Hướng dẫn cách làm báo cáo doanh thu đơn giản bằng Excel

Báo cáo doanh thu là gì?

Báo cáo doanh thu là một tài liệu được lập để phản ánh và phân tích thông tin liên quan đến doanh thu trong một khoảng thời gian cụ thể. Báo cáo này thường bao gồm các số liệu và thông tin chi tiết về nguồn gốc của doanh thu, các chi phí liên quan và lợi nhuận sau khi trừ đi các chi phí.

Báo cáo doanh thu giúp doanh nghiệp theo dõi hiệu suất tài chính của mình, đánh giá mức độ thành công trong việc kinh doanh và đưa ra các quyết định về chiến lược kinh doanh, đầu tư, và quản lý tài chính.

Cấu trúc tiêu chuẩn của một báo cáo doanh thu

Một mẫu báo cáo doanh thu tiêu chuẩn phải thể hiện đủ 4 yếu tố then chốt sau: 

• Doanh thu và chi phí của các hoạt động trong cùng kỳ kế toán.
• Doanh thu và chi phí của các hoạt động khác của doanh nghiệp.
• Lợi nhuận và nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp.
• Lãi cơ bản và suy giảm trên cổ phiếu (chỉ có ở các báo cáo kinh doanh hợp nhất của những doanh nghiệp, tập đoàn lớn có nhiều công ty con).

Có thể thấy, những yếu tố nêu trên tương đối phức tạp, bạn cần có khả năng tính toán tốt để tránh xảy ra các sai lầm trong việc xác định doanh số bán hàng, lãi suất, thuế,... Nếu có nhu cầu giải quyết vấn đề này, bạn có thể để lại thông tin TẠI ĐÂY, các Kế toán viên giỏi của chúng tôi sẽ nhanh chóng liên hệ và hỗ trợ bạn.

Cách làm báo cáo doanh thu đơn giản bằng Excel

Sau khi biết được báo cáo doanh là gì cũng như cấu trúc tiêu chuẩn của một báo cáo doanh thu, tham khảo hướng dẫn sau của các chuyên gia Marketing để biết cách làm một báo cáo doanh thu hoàn chỉnh nhất bằng công cụ Excel:

Xác định các nội dung cần có

Một báo cáo chính xác và đầy đủ thông tin cần phải có những nội dung sau:

• Sheet “Danh mục sản phẩm”: là nơi lưu trữ những thông tin chung như hàng hóa, đơn giá, mã lưu trữ sản phẩm. Đây là những thông tin thường xuyên được sử dụng, do đó bạn cần tổ chức và sắp xếp hợp lý để thuận tiện trích xuất, giảm thiểu sai sót trong quá trình tổng kết doanh thu.

• Sheet “Dữ liệu”: là nơi nhập số liệu trong quá trình thực hiện các giao dịch bán hàng. Trong sheet này sẽ có các thông tin như ngày tháng bán hàng, mã sản phẩm, tên sản phẩm, số lượng, giá bán, doanh thu, tên khách hàng, và các thông tin khác tùy theo mô hình, quy mô của doanh nghiệp.

• Sheet “Báo cáo”: đây là thông tin chính, thể hiện đầy đủ nhất doanh thu bán hàng của doanh nghiệp theo sản phẩm hoặc theo giai đoạn, tùy thuộc vào yêu cầu của báo cáo.

Xác định các chỉ số quan trọng

Bảng báo cáo Excel về doanh thu không thể hoàn chỉnh mà không có những chỉ số quan trọng dưới đây:

• Giá vốn hàng bán.
• Doanh thu bán hàng.
• Lãi gộp (gross profit): là phần doanh thu trừ giá vốn hàng bán.
• Các loại chi phí vận hành và quản lý doanh nghiệp.
• Lợi nhuận (lãi gộp trừ chi phí vận hành và quản lý).
• Các khoản thu nhập bổ sung khác, ngoài doanh thu chính.
• Các chi phí phát sinh khác.
• Lãi ròng (khoản lợi nhuận thu được sau khi trừ đi tất cả các chi phí liên quan).

