TƯ VẤN MỞ QUÁN CAFE SÂN VƯỜN TỪ KINH NGHIỆM CHỦ DOANH NGHIỆP ĐI TRƯỚC

Lên ý tưởng, chọn mô hình mở quán cafe sân vườn phù hợp

Cà phê sân vườn phù hợp với khách hàng yêu thích cây xanh, không gian mở và thoáng đãng. Đây là hình thức kinh doanh có từ lâu nhưng không bao giờ lỗi thời khi con người luôn muốn trở về với thiên nhiên để được giải tỏa căng thẳng, tìm kiếm những phút giây bình yên. Hiện nay, mô hình này được mở rộng với nhiều phong cách khác nhau. 

Khách hàng của những quán cà phê sân vườn là người thích sự yên tĩnh, yêu thích thiên nhiên nên phần đông từ độ tuổi trên 25, để gặp mặt đối tác, họp mặt gia đình, và đa số đã ổn định tài chính. 

Việc mở quán cafe sân vườn đầu tiên bạn phải chọn được mô hình quán mà bạn muốn đầu tư xây dựng. Nếu bạn còn phân vân chưa biết chọn mô hình nào thì có thể tham khảo một số tư vấn kinh doanh về mô hình quán cafe sân vườn được ưa chuộng hiện nay.

Quán cà phê sân vườn vintage

Phong cách vintage luôn quen thuộc trong thiết kế. Mở quán cafe sân vườn theo phong cách thu hút bởi những thứ cổ điển, mộc mạc nhưng có một giá trị xưa cũ khiến người ta không kiềm lòng được. Một sự kết hợp đơn giản với những chiếc ghế thiên về gỗ, bài trí gọn gàng, đơn giản, thêm các cây xanh nhỏ xinh, có mùi hương dịu nhẹ mang lại không gian cổ điển nhưng vẫn thanh lịch, hiện đại. Đồ trang trí theo phong cách vintage cần có nhiều thời gian tìm kiếm và đầu tư. Một cách tiết kiệm nhưng đòi hỏi mất nhiều công sức là đi “săn” những món đồ second hand giá sẽ rẻ hơn và bạn có thể tìm được những món rất hời so với giá tiền.

Quán cà phê cá Koi

Quán cà phê sân vườn có thiết kế hồ nước là một mô hình thông minh đang rất được ưa chuộng hiện nay. Khách hàng đến đây sẽ được thưởng thức đồ uống trong một không gian cực kì “chill” khi có tiếng nước róc rách, có cá bơi lội tung tăng. Mang đến  cảm giác tươi mát, thú vị, gần gũi với khách hàng. Mở quán cà phê sân vườn có hồ nước thường trang bị thêm: hồ thủy sinh, cá tùy loại tùy vào kinh tế của bạn, hòn non bộ, lọc nước,... 

Mô hình quán cà phê sân vườn sân thượng 

Mở quán cà phê sân vườn cần một khoảng diện tích không gian lớn, nên hiện nay các chủ  đầu tư mô hình quán trên sân thượng. Ưu điểm của mô hình này là có không gian mở hoàn bộ, giảm tiếng ồn, bụi bặm, khách còn có thể ngắm thành phố. Nhất là vào lúc chiều xuống, có những tấm ảnh check in siêu đẹp đến từ vị trí của khách hàng.

Quán cà phê sân vườn trong nhà

Các cây xanh, tiểu cảnh của cà phê trong nhà thường dạng treo, những cây nhỏ kết hợp với nội thất gỗ làm cho không gian gần gũi, nhẹ nhàng. Nơi đây là nơi trú chân của những mọt sách, để làm việc nhóm, hay là vừa nghe nhạc vừa nhâm nhi ly cà phê lại có thể ngắm nhìn dáng vẻ của các loại cây qua ô cửa kính, đôi khi sẽ có nắng xuyên qua.

