5 yếu tố hình thành tư duy phân tích của BA và cách rèn luyện

Tư duy phân tích là gì?

Theo Topchuyengia, tư duy phân tích là khả năng suy nghĩ, sắp xếp logic trong bất kỳ tình huống nào. Khi đó, người có tư duy phân tích sẽ chia nhỏ một vấn đề lớn thành các phần nhỏ hơn để dễ xử lý. Tư duy phân tích là một điều kiện thiết yếu của BA vì khả năng này cần được sử dụng trong các giai đoạn công việc.
 

Ví dụ: Business Analyst được giao nhiệm vụ phân tích dữ liệu bán hàng của công ty X. Dữ liệu bán hàng rất lớn và phức tạp. Để phân tích dữ liệu này, BA cần chia nhỏ dữ liệu thành các phần nhỏ hơn như theo sản phẩm, theo khu vực hoặc theo thời gian. Sau đó, BA có thể sử dụng các công cụ phân tích phù hợp để tìm hiểu các xu hướng và mối tương quan trong dữ liệu.

XEM THÊM BÀI VIẾT LIÊN QUAN:

 Nhóm tư duy phân tích trong BA

Tư duy hình ảnh và tư duy tổng quát

Theo Topchuyengia, tư duy phân tích trong lĩnh vực Business Analyst được thể hiện qua hai khía cạnh là Conceptual (trừu tượng) và Visual (trực quan). Góc nhìn Conceptual là khả năng hiểu vấn đề theo chiều trừu tượng và tổng quát, trong khi góc nhìn Visual tập trung vào việc sử dụng hình ảnh cụ thể để truyền đạt rõ vấn đề. 

Tuy nhiên, trong quá trình làm việc với khách hàng, BA không nên sử dụng góc nhìn Conceptual để giao tiếp vì sẽ khó để họ hiểu được tường tận thông tin. Thay vào đó, BA nên trình bày các chức năng của sản phẩm trên phần mềm thông qua demo (visual) sẽ giúp khách hàng dễ hình dung hơn. 

Tư duy hình ảnh (Visual Thinking)
Visual Thinking là một loại kỹ năng mà bất kỳ Business Analyst nào cũng cần phải có. Visual Thinking sẽ giúp BA dễ dàng làm rõ các khái niệm, thuật ngữ chuyên ngành thông qua việc sử dụng hình vẽ. Khi mọi thứ đã được trình bày rõ ràng thông qua hình ảnh, bản chất của vấn đề sẽ dần dần hiện rõ, BA sẽ dễ giao tiếp với đội nhóm và khách hàng hơn.

Ví dụ: Khi giao tiếp với stakeholders, BA có thể sử dụng tư duy hình ảnh để tạo ra các tài liệu trực quan như sơ đồ, biểu đồ hoặc bản trình bày để truyền đạt thông tin hiệu quả hơn.

Tư duy tổng quát (Conceptual Thinking)
Tư duy tổng quát là khả năng nhìn nhận vấn đề một cách toàn diện, bao quát, không chỉ tập trung vào các chi tiết cụ thể. Tư duy tổng quát giúp chúng ta có thể hiểu rõ mối quan hệ giữa các yếu tố, từ đó có thể đưa ra các quyết định và giải pháp hiệu quả hơn.

Ví dụ: Khi đánh giá giải pháp, BA có thể sử dụng tư duy tổng quát để xem xét các giải pháp từ nhiều khía cạnh khác nhau như tính khả thi, tính hiệu quả, tính kinh tế và tính phù hợp với nhu cầu của khách hàng. Từ đó, BA có thể đưa ra quyết định đánh giá chính xác và khách quan nhất. 

Nhìn chung, tuy có sự khác biệt nhưng Conceptual Thinking và Visual Thinking thường phải đi đôi với nhau, bổ trợ lẫn nhau. Sử dụng tư duy tổng quát không có nghĩa là không cần tư duy hình ảnh và ngược lại. Vì vậy, nếu BA muốn phát triển tư duy phân tích thì cần sở hữu tư duy hình ảnh và tư duy tổng quát.

Creative & Innovative

Ngoài Conceptual Thinking và Visual Thinking, chúng ta còn có Creative & Innovative cũng là các yếu tố thuộc tư duy phân tích. 

