểm tra tính đúng đắn của các tính năng trước khi chúng được phát hành cho khách hàng. Trách nhiệm này có thể thuộc về Business Analyst hoặc Quality Control tùy thuộc vào doanh nghiệp.


Quality Control sẽ chịu trách nhiệm việc kiểm thử, đảm bảo rằng Development Team đã thực hiện đúng theo yêu cầu và thiết kế, và đáp ứng cam kết với khách hàng. Quality Control thường sẽ tạo ra các Test Case để kiểm tra từng tính năng một. Trong các dự án triển khai, khi không có Quality Control, Business Analyst thường sẽ đảm nhiệm trách nhiệm kiểm thử. 

XEM THÊM CÁC BÀI VIẾT LIÊN QUAN:

• Quy trình nghiệp vụ của BA
• Tổng hợp các công cụ Business Analyst phổ biến
• Các công cụ vẽ BPMN hiệu quả nhất

Kiểm thử ngoại bộ

Sau khi kiểm thử nội bộ và đảm bảo tính đúng đắn và đầy đủ của tính năng, BA sẽ thực hiện các buổi User Acceptance Test (UAT) với khách hàng. UAT là quá trình mà một số key users của khách hàng kiểm tra hệ thống từ đầu đến cuối, sử dụng các Test Case mà họ hoặc đối tác của họ đã xây dựng.

Nếu phát hiện vấn đề, các điều chỉnh sẽ được thực hiện và UAT sẽ được thực hiện lại. Nếu mọi thứ diễn ra suôn sẻ, dự án sẽ chuyển sang giai đoạn triển khai để người dùng cuối có thể bắt đầu sử dụng sản phẩm.

Triển khai

Ở bước này, BA sẽ đảm nhận các nhiệm vụ như: 

• Chuyển đổi giải pháp từ môi trường phát triển sang môi trường sản xuất.
• Migrate dữ liệu: BA di chuyển toàn bộ dữ liệu hiện tại của khách hàng từ hệ thống cũ sang hệ thống mới. 
• Thiết lập người dùng: Nghĩa là phân quyền và cập nhật tài khoản người dùng. Đồng thời, hướng dẫn người dùng cài đặt thông tin cá nhân.
• Hướng dẫn người dùng: BA sẽ chuẩn bị tài liệu hướng dẫn người dùng (User Manual) bằng tệp PDF, video hoặc các loại tài liệu khác tùy thuộc vào nhu cầu và chiến lược. Lúc này, BA thực hiện quá trình đào tạo cho người dùng cuối.
• Chuẩn Bị Go-Live Checklist: BA tạo danh sách kiểm tra Go-Live, bao gồm các bước cần thiết để đảm bảo triển khai thành công.

Bảo trì hệ thống

Sau khi quá trình triển khai hoàn tất và hệ thống đã được khách hàng sử dụng, BA chuyển sang giai đoạn bảo trì, hay còn được gọi là giai đoạn bảo hành. Thông thường, giai đoạn bảo trì kéo dài từ 1-3 tháng sau khi hệ thống đi vào sử dụng. Trong giai đoạn này, nhiệm vụ chính của BA là hỗ trợ khách hàng, theo dõi và giải quyết các vấn đề mà họ gặp phải trong quá trình sử dụng phần mềm:

• Hỗ trợ khách hàng: Khi hỗ trợ khách hàng, BA cần đảm bảo thời gian phản hồi nhanh chóng để giữ cho hệ thống luôn hoạt động ổn định. 
• Log và theo dõi lỗi: BA xác định nguyên nhân, người phát hiện và thời gian giải quyết lỗi. 
• Hỗ trợ onsite và online

Những bước BA thường làm trong dự án đều để đảm bảo sản phẩm được chất lượng và đúng ý khách hàng nhất. Vì vậy, tất cả các bước từ phân tích, thiết kế, hỗ trợ triển khai và duy trì sau go-live đều quan trọng và đóng góp vào sự thành công cuối cùng của dự án. Nếu BA đang gặp vấn đề trong bất kỳ giai đoạn nào của dự án mà chưa tìm được hướng giải quyết, bạn hãy liên hệ tư vấn 1:1 từ xa với các chuyên gia BA uy tín tại Askany để tìm được giải pháp nhé!