Quán cà phê sân vườn kết hợp acoustic

Mở quán cafe sân vườn trong nhà đây là mô hình dành cho những quán không có không gian rộng. Nhất là các khu đô thị như Hồ Chí Minh, Hà Nội, khu vực đông dân cư không thể kiếm được mặt bằng rộng hoặc có thì giá thuê rất cao.

Mô hình mở quán cafe sân vườn kết hợp acoustic hiện khá thành công ở Đà Lạt. Khi tiếng hát hòa vào không gian mang lại những trải nghiệm khó quên cho khách hàng. Và họ sẵn sàng bỏ một số tiền lớn để có thể thưởng thức dịch vụ này. Điều quan trọng để làm nên sự thành công của mô hình này chính sự đầu tư về không gian thoáng, sự ấm cúng và chất lượng âm thanh. Kết hợp với một số nghệ sĩ hát tốt nhạc acoustic sẽ giúp quán bạn thu hút một số lượng khán giả.

Quán cà phê sân vườn phong cách Địa Trung Hải

Lấy cảm hứng từ kiến trúc Địa Trung Hải, mô hình mở quán cà phê sân vườn này có vẻ đẹp tự nhiên, đậm chất phóng khoáng và gây sự tò mò cho khách hàng tại Việt Nam. Các loại cây dùng để trồng và trang trí ở mô hình này thường không cần nhiều nước để phù hợp với tự nhiên khô hạn như cây Yucca, kết hợp với các vật dụng trang trí có chất liệu từ gốm, sứ, thủy tinh, gạch,...

Chọn vị trí để mở quán cafe sân vườn

Theo kinh nghiệm của nhiều chủ doanh nghiệp kinh doanh theo mô hình này chia sẻ, mặt bằng chiếm 40 - 60% sự thành bại của quán. Việc lựa chọn một bằng bằng phù hợp để kinh doanh dựa trên các tiêu chí:

Diện tích mở quán cà phê sân vườn phải đủ rộng

Mặt tiền mở quán cafe có thể nói chính là “cái nhìn đầu tiên” của khách hàng. Với mô hình kinh doanh cafe này, cần một bằng bằng khá rộng, ít nhất từ 80 - 120m2 nên vốn bỏ ra không hề rẻ. Lựa chọn để tiết kiệm chi phí là ưu tiên chọn các khu vực ngoại ô hơn là trung tâm thành phố, hoặc bạn có thể chọn các con ngõ lớn, mặt đường ngõ đủ để ô tô di chuyển ra vào. Thêm một ưu điểm của việc chọn mặt bằng nữa là có không gian yên tĩnh, bớt bụi bặm bởi các động cơ xe nhiều hơn.

Giá tiền và tính ổn định khi thuê mặt bằng

Khi mở quán cafe sân vườn thì thường thuê mặt bằng chiếm một số khá lớn. Bạn nên cân nhắc ngân sách thuê mặt bằng chiếm khoảng 30 - 50% tổng vốn bạn đang có (đã gồm thiết kế và trang trí).

Khi chọn bằng bằng bạn phải ưu tiên hàng đầu đến khả năng sinh lời cho quán, sự thuận tiện, hợp phong thủy không sau đó mới đến giá rẻ. Nếu bạn thuê được giá tốt nhưng ở một nơi hẻo lánh, không thu hút được khách hàng thì tiền mất cũng không có được doanh thu tốt.

Khi làm hợp đồng thuê với chủ nhà đất nên thỏa thuận trước hợp đồng càng dài hạn càng tốt. Về các vấn đề như thiết kế lại không gian quán, sửa chữa,.. cũng cần bàn bạc, thương lượng kĩ càng. Tránh những kẽ hở trong các điều khoản, dễ phát sinh nhưng sự việc gây tranh cãi không đáng có, gây ảnh hưởng trực tiếp ảnh hưởng đến kinh doanh. Đây là bài học đắt giá của các ông chủ/ bà chủ đang kinh doanh trong mô hình hình này chia sẻ.

