Cách cài đặt email theo tên miền riêng của doanh nghiệp cực đơn giản

Email theo tên miền là gì?

Email theo tên miền riêng là hình thức sử dụng địa chỉ email với phần đuôi là tên miền mà doanh nghiệp đang sở hữu. Thông thường, địa chỉ email này sẽ được thiết lập theo cấu trúc cơ bản như sau:

• contact@tencongty.com
• info@tencongty.com

Trong đó:

• "contact" và "info" là các tên người dùng chính được chủ doanh nghiệp lựa chọn.
• "tencongty.com" là phần tên miền riêng mà công ty đang sở hữu.

Những địa chỉ email này giúp xác định nguồn gốc và chủ sở hữu của thông điệp, cũng như tạo ra một ấn tượng chuyên nghiệp khi giao tiếp qua email trong môi trường kinh doanh.

Nếu bạn gặp khó khăn trong quá trình cài đặt email, hay muốn được tư vấn tips triển khai email marketing sao cho hiệu quả, hãy liên hệ ngay với anh Nguyễn Đình Nghĩa, một vị chuyên gia Marketing tại Askany với hơn 10 năm kinh nghiệm trong ngành.

>>> XEM THÊM:  Top trung tâm đào tạo Performance Marketing chất lượng hàng đầu

Tại sao doanh nghiệp nên có email theo tên miền riêng?

Khi khách hàng tiềm năng nhìn vào địa chỉ email của bạn, họ sẽ nhanh chóng nhận ra tên miền và từ đó dễ dàng xác định doanh nghiệp của bạn. Điều này không chỉ giúp tăng cường độ nhận diện thương hiệu mà còn tạo ấn tượng chuyên nghiệp trong mắt khách hàng.

Địa chỉ email chứa tên miền của công ty sẽ trông xác thực và đáng tin cậy hơn so với những địa chỉ email không sử dụng tên miền riêng. Những email như vậy giúp khách hàng an tâm hơn khi liên hệ và giao dịch với doanh nghiệp của bạn.

Khi đội ngũ nhân viên của bạn được mở rộng, việc chuẩn hóa địa chỉ email và tạo các địa chỉ nhóm nhất quán với vai trò như support@yourdomain.com sẽ thể hiện  sự chuyên nghiệp và dễ dàng quản lý hơn. Tính nhất quán này không chỉ giúp nội bộ làm việc hiệu quả mà còn giúp khách hàng dễ dàng liên lạc đúng người, đúng bộ phận.

Sử dụng địa chỉ email riêng của doanh nghiệp là một trong những cách đơn giản nhất để tiếp thị tên doanh nghiệp. Mỗi lần bạn gửi email, tên miền của doanh nghiệp bạn sẽ xuất hiện trước mắt người nhận, giúp khắc sâu tên thương hiệu trong tâm trí họ. Đây là yếu tố đặc biệt quan trọng trong việc xây dựng và duy trì hình ảnh thương hiệu mạnh mẽ.

Chuẩn bị gì khi tạo email theo tên miền?

Trước khi tạo và cài đặt email theo tên miền riêng của doanh nghiệp, bạn phải chuẩn bị:

• Tên miền của mình
• Dịch vụ lưu trữ dữ liệu online

Khi lựa chọn tên miền, bạn nên chọn những tên miền liên kết chặt chẽ với thương hiệu công ty hoặc lĩnh vực kinh doanh đặc trưng của mình. Điều này giúp khách hàng dễ dàng nhận diện được bạn là ai, công ty bạn là gì, và bạn đang hoạt động trong lĩnh vực nào khi họ nhận được email. Sự nhận diện này giúp tăng hiệu quả của email theo tên miền riêng một cách tối đa.

Dịch vụ lưu trữ dữ liệu email là yếu tố quan trọng thứ hai cần chuẩn bị để có thể sử dụng email theo tên miền riêng. Bạn có thể chọn dịch vụ lưu trữ email miễn phí từ Google hoặc các nhà cung cấp khác, hoặc chọn các dịch vụ lưu trữ email có phí để đảm bảo chất lượng và bảo mật.

Tuy nhiên, việc tạo lập email theo tên miền riêng miễn phí đòi hỏi thủ tục và các bước khởi tạo khá phức tạp, bao gồm xác minh tên miền, cấu hình DNS và nhiều vấn đề kỹ thuật khác. Nếu bạn không am hiểu về khía cạnh này, bạn có thể đăng ký nhận tư vấn miễn phí ngay từ các chuyên gia Marketing tại ứng dụng Askany. Những chuyên gia này đã có kinh nghiệm làm nghề lâu năm và rất thông thuộc cách tạo email theo tên miền doanh nghiệp.

