Chi phí quản lý kinh doanh nên chiếm bao nhiêu phần trăm doanh thu? Cách tối ưu phí quản lý là gì?

Chi phí quản lý doanh nghiệp là gì?

Các chi phí quản lý của doanh nghiệp là tổng chi phí cần để điều hành và quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh. Chúng bao gồm các khoản kinh phí liên quan đến nhân viên quản lý (lương, thưởng, phụ cấp, bảo hiểm, đào tạo,...), chi phí thuê mặt bằng văn phòng, đầu tư vào trang thiết bị văn phòng, dịch vụ tiếp thị, các khoản thuế và các khoản phí pháp lý khác.

Những chi phí này có các đặc điểm như sau:

• Chúng không liên quan đến một đơn vị hoặc chức năng cụ thể nào, mà thay vào đó mang tính chất lợi ích tổng thể cho toàn bộ doanh nghiệp.
• Một phần trong tổng số chi phí quản lý được coi là cố định, vì chúng tồn tại và phát sinh dù mức độ sản xuất hoặc doanh số bán hàng có thay đổi trong bất kỳ khoản thời gian nào.
• Các nhà quản lý thường nỗ lực giảm thiểu chi phí quản lý để tối ưu hóa hoạt động kinh doanh.

Việc tối ưu được chi phí quản lý doanh nghiệp là điều rất quan trọng, nhất là trong các doanh nghiệp start-up đang trong giai đoạn tiết kiệm chi phí tối đa. Bạn có thể tham khảo bài viết tư vấn startup để tìm hiểu kỹ hơn về cách tiết kiệm chi phí khi khởi nghiệp nhé.

Chi phí quản lý doanh nghiệp gồm những khoản phí nào?

Trong lĩnh vực kế toán, chi phí quản lý doanh nghiệp gồm những yếu tố cơ bản sau:

• Phí quản lý nhân sự: Bao gồm tổng chi phí liên quan đến việc quản lý đội ngũ nhân viên trong doanh nghiệp, bao gồm lương, phụ cấp, các khoản bảo hiểm y tế và xã hội (BHYT, BHXH)...
• Khoản phí cho tài liệu quản lý: Bao gồm các chi phí liên quan đến việc cung cấp vật liệu cần thiết cho công việc quản lý doanh nghiệp như văn phòng phẩm, dụng cụ, thiết bị hỗ trợ...

• Chi phí về trang thiết bị văn phòng: Đây là các khoản chi phí phát sinh từ việc sử dụng các trang thiết bị, dụng cụ văn phòng trong hoạt động quản lý.
• Hao mòn tài sản cố định: Đây là chi phí liên quan đến việc khấu hao giá trị của tài sản cố định chung mà doanh nghiệp sử dụng, bao gồm máy móc, thiết bị, văn phòng, phương tiện giao thông...
• Thuế và phí: Bao gồm các loại thuế như tiền thuê đất, thuế môn bài, các loại phí và lệ phí khác...
• Khoản dự phòng: Bao gồm các khoản tiền dự trữ để đối phó với những tình huống có thể xảy ra trong tương lai, bao gồm cả nợ phải thu mà khó khăn trong việc thu hồi, và nợ phải trả liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh.
• Chi phí mua hàng ngoại: Bao gồm các khoản chi phí liên quan đến việc mua sắm bên ngoài để hỗ trợ hoạt động quản lý, ví dụ như tài liệu kỹ thuật, bản quyền sáng chế, thuê tài sản cố định, phí cho nhà thầu phụ...
• Các khoản chi phí khác: Bao gồm các khoản chi phí khác như chi phí tổ chức hội nghị, đi lại, thuê địa điểm, các khoản chi phí liên quan đến nhân viên...

Chi phí đăng ký giấy phép kinh doanh năm 2023 là bao nhiêu?

Chi phí giải quyết tranh chấp kinh doanh thương mại được quy định là bao nhiêu? Ai là người phải chi trả?

Phí quản lý doanh nghiệp nên chiếm bao nhiều % doanh thu?

Để xác định chi phí quản lý kinh doanh phù hợp thì chúng ta cần dựa vào đặc thù của từng ngành và quy mô của doanh nghiệp để đưa ra một tỷ lệ thích hợp nhất. Với mỗi loại hình kinh doanh, chúng ta sẽ tìm thấy một tỷ lệ chi phí quản lý khác nhau, dựa vào chu kỳ và vòng đời sản phẩm mà doanh nghiệp đó cung cấp.

Theo những chuyên gia kinh doanh, tỷ lệ chi phí quản lý của công ty hợp lý sẽ chiếm từ 1% đến 5% tổng thu nhập của công ty đó. Tỷ lệ chi phí quản lý doanh nghiệp trên tổng doanh thu chỉ từ 2% trở xuống được coi là hợp lý và tối ưu nhất.

Chi phí quản lý ảnh hưởng đến giá sản phẩm và tính cạnh tranh của doanh nghiệp ra sao? 