Dự trù chi phí khi mở quán cafe sân vườn 

Các khoản chi phí “cần và đủ” khi mở quán cafe sân vườn, đây chỉ là những con số ước tính dựa trên một quán cafe tiêu chuẩn nên sẽ không chính xác trong mọi trường hợp. Bạn có thể tham khảo và linh hoạt sắm sửa:

Chi phí trang thiết bị:

• Bàn tùy vào phong cách bạn chọn và diện tích mặt bằng, chi phí dự tính khoảng 10 – 15 triệu.
• Ghế gấp 3 - 4 lần số bàn và cần có ghế dự phòng trường hợp khách quá đông trong các ngày lễ, chi phí dự tính 10 – 15 triệu.
• Tủ lạnh dùng để bảo quản nguyên vật liệu: chi phí dự tính 7 – 10 triệu.
• Hệ thống âm thanh, loa đài, chi phí dự tính tối thiểu từ 8 triệu.
• Internet: 500.000/ tháng.
• Hệ thống quạt, phun sương cho khu sân vườn, điều hòa cho khu trong nhà dự tính khoảng từ 15 – 20 triệu.
• Dù, mái che ngoài trời: tối thiểu 5 triệu.

Chi phí đầu tư cây xanh:

Mở một quán cà phê sân vườn dù bạn chọn mô hình nào thì cũng không thể thiếu cây xanh. Bạn có thể trang trí cây xanh thành tiểu cảnh hoặc thiết kế thành giàn dây leo,... Vừa tạo không gian, lại có chỗ cho khách hàng chụp ảnh làm kỉ niệm. Chi phí đầu tư tối thiểu là 5 triệu, cho những quán có diện tích nhỏ. 

Chi phí đầu tư đèn, ánh sáng

Với một quán cafe sân vườn vì có nhiều cây xanh nên không tránh khỏi tán cây che mất một khoảng ánh sáng tự nhiên, âm u. Bởi thế, bạn cần chú ý đến việc đầu tư thiết bị ánh sáng, không chỉ cung cấp ánh sáng còn làm hiệu ứng ánh nhìn cho khách hàng.

Chi phí thiết bị pha chế, nguyên liệu

• Máy pha cafe chi phí khoảng 20 – 50 triệu.

Chi phí các hãng máy pha cà phê tham khảo: 

• Máy pha cà phê Casadio chỉ từ 29 triệu, xuất xứ Ý, công suất từ 250 – 300 ly/ngày.
• Máy pha cà phê Nuova Simonelli Appia II A2 Group, xuất xứ Ý, công suất lên đến 350 – 400 ly/ngày.
• Expobar trọn bộ từ 34 triệu, xuất xứ Tây Ban Nha, công suất trung bình từ 200- 250 ly/ngày.
• Máy pha cà phê Faema từ 34 triệu, xuất xứ Ý, công suất 300 – 500 ly/ngày.

• Máy xay sinh tố, máy ép trái cây, máy lọc nước, chi phí khoảng 10 – 20 triệu.
• Các loại ly, muỗng, ống mút các loại, dao thớt, chén đĩa, phin pha cafe, bình lắc, hũ rắc, bình tạo bọt sữa, khay bưng, thùng đá, thùng rác…, chi phí khoảng 10 triệu.
• Chi phí nguyên vật liệu như cafe, sữa, trà các loại, kem whipping cream, Sirup các loại,... chiếm khoảng 9 – 15 triệu đồng.

Chi phí chuẩn bị thực phẩm và hàng hóa theo kinh nghiệm bạn phải kiểm soát để không vượt quá 35% số vốn ban đầu. Nên đầu tư những thực phẩm đạt tiêu chuẩn vệ sinh an toàn thực phẩm để mang lại chất lượng đồ uống đưa đến tay khách hàng. 

Chi phí giấy phép kinh doanh

Khi mở quán cafe sân vườn để hợp pháp hóa thì bạn cần đăng kí thành lập doanh nghiệp, chuẩn bị đầy đủ các thủ tục giấy tờ có liên quan như: Giấy phép kinh doanh và cả giấy chứng nhận an toàn vệ sinh thực phẩm.