Tùy thuộc vào yêu cầu của báo cáo mà bạn sẽ thay đổi hay điều chỉnh các chỉ số cho phù hợp.

Tạo biểu đồ báo cáo doanh thu

Khi đã xác định các nội dung và số liệu cần có trong báo cáo doanh thu, bạn sẽ tiến hành biểu diễn chúng dưới dạng biểu đồ trực quan. Cách làm như sau:

Bước 1: Thu thập dữ liệu bán hàng và đưa vào một bảng tính chi tiết như sau:

Bước 2:

• Đánh dấu tất cả dữ liệu vừa nhập.
• Bấm chọn vào menu Insert trên thanh công cụ.
• Chọn tiếp Charts - Insert Column Charts - Clustered Column. Lúc này một biểu đồ sẽ xuất hiện bên phải bảng dữ liệu.

Bước 3:

• Bấm chuột phải vào biểu đồ rồi chọn Select Data - Switch / Row Column. Thao tác này sẽ giúp bạn di chuyển cột X và cột Y, trong đó X là đại diện bán hàng và Y là doanh thu tương ứng.

• Nếu bạn muốn thay đổi tiêu đề của biểu đồ thì double click vào ô trống ở phía trên biểu đồ. Sau đó, bạn sẽ thấy một biểu đồ như sau:

Bước 4: Bước cuối cùng là bạn sẽ thay đổi dữ liệu về doanh thu dự báo để nó hiển thị dưới dạng đường chéo.

• Chọn cột dữ liệu dự báo (màu xanh lam trong ví dụ), bấm chuột phải rồi chọn Change Series Chart Type.
• Hộp thoại Change Chart Type box xuất hiện, kéo xuống cuối chọn loại biểu đồ Dự báo, sau đó bấm tùy chọn thay đổi từ “Cột tổng hợp” thành “Hàng”.

• Sau khi bấm Enter thì biểu đồ của bạn hiển thị như sau:

Nếu bạn gặp khó khăn trong việc xác định các dữ liệu nêu trên hoặc đã làm theo hướng dẫn nhưng lại xuất ra kết quả sai, hãy liên hệ sự hỗ trợ từ các chuyên gia Performance Marketing hàng đầu ngay. Bạn chỉ cần để lại thông tin trong LINK NÀY, các chuyên gia sẽ tự kết nối và giải quyết mọi vấn đề của bạn.

Những lưu ý khi làm báo cáo doanh thu

Báo cáo doanh thu đóng một vai trò cực kỳ quan trọng đối với doanh nghiệp, mọi số liệu đều phải chính xác tuyệt đối và cần phải tuân thủ theo một số quy tắc chung khi thực hiện. Sau đây là một số điều mà bạn cần lưu ý để làm báo cáo cho hiệu quả:

• Cần phải theo dõi tất cả các nguồn doanh thu, không chỉ bán hàng trực tiếp mà còn qua các kênh Digital Marketing, đối tác, hoặc các chi nhánh khác.
• Đảm bảo mọi số liệu đều rõ ràng và cần phải kiểm tra kỹ lưỡng trước khi nhập vào.

• Phân loại nội dung báo cáo thành các danh mục chi tiết để người đọc có thể theo dõi dễ dàng.
• Báo cáo cần được trình bày một cách cẩn thận, không quá dài dòng và tập trung vào các số liệu chính yếu.
• Tùy thuộc vào mục đích và yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp mà bạn có thể chọn mẫu báo cáo cho phù hợp.

XEM THÊM: 

• Google Data Studio là gì? Cách tạo báo cáo chi tiết chỉ với 7 bước
• Cách phân tích Marketing Analytics nâng cao hiệu suất quảng cáo tối đa
• Top công ty Digital Marketing hàng đầu, có nhiều dự án thành công
• Top trung tâm đào tạo Performance Marketing chất lượng hàng đầu