Chi phí quản lý doanh nghiệp ảnh hưởng đến giá sản phẩm và dịch vụ một cách trực tiếp và gián tiếp: 

• Tác động trực tiếp lên giá thành: Một phần của chi phí quản lý, bao gồm chi phí văn phòng, lương bổng cho nhân viên quản lý và ngân sách marketing, có thể được tính chính xác vào giá thành của sản phẩm hoặc dịch vụ. Khi chi phí này tăng, giá thành sẽ tăng theo.
• Ảnh hưởng gián tiếp lên giá cả: Bên cạnh chi phí trực tiếp, một số khoản chi phí quản lý khác như chi phí nghiên cứu và phát triển, hỗ trợ khách hàng và quản lý hành chính, không thể được phân chia cụ thể vào từng sản phẩm hoặc dịch vụ. Mặc dù vậy, chúng vẫn ảnh hưởng tới tổng chi phí hoặc lợi nhuận của doanh nghiệp. Điều này dẫn đến việc chúng có thể tác động lên giá tổng thể của sản phẩm hoặc dịch vụ.

• Hiệu suất kinh doanh: Quản lý chi phí quản lý một cách hiệu quả có thể cải thiện hiệu suất kinh doanh của doanh nghiệp. Bằng cách tối ưu hóa quản lý chi phí và làm việc hiệu quả, doanh nghiệp có thể cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ với giá cạnh tranh hơn. Điều này giúp thu hút khách hàng và tăng doanh số bán hàng. Điều này cũng sẽ ảnh hưởng đến chi phí hoa hồng cho nhân viên kinh doanh, vậy tiền hoa hồng là gì?
• Áp lực từ đối thủ cạnh tranh: Giá sản phẩm hoặc dịch vụ cũng bị ảnh hưởng bởi mức độ cạnh tranh trong ngành. Nếu các đối thủ cạnh tranh có chi phí quản lý thấp hơn, họ có khả năng cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ với giá cả thấp hơn. Điều này tạo áp lực cạnh tranh lên các doanh nghiệp khác, thúc đẩy họ xem xét việc giảm giá hoặc tối ưu hóa chi phí quản lý.

Vì vậy, việc quản lý chi phí quản lý một cách hiệu quả và suy xét cẩn thận khi xác định giá sản phẩm và dịch vụ là một yếu tố quan trọng để bảo đảm sự cạnh tranh và thành công của doanh nghiệp trên thị trường. Để có thể xác định chính xác các khoản phí trong doanh nghiệp thì bạn nên có sự tư vấn của một chuyên gia có kinh nghiệm trong việc hoạch định các chiến lược về giá. Đặt lịch tư vấn cùng các chuyên gia tư vấn chiến lược kinh doanh trên ứng dụng Askany ngay bây giờ để được giải đáp mọi thắc mắc nhé. 

Cách tối ưu chi phí quản lý doanh nghiệp từ chuyên gia 

Sau khi đã nắm rõ các khái niệm và tầm quan trọng của chi phí quản lý kinh doanh thì bạn các chuyên gia chiến lược của Askany sẽ chia sẻ một số bí quyết giúp bạn tối ưu được chi phí quản lý doanh nghiệp của mình, kiểm soát mức phí này luôn chiếm dưới 5% doanh thu nhưng vẫn giúp lợi nhuận tăng trưởng liên tục: 

Đầu tư đào tạo và phát triển nhân viên 

Nâng cao năng lực và kỹ năng của đội ngũ nhân viên sẽ giúp giảm thiểu lãng phí nguồn lực và tăng cường hiệu suất làm việc từ đó việc quản lý sẽ ít tốn chi phí hơn. Có một số biện pháp hiệu quả để tối ưu hóa việc đào tạo nhân viên:

• Xác định nhu cầu đào tạo: Điều này liên quan đến việc đánh giá nhu cầu đào tạo của từng nhân viên, từ đó xây dựng kế hoạch đào tạo phù hợp với từng cá nhân và bộ phận công việc.
• Áp dụng phương pháp đào tạo hiệu quả: Sử dụng các phương pháp đào tạo đa dạng như đào tạo nội bộ, học trực tuyến và các khóa học chuyên ngành để tiết kiệm chi phí và đạt hiệu quả tốt trong quá trình đào tạo.

Ứng dụng công nghệ hiện đại 

Khi áp dụng công nghệ hiện đại vào hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp có thể cắt giảm chi phí quản lý hiệu quả. Bằng cách sử dụng các phần mềm quản lý dữ liệu, quản lý nhân sự và quản trị tài chính, doanh nghiệp không chỉ giảm nguy cơ lãng phí nguồn lực mà còn tiết kiệm thời gian trong quá trình quản lý.

Hợp tác và outsourcing 

Hợp tác và sử dụng dịch vụ từ bên thứ ba là một cách khôn ngoan để tối ưu hóa chi phí quản lý doanh nghiệp. Bằng cách chuyển giao một phần hoặc toàn bộ các công việc không quan trọng cho các đối tác có kinh nghiệm, doanh nghiệp có thể giảm thiểu chi phí hoạt động và tập trung vào lĩnh vực chính của mình. Để thực hiện việc này một cách tốt nhất, doanh nghiệp cần:

• Đánh giá công việc cần outsourcing: Xác định những công việc không thuộc lĩnh vực chủ chốt mà có thể được chuyển giao cho các đối tác đáng tin cậy và giàu kinh nghiệm.
• Lựa chọn đối tác đáng tin cậy: Chọn những đối tác uy tín, có khả năng và kinh nghiệm để đảm bảo chất lượng và hiệu quả trong việc thực hiện các công việc đã outsourcing.

Mặc dù không đóng góp trực tiếp vào doanh thu, nhưng chi phí quản lý doanh nghiệp là một phần cần thiết để duy trì hoạt động kinh doanh. Điều này áp dụng cho mọi doanh nghiệp, bất kể quy mô lớn hay nhỏ.