Hồ sơ bạn nộp tại UBND tại nơi đặt địa điểm kinh doanh, chi phí để hoàn thành các loại giấy tờ khoảng 1.5 triệu đồng.

Chi phí phát sinh

Ngoài ra, còn có các khoản phát sinh như: các thiết bị bị hỏng, chi phí dự phòng khi quán chưa có lãi những tháng đầu tiên,... Cụ thể:

• Chi phí hỏng hóc sửa chữa: khoảng 10 – 15 triệu.
• Chi phí tặng, biếu quà đối tác, nhà cung cấp…: khoảng  5 – 10 triệu.
• Chi phi dự phòng cho những tháng đầu chưa có lãi: khoảng 100 – 150 triệu.

Thiết kế menu, chọn món đặc trưng của quán

Giữa một thị trường bão hòa, một danh sách dài cho các quán cà phê để khách hàng lựa chọn thì quán bạn phải có điểm đặc trưng riêng như công thức đồ uống độc quyền. Để nổi bật hơn những quán khác thì tạo ra sự khác biệt chính là yếu tố sống còn. Việc chạy theo trend hay đổ xô mở quán mà không có sự tính toán kĩ sẽ không có nguồn thu lâu dài, chưa nở đã chớp tắt khiến bạn nhận cái kết đắng. Vậy thiết kế đồ uống sao cho phù hợp?

Cách thiết kế menu phù hợp với mở cafe sân vườn

Tìm hiểu các nhóm đồ uống không thể thiếu trong một menu như: đồ uống quen thuộc, nhà nhà người người đều biết; nhóm đồ uống đang được ưa chuộng; nhóm đồ uống đặc trưng – signature của quán, giúp bạn định hình thương hiệu với các quán khác.

Thay vì dàn trải, gây khó khăn khi chọn món, bạn có thể tinh gọn lại, chia theo từng nhóm lớn như trà sữa, nước hoa quả, sinh tố, trà trái cây, các loại kem,... Mỗi nhóm có 4 - 5 món cụ thể. Đối với đối tượng khách hàng của quán cà phê sân vườn thì bạn nên đầu tư về các loại trà hoa quả, trà thảo mộc, và không thể thiếu là cà phê... Quan tâm đến nhu cầu người dùng để tạo ra đồ uống phù hợp là điều không thể thiếu khi làm menu.

Nếu bạn có nguồn lực thích pha chế và tạo ra những đồ uống mới thì có thể là lập thực đơn theo mùa giúp mang lại sự mới mẻ cho khách hàng, giữ chân họ quay lại vào lần khác để thưởng thức món mới.

Để có thể đa dạng menu bạn có thể kết hợp với mở quán ăn nhẹ như: khoai tây, cá viên, mỳ trộn,....

Thiết kế giá cả

Mức giá trung bình cho đồ uống và các món ăn kèm tại một quán cà phê sân vườn trên thị trường thường dao động từ 30.000 - 80.000đ.

Tạo mùi hương đặc trưng cho quán

Một điểm tạo dấu ấn cho khách hàng được chia sẻ bởi những anh chị đi trước kinh doanh mô hình mở quán cafe sân vườn ít chủ quán để ý chính là mùi hơn đặc trưng của quán. Đó có thể là mùi hương của các loại đồ uống như cafe, cacao, sữa đánh nóng,… Đây là các mùi hương thường được dùng nhất vì tạo cảm giác dễ chịu, thư giãn cho khách hàng. Đôi khi, khách hàng lại thích đến một quán nào đó mà không biết lý do tại sao, chính là từ bí kíp dùng mùi hương để níu chân khách đến vào lần sau. Một số mùi hương của các loại tinh dầu như: sả, chanh, bưởi, lavender, rosemary… cũng là một ý kiến hay. Tuy nhiên, bạn nên phối hợp và lựa chọn các loại mùi hương để không bị loãng mùi mà lại hiệu quả ngược.

Không gian quán ấn tượng và có chất riêng sẽ giữ chân được rất nhiều khách hàng

Ngoài ra, bạn còn thể tạo nên nét đặc trưng cho quán bàng việc mở quán cà phê aucostic vào những ngày cuối tuần, nó sẽ điểm riêng của bạn.

