Đối chiếu công nợ là gì - hướng dẫn chi tiết quy trình cho doanh nghiệp

Đối chiếu công nợ trong kinh doanh là gì?

Trong các hoạt động kinh doanh thương mại, việc đối chiếu và thanh toán các tài khoản công nợ của doanh nghiệp là một việc làm thường kỳ mỗi tháng. Tài khoản công nợ là các tài khoản chưa được thanh toán đúng hạn bởi khách hàng đối với doanh nghiệp hoặc bởi các đối tác của doanh nghiệp này với các doanh nghiệp khác, hoặc các bên liên quan khác. Thông thường, công nợ có thể được phân loại thành hai loại như sau:

Công nợ phải thu

Công nợ phải thu là các khoản tiền mà doanh nghiệp chưa nhận được từ hoạt động bán hàng, cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ cho đối tác hoặc khách hàng. Khi quản lý công nợ phải thu, kế toán công nợ cần chú ý đến những điểm sau:

• Ghi chép chi tiết cho từng đối tượng và mỗi lần ghi nợ mới.
• Theo dõi việc thanh toán để gửi yêu cầu thanh toán cho khách hàng.
• Sưu tập và lưu trữ tất cả các tài liệu và chứng từ liên quan đến công nợ. Cuối mỗi tháng, cần có biên bản đối chiếu được ký xác nhận bởi cả hai bên để tránh sự nhầm lẫn sau này.
• Đối với các khoản công nợ quá hạn hoặc khó đòi, kế toán công nợ cần báo cáo lên cấp quản lý cao hơn. Sau đó, cần thực hiện biện pháp xử lý kịp thời để tránh mất tiền của doanh nghiệp.
• Việc đối chiếu công nợ cũng phản ánh phần nào hiệu quả của các chiến lược kinh doanh mà doanh nghiệp hoạch định. Nếu bạn muốn xác định tính khả thi của chiến lược thì có thể đặt lịch tư vấn chiến lược kinh doanh cùng các quản lý doanh nghiệp hàng đầu và tư vấn độc quyền trên ứng dụng Askany.

Công nợ phải trả

Các khoản nợ mà doanh nghiệp cần trả cho các nhà cung cấp và đối tác trong quá trình mua sắm vật tư, nguyên vật liệu và dịch vụ, nhưng chưa có khả năng thanh toán đúng thời hạn được gọi là công nợ phải trả. Khi quản lý công nợ phải trả, phòng kế toán công nợ cần tuân thủ các nguyên tắc sau:

• Ghi nhận một cách chi tiết từng đối tượng và nhóm đối tượng mà doanh nghiệp cần thanh toán công nợ cho họ.
• Theo dõi và thanh toán đúng hạn cho các nhóm đối tượng này để bảo vệ danh tiếng của doanh nghiệp và tuân thủ các quy định về nợ phải trả cho các cơ quan nhà nước.
• Với các khoản nợ chưa có hóa đơn, phòng kế toán vẫn cần theo dõi và sau khi có hóa đơn, phải cập nhật vào sổ sách.

Ngoài các khoản chính này, kế toán công nợ cũng cần theo dõi các khoản công nợ khác như tiền thu hộ nội bộ, tiền tạm ứng, tiền thu từ bồi thường, và các khoản nợ phải trả khác như tiền nội bộ, tiền lương và trợ cấp cho nhân viên, và các khoản nợ phải nộp cho ngân sách nhà nước.

Như vậy, việc đối chiếu công nợ là một quy trình quan trọng trong quản lý các chi phí kinh doanh. Nó là cơ sở cho các bên liên quan xác minh và thống nhất về khả năng thanh toán nợ của doanh nghiệp. Việc ghi nhận công nợ thông qua biên bản đối chiếu được tiến hành đều đặn và liên tục bởi bộ phận kế toán, đảm bảo việc lưu trữ thông tin liên quan.

Có nên sử dụng dịch vụ cho vay kinh doanh hộ gia đình tại các ngân hàng?

Nguyên tắc đối chiếu công nợ khi kinh doanh

Khi đối chiếu công nợ, doanh nghiệp cần tuân theo các quy định theo luật pháp hiện hành.

