Hướng dẫn cách làm báo cáo doanh thu đầy đủ và dễ hiểu nhất

Hướng dẫn cách làm báo cáo doanh thu chi tiết

Báo cáo doanh thu là một tài liệu được lập để phản ánh và phân tích thông tin liên quan đến doanh thu trong một khoảng thời gian cụ thể. Báo cáo này thường bao gồm các số liệu và thông tin chi tiết về nguồn gốc của doanh thu, các chi phí liên quan và lợi nhuận sau khi trừ đi các chi phí.

Báo cáo doanh thu giúp doanh nghiệp theo dõi hiệu suất tài chính của mình, đánh giá mức độ thành công trong việc kinh doanh và đưa ra các quyết định về chiến lược kinh doanh, đầu tư, và quản lý tài chính.

Bây giờ chúng ta sẽ đi sâu tìm hiểu cách thực hiện báo cáo.

Những nội dung cần có trong một báo cáo doanh thu

Một báo cáo chính xác và đầy đủ thông tin cần phải có những nội dung sau:

• Sheet “Danh mục sản phẩm”: là nơi lưu trữ những thông tin chung như hàng hóa, đơn giá, mã lưu trữ sản phẩm. Đây là những thông tin thường xuyên được sử dụng, do đó bạn cần tổ chức và sắp xếp hợp lý để thuận tiện trích xuất, giảm thiểu sai sót trong quá trình tổng kết doanh thu.

• Sheet “Dữ liệu”: là nơi nhập số liệu trong quá trình thực hiện các giao dịch bán hàng. Trong sheet này sẽ có các thông tin như ngày tháng bán hàng, mã sản phẩm, tên sản phẩm, số lượng, giá bán, doanh thu, tên khách hàng, và các thông tin khác tùy theo mô hình, quy mô của doanh nghiệp.

• Sheet “Báo cáo”: đây là thông tin chính, thể hiện đầy đủ nhất doanh thu bán hàng của doanh nghiệp theo sản phẩm hoặc theo giai đoạn, tùy thuộc vào yêu cầu của báo cáo.

Các chỉ số quan trọng cần có

Bảng báo cáo Excel về doanh thu không thể hoàn chỉnh mà không có những chỉ số quan trọng dưới đây:

• Giá vốn hàng bán.
• Doanh thu bán hàng.
• Lãi gộp (gross profit): là phần doanh thu trừ giá vốn hàng bán.
• Các loại chi phí vận hành và quản lý doanh nghiệp.
• Lợi nhuận (lãi gộp trừ chi phí vận hành và quản lý).
• Các khoản thu nhập bổ sung khác, ngoài doanh thu chính.
• Các chi phí phát sinh khác.
• Lãi ròng (khoản lợi nhuận thu được sau khi trừ đi tất cả các chi phí liên quan).

Tùy thuộc vào yêu cầu của báo cáo mà bạn sẽ thay đổi hay điều chỉnh các chỉ số cho phù hợp.

Cách làm báo cáo doanh số bán hàng bằng biểu đồ

Để lập báo cáo doanh thu bán hàng, bạn thực hiện như sau:

Bước 1: Thu thập dữ liệu bán hàng và đưa vào một bảng tính chi tiết như sau:

Bước 2:

• Đánh dấu tất cả dữ liệu vừa nhập.
• Bấm chọn vào menu Insert trên thanh công cụ.
• Chọn tiếp Charts - Insert Column Charts - Clustered Column. Lúc này một biểu đồ sẽ xuất hiện bên phải bảng dữ liệu.

Bước 3:

• Bấm chuột phải vào biểu đồ rồi chọn Select Data - Switch / Row Column. Thao tác này sẽ giúp bạn di chuyển cột X và cột Y, trong đó X là đại diện bán hàng và Y là doanh thu tương ứng.

• Nếu bạn muốn thay đổi tiêu đề của biểu đồ thì double click vào ô trống ở phía trên biểu đồ. Sau đó, bạn sẽ thấy một biểu đồ như sau:

Bước 4: Bước cuối cùng là bạn sẽ thay đổi dữ liệu về doanh thu dự báo để nó hiển thị dưới dạng đường chéo.

• Chọn cột dữ liệu dự báo (màu xanh lam trong ví dụ), bấm chuột phải rồi chọn Change Series Chart Type.
• Hộp thoại Change Chart Type box xuất hiện, kéo xuống cuối chọn loại biểu đồ Dự báo, sau đó bấm tùy chọn thay đổi từ “Cột tổng hợp” thành “Hàng”.

• Sau khi bấm Enter thì biểu đồ của bạn hiển thị như sau:

Như vậy là bạn đã có một báo cáo doanh số bán hàng được hiển thị trực quan, dễ hiểu giúp theo dõi được hiệu suất bán hàng rõ ràng nhất.

Trong trường hợp bạn gặp khó khăn khi lập báo cáo, các dữ liệu sau khi nhập vào thì không ra kết quả, con số bị lệch nhau không rõ nguyên nhân, v.v… thì bạn nên hỏi một người có kinh nghiệm, họ sẽ tư vấn giúp bạn kiểm tra và xử lý vấn đề. Bạn có thể đặt lịch hẹn với họ thông qua ứng dụng Askany.

Anh Nguyễn Đình Nghĩa là chuyên gia Performance Marketing tại Askany, đã làm việc trong lĩnh vực này hơn 12 năm. Anh chuyên tối ưu doanh số và chuyển đổi cho rất nhiều doanh nghiệp. Anh rất nhạy bén với các con số, có thể phân tích và xử lý dữ liệu nhanh và chính xác. Anh có thể tư vấn hướng dẫn cho bạn những phương pháp báo cáo doanh thu hiệu quả nhất.

Đặt lịch hẹn với anh Nghĩa tại:

• https://askany.com/performance-marketing/nghia
• Giá tư vấn: 250.000 đồng/15 phút, từ T2- T6, 13:00 - 17:00.

XEM THÊM: 

Top công ty Digital Marketing hàng đầu, có nhiều dự án thành công

Top trung tâm đào tạo Performance Marketing chất lượng hàng đầu

Công cụ hỗ trợ làm báo cáo doanh thu

Excel

Microsoft Excel là một trong những công cụ quản lý và xử lý dữ liệu hiệu quả nhất, được nhiều doanh nghiệp sử dụng để tạo và quản lý báo cáo doanh thu.

Excel có thể tạo các biểu đồ, đồ thị, và bảng tổng hợp dữ liệu một cách nhanh chóng, giúp hiển thị thông tin một cách trực quan và dễ hiểu. Excel cung cấp nhiều hàm tính toán phổ biến như Sum, Average, Vlookup, giúp người dùng thực hiện các phép toán và phân tích chi tiết dữ liệu.

Bên cạnh đó, các tính năng như PivotTables và PivotCharts có thể giúp bạn tổ chức và hiển thị dữ liệu một cách tự động, giảm thời gian và công sức.

Công cụ khác

Ngoài Excel, có một số công cụ khác cũng hỗ trợ lập báo cáo doanh thu hiệu quả mà bạn có thể dùng như:

• Google Sheets: có tính năng tương tự như Excel và có thể được sử dụng trực tuyến.
• QuickBooks: phần mềm quản lý tài chính được thiết kế đặc biệt cho doanh nghiệp nhỏ, giúp quản lý doanh thu, chi phí, và theo dõi tình hình tài chính một cách tự động.
• Tableau: phần mềm chuyên sâu về Marketing Analytics, giúp bạn tạo và phân tích dữ liệu hiệu quả hơn.