Chọn tên quán, lên kế hoạch truyền thông

Cái tên đặt cho quán là điều khách hàng nhớ về khi nói về quán cà phê của bạn. Một cái tên ngắn gọn, dễ nhớ, mang đậm dấu ấn cho phong cách của quán là các tiêu chí tạo nên thương hiệu của riêng bạn. Nếu bạn phân vân chưa biết chọn cái tên nào thì có thể lên các group Hội kinh doanh quán cafe, review quán cafe, tâm sự con sen... nói rõ các mục tiêu, ý tưởng của quán để xin ý kiến tham khảo của mọi người.

Đầu tư mở quán cafe sân vườn tốn chi phí khá lớn. Để phát triển, thu hút nhiều khách hàng thì cần có một kế hoạch truyền thông rõ ràng. Kế hoạch được xây dựng tùy vào mùa cao điểm, thấp điểm để có những chương trình phù hợp. Một số phương án đề xuất cho bạn:

• Làm voucher, phát tờ rơi.
• Xây dựng Website, fanpage, quảng bá trên các trang mạng xã hội bằng các video, các kênh marketplace,… 
• Book KOLs.

Với thời đại công nghệ số lên ngôi, kinh doanh các loại hình dịch vụ không thể thiếu marketing online. Bên cạnh đó, hình thức marketing offline như truyền miệng, phát tờ rơi, tặng hàng đi song hành với nó tạo nên hiệu ứng đám đông lại tiết kiệm chi phí cho bạn.

Phần mềm quản lý quán cà phê hỗ trợ bạn

Phần mềm quản lý cafe là thiết bị thông minh hỗ trợ bạn rất nhiều trong việc kiểm soát sự hoạt động kinh doanh khi mở quán cafe sân vườn. Phần mềm này giúp bạn kiểm soát bàn trống, ghi món order, tính tiền, phân bố nhân sự hợp lý. Bạn có thể trang bị thêm một số máy móc như màn hình cảm ứng, máy in hóa đơn, thẻ khách hàng, két đựng tiền,… để quá trình vận hành kinh doanh suôn sẻ. Giá đầu từ cho tất cả thiết bị và phần mềm quản lý rơi vào tầm khoảng 10 – 20 triệu đồng.

Một số phần mềm quản lý được sử dụng nhiều tại Việt Nam bởi độ uy tín như:

Mona Media

Hỗ trợ bạn quản lý thu chi, thu ngân, quản lý chất lượng nguyên liệu, quản lý tồn kho,… 

Hỗ trợ khách hàng thanh toán ngay bằng thẻ ngân hàng, quét mã QR. Ưu điểm kết hợp API với các đơn vị giao hàng Online, đặt món trực tuyến giúp bạn thêm mở rộng khách đặt hàng qua app.

Cafe PosApp

Hỗ trợ kiểm soát doanh số mỗi ngày, các hoạt động bán hàng, vận hành trơn tru từ nhận đơn, chuyển hóa đơn từ bếp, quản lý xuất nhập kho, thu chi theo kì, thanh toán trực tuyến.

Polaris FnB

Phần mềm hỗ trợ quản lý tốt các đơn hàng, gọi món, doanh thu, hiển thị sơ đồ bàn trống, nhân viên của quán sẽ dễ nắm bắt và sắp xếp khách.

Cafe IPOS

Ưu điểm của phần mềm này là có thể quản lý nguyên vật liệu theo công thức định lượng đã định.

Phần mềm tích hợp API kết nối với các đơn vị như giao hàng, app đặt đồ online, ví điện tử, phát hành voucher… 

DRS Manager

Hỗ trợ đặt món, ghi chú hoặc thêm món, đổi món dễ dàng, trạng thái các bàn trống, thanh toán online,... giúp chủ nhà hàng có thể quản lý hoạt động quán từ xa thông qua máy tính, điện thoại thông minh, máy tính bảng có kết nối Internet.