Thỏa mãn nội dung đối chiếu công nợ mà không vi phạm luật pháp và không xâm phạm các giá trị đạo đức của xã hội.

Việc đối chiếu công nợ phải được thực hiện dưới tinh thần tự nguyện và công bằng, đồng thời phải tôn trọng lẫn nhau.

Để kiểm tra tình trạng thanh toán nghĩa vụ tài chính của các bên, cần lập biên bản đối chiếu công nợ. Biên bản đối chiếu công nợ có thể là văn bản hoặc các hình thức khác tương đương, được coi là tài liệu cơ sở cho quá trình kiểm tra và quản lý tài chính.

Việc đối chiếu công nợ đặc biệt quan trọng trong hoạt động kinh doanh của các công ty và doanh nghiệp, và cũng liên quan đến việc kê khai thuế với cơ quan thuế của nhà nước. Việc đối chiếu công nợ còn cho thấy doanh nghiệp có đang hoạt động hiệu quả và đem lại lợi nhuận không. Vì vậy mà doanh nghiệp rất cần có các chuyên gia kinh doanh hỗ trợ trong việc hoạch định mọi chiến lược để đảm bảo lợi nhuận luôn dương.    

Nội dung của biên bản đối chiếu công nợ gồm những gì?

Nguyên tắc lập biên bản đối chiếu công nợ là theo nguyên tắc so sánh nợ công, trường hợp 2 bên đã giao dịch thanh toán hết nợ thì doanh nghiệp cần lập biên bản thanh lý hợp đồng. Nếu như đã qua thời hạn quy định trong hợp đồng nhưng 2 bên vẫn chưa thanh toán hết tiền hàng thì trong biên bản khác cần ghi rõ thời hạn, số tiền giao dịch thanh toán và ngày kết thúc.

Tùy theo tình hình của từng công ty, doanh nghiệp mà mẫu biên bản đối chiếu công nợ có sự khác nhau. Tuy nhiên, nhìn chung thì mẫu văn bản này cần có những nội dung cơ bản sau:

• Tên công ty, doanh nghiệp
• Số biên bản đối chiếu của doanh nghiệp
• Địa chỉ, thời gian diễn ra đối chiếu công nợ
• Các căn cứ, chứng từ lập biên bản
• Thông tin về hai bên mua - bán
• Chi tiết về số liệu công nợ
• Kết luận cuối cùng về công nợ
• Đại diện của hai bên mua - bán ký tên và đóng dấu

Lưu ý:

• Các thông tin trong biên bản này phải đầy đủ và đúng mực theo quy định pháp luật
• Biên bản đối chiếu công nợ này chỉ có hiệu lực thực thi hiện hành khi đã được cả 2 bên mua - bán ký tên và đóng dấu. Hoặc người ký thay phải có giấy ủy quyền hợp pháp của doanh nghiệp thì biên bản này mới được tính pháp lý theo pháp luật.

Đâu là các phương pháp định giá doanh nghiệp ở Việt Nam? Hướng dẫn nâng cai giá trị doanh nghiệp

Các bước đối chiếu công nợ

Quy trình đối chiếu công nợ theo quy định được thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị tài liệu đối chiếu

• Đối với công nợ phải trả, bộ phận kế toán công nợ tiến hành in các tài liệu sau đây: biên bản đối chiếu công nợ và Sổ chi tiết công nợ phải trả. Những tài liệu này sẽ được gửi đến doanh nghiệp để thực hiện việc đối chiếu và xác nhận số liệu công nợ phải trả.
• Đối với công nợ phải thu, kế toán công nợ in biên bản đối chiếu công nợ, Sổ chi tiết công nợ phải thu, và Thông báo công nợ. Những tài liệu này sẽ được gửi cho khách hàng để họ có thể thực hiện việc đối chiếu và xác nhận số liệu công nợ phải thu.

Bước 2: Điều chỉnh khi có chênh lệch

• Trong trường hợp xảy ra chênh lệch giữa thông tin trong các tài liệu, cần tiến hành điều chỉnh để đảm bảo số liệu chính xác.