Hướng dẫn 3 cách cài đặt email theo tên miền

Cách 1: Tạo bằng Google Workspace

Để tạo email theo tên miền, bạn có thể sử dụng dịch vụ Google Workspace. Sau đây là cách tạo email theo tên miền riêng trên Google Workspace:

• Mở trình duyệt và điều hướng đến https://workspace.google.com/.
• Nhấn vào nút "Bắt đầu dùng thử miễn phí" để bắt đầu quá trình đăng ký.

• Điền các thông tin như tên doanh nghiệp, số lượng nhân viên và quốc gia, sau đó nhấn “Tiếp theo”.
• Điền thông tin cá nhân, bao gồm Họ, Tên, Địa chỉ email hiện tại, và Số điện thoại doanh nghiệp.
• Nhấn tiếp theo để tiếp tục.

Tiếp theo bạn cần xác nhận tình trạng tên miền của công ty:

• Nếu có tên miền: Chọn "Có, tôi có miền có thể sử dụng" và điền tên miền.
• Nếu chưa có tên miền: Chọn "Không, tôi cần có miền" và tìm kiếm, lựa chọn tên miền có sẵn.
• Điền thông tin đăng nhập tài khoản, bao gồm tên người dùng và mật khẩu.
• Xác nhận rằng bạn không phải là người máy và nhấn "Đồng ý và tiếp tục".
• Hoàn tất bằng cách thiết lập tài khoản doanh nghiệp của bạn.
• Xác minh tên miền của bạn theo hướng dẫn.
• Tạo thông tin người dùng mới và kích hoạt Gmail theo tên miền riêng của bạn.

Lưu ý: Google cung cấp 14 ngày dùng thử miễn phí cho email tên miền của bạn.

Cách 2: Tạo bằng Zoho Mail

Ngoài Google Workspace thì bạn có thể tham khảo thêm cách tạo email theo tên miền riêng miễn phí bằng Zoho:

• Truy Cập Trang Web Zoho: https://www.zoho.com/mail/zohomail-pricing.html.
• Chọn gói miễn phí để bắt đầu.

Điền các thông tin sau:

• Tên của bạn.
• Địa chỉ email, hoặc nhập số điện thoại.
• Mật khẩu của bạn.
• Tích vào ô "Đồng ý với điều kiện và điều khoản", sau đó nhấn "Sign Up".
• Chọn "Try Now" theo hướng dẫn trên trang để chọn gói dịch vụ miễn phí.

Thêm tên miền và doanh nghiệp:

• Nhấn "Add now" sau khi chọn gói dịch vụ.
• Điền thông tin về tên miền và tên doanh nghiệp của bạn vào bảng thông tin xuất hiện.
• Nhấn "Add" và tiếp tục đến bước xác minh tên miền.

Xác minh tên miền:

• Chọn một trong ba cách xác minh tên miền được hiển thị trên trang.
• Thực hiện theo hướng dẫn để xác minh tên miền của bạn.

Verify và kích hoạt email theo tên miền:

• Sau khi xác minh tên miền thành công, nhấn "Verify".
• Tiếp theo, tạo người dùng mới và kích hoạt email theo tên miền của bạn.

Với Zoho, bạn sẽ có một địa chỉ email chuyên nghiệp và đầy đủ tính năng mà không cần phải trả bất kỳ chi phí nào.

Cách 3: Tạo bằng Yandex Mail

Để sử dụng Yandex Mail bạn thực hiện theo hướng dẫn dưới đây:

• Truy cập trang web https://passport.yandex.com/registration/
• Nhập thông tin cá nhân, bao gồm tên, họ, số điện thoại di động, và mật khẩu.
• Nhập mã OTP được gửi đến số điện thoại di động mà bạn vừa cung cấp.
• Nhấn "Register".

Tiếp theo, bạn cần thêm tên miền vào tài khoản Yandex vừa đăng ký xong:

• Truy cập trang web https://domain.yandex.com/domains_add/
• Nhập tên miền của bạn và chọn "Sign up free".
• Xác thực tên miền của bạn bằng cách cấu hình bản ghi TXT theo hướng dẫn của Yandex.

ĐỌC THÊM TIN MỚI:

Bí quyết lấy lại tài khoản Gmail bị vô hiệu hóa tỷ lệ thành công cao
Top 7 phần mềm quét email từ website tốt nhất, trích xuất nhanh