Creative và Innovative đều liên quan đến sự sáng tạo nhưng có sự khác biệt nhất định. Creative liên quan đến khả năng thực hiện thông minh và sáng tạo, trong khi Innovative là khả năng nghĩ ra cái mới, phương pháp mới, là sự đột phá của sự sáng tạo.

Ví dụ: BA đang làm việc cho công ty bảo hiểm có ý tưởng sử dụng công nghệ thực tế ảo (VR) để giúp khách hàng trải nghiệm các sản phẩm bảo hiểm trực quan. Thông qua VR, khách hàng có thể xem trước ngôi nhà của họ sẽ trông như thế nào sau khi bị cháy nổ. Họ có thể thấy các thiệt hại mà lửa gây ra và thấy cách bảo hiểm cháy nổ có thể giúp khôi phục ngôi nhà sau tai nạn đó như thế nào.

Xử lý vấn đề

Yếu tố tiếp theo trong nhóm tư duy phân tích của BA chính là kỹ năng xử lý vấn đề. BA cần phải có khả năng xác định, phân tích, tìm ra nguyên nhân gốc rễ và đề xuất giải pháp cho vấn đề. Tư duy phân tích giúp BA có thể thực hiện các nhiệm vụ này hiệu quả. Khi xác định vấn đề, BA có thể sử dụng tư duy phân tích để phân chia vấn đề thành các phần nhỏ hơn, dễ hiểu hơn. Quá trình này giúp BA có thể hiểu rõ hơn về vấn đề và xác định các khía cạnh quan trọng cần được giải quyết.

Khả năng quyết định

Khả năng ra quyết định của BA là việc đưa ra những quyết định chiến lược và logic để đạt được mục tiêu trong công việc. Trong vai trò BA, khả năng này được áp dụng trong các bước quan trọng của quy trình phân tích hệ thống như: 

• Giai đoạn thu thập yêu cầu: Trong quá trình thu thập yêu cầu, BA cần đưa ra quyết định về phương pháp hiệu quả để lấy thông tin từ khách hàng và người dùng. Việc lựa chọn giữa phỏng vấn, khảo sát hoặc sử dụng công cụ tự động hóa có ảnh hưởng đến chất lượng thông tin và hiệu suất làm việc của BA.
• Giai đoạn phân tích yêu cầu: Với quá trình này, BA cần đưa ra quyết định về cách tiếp cận để xác định rõ các yêu cầu chính và mối quan hệ giữa chúng. Việc lựa chọn giữa các phương pháp phân tích như tuyến tính, tương quan hoặc sử dụng mô hình hóa ảnh hưởng đến độ chính xác của quá trình phân tích.
• Giai đoạn thiết kế giải pháp: BA cần đưa ra quyết định về cách thiết kế sao cho đáp ứng đầy đủ yêu cầu và mục tiêu. Lựa chọn giữa các phương án thiết kế đòi hỏi BA phải đánh giá tính khả thi và hiệu suất của từng lựa chọn để đảm bảo giải pháp đạt được hiệu quả tối ưu.
• Giai đoạn triển khai giải pháp: BA cần xác định cách triển khai hợp lý và hiệu quả. Thứ tự triển khai đồng thời đảm bảo tính ổn định và tương thích với hệ thống hiện tại là những quyết định quan trọng giúp đảm bảo sự thành công của quá trình triển khai.

Tư duy hệ thống

Yếu tố cuối cùng trong nhóm tư duy phân tích là tư duy hệ thống. Đây là khả năng nhìn nhận một vấn đề từ góc độ tổng thể nhất. Khi phát sinh vấn đề trong quá trình làm việc, tư duy hệ thống sẽ giúp BA tự động nhận thức những yếu tố ảnh hưởng bên trong hoặc liên quan đến đối tượng đó. 

Ví dụ: Một BA khởi động dự án với quy trình ABCEFGH. Sau 4 tháng, khách hàng yêu cầu thay thế F bằng K. Lúc này, nếu không có tư duy hệ thống thì BA sẽ không thể đặt ra những câu hỏi quan trọng như:

• Nếu thay F bằng K thì sẽ ảnh hưởng ABCDEGH như thế nào?
• Nếu thay F bằng K thì sẽ ảnh hưởng đến quy trình ban đầu (ABCDEFGH) ban đầu như thế nào?