Bước 3: Lưu trữ tài liệu đối chiếu

• Sau khi quá trình đối chiếu hoàn tất và có xác nhận từ khách hàng hoặc doanh nghiệp, biên bản đối chiếu công nợ cần được lưu trữ một cách cẩn thận. Thông tin này sẽ cần thiết cho quá trình quyết toán và báo cáo tài chính sau này.

Tư vấn startup: các bước khởi nghiệp đảm bảo hòa vốn trong 2 tháng.

Những vấn đề thường gặp phải khi đối chiếu công nợ

Trong quá trình đối chiếu công nợ, doanh nghiệp thường sẽ gặp phải một vài vấn đề làm cho việc đối chiếu kéo dài thời gian hơn. Đó là những vấn đề nào?

Những sai sót trong biên bản đối chiếu công nợ

Trong quá trình lập biên bản đối chiếu công nợ, kế toán cần lưu ý những điều sau để không xảy ra sai sót:

• Có các khoản nợ chưa được đối chiếu đầy đủ vào cuối năm theo quy định.
• Kế toán gửi xác nhận cho khách hàng, nhưng tỷ lệ phản hồi thấp, gây ra các sai sót trong việc quản lý công nợ.
• Có sự chênh lệch trong công nợ phải thu giữa sổ kế toán và biên bản đối chiếu công nợ, nhưng nguyên nhân vẫn chưa được xác định.

Đặc biệt, trong ngành xây dựng và lắp ráp, nhiều doanh nghiệp không thực hiện đối chiếu công nợ hoặc thực hiện đối chiếu với sự chênh lệch lớn giữa các tài liệu. Thậm chí, có nhiều khoản nợ không rõ nguồn gốc như các mô hình kinh doanh khác.

Doanh nghiệp cần chuẩn bị kỹ càng để tránh sai sót trong việc tạo biên bản đối chiếu công nợ. Do đó, nhiều doanh nghiệp hiện nay tìm đến các công ty cung cấp dịch vụ kế toán chuyên nghiệp để tiến hành toàn bộ công việc kế toán liên quan và tránh các rủi ro có thể xảy ra.

Khách hàng không chịu đối chiếu công n

Có một số lý do mà khách hàng có thể từ chối tiến hành đối chiếu công nợ:

• Xảy ra tranh chấp trong quá trình giải quyết việc thu hồi nợ.
• Khách hàng không muốn áp đặt áp lực lên đối tác của họ bằng cách thường xuyên nhắc nhở về việc đối chiếu công nợ, gửi yêu cầu đối chiếu hoặc ký đối chiếu. Trong trường hợp này, nhân viên kế toán có thể bỏ qua và không chú ý đến vấn đề này. Điều này có thể gây khó khăn trong quá trình thu hồi công nợ sau này do thiếu tài liệu xác nhận số công nợ còn lại.
• Khách hàng không có khả năng thanh toán nợ.
• Khách hàng có ý định sử dụng vốn để kinh doanh mà không phải trả lãi.

Kế toán cần làm gì khi khách hàng không chịu đối chiếu công nợ?

Khi khách hàng không chịu đối chiếu công nợ, nhân viên kế toán cần thực hiện các bước sau:

• Gửi giấy xác nhận công nợ bằng một bên thứ ba và đảm bảo giấy đã được gửi đúng đối tượng.
• Nếu không có phản hồi, lập công văn nhắc nợ và chuyển phát đảm bảo cho khách hàng. Sau đó, liên hệ với kế toán trưởng. Nếu không thành công, gọi trực tiếp cho giám đốc tài chính hoặc giám đốc điều hành.
• Nếu vẫn không có phản hồi, lập công văn nhắc nợ lần 2 và giao cho nhân viên thu nợ của công ty. Yêu cầu xác nhận ngày trả nợ khi khách hàng hợp tác.
• Nếu khách hàng không phản ứng, cân nhắc việc thuê bên thứ ba chuyên nghiệp hoặc can thiệp của cơ quan có thẩm quyền.
• Nếu bên thứ ba không thành công trong vòng 1 tháng, chuẩn bị hồ sơ để kiện ra Tòa.