Cách làm file chấm công trên Excel chuẩn nhất từ các nhân sự đầy kinh nghiệm

File chấm công là gì?

File chấm công là một tài liệu được sử dụng để ghi lại số ngày hoặc giờ làm việc thực tế của nhân viên trong một tháng, bao gồm cả các ngày nghỉ hoặc nghỉ hưởng bảo hiểm xã hội. Các thông tin này cần thiết để công ty hoặc doanh nghiệp tính toán thang bảng lương chính xác cho nhân viên.

Mẫu file chấm công thường chứa nhiều thông tin, nhưng chủ yếu là để theo dõi số ngày đi làm và số ngày nghỉ trong tháng. Vì doanh nghiệp thường tạo dạng file chấm công Excel, việc điền thông tin còn thiếu vào các ô trống đã được chuẩn bị trước sẽ không gây khó khăn hay phức tạp.

Thông thường, file chấm công cá nhân chỉ ghi tên nhân viên và bộ phận làm việc, trong khi việc tính lương sẽ được bộ phận kế toán dựa vào các chế độ bảo hiểm và trợ cấp của từng nhân viên, nhưng thông tin này sẽ không được hiển thị công khai trên file chấm công.

Có nhiều cách để lập file chấm công tùy thuộc vào đặc điểm của mỗi doanh nghiệp, như chấm công theo ca, theo tháng, theo sáng và chiều, theo giờ,... Người quản lý phòng ban trong doanh nghiệp lớn thường yêu cầu các tổ trưởng hoặc người có trách nhiệm lập file chấm công hàng tháng, và việc ghi chú rất đơn giản theo các cột đã được đánh số thứ tự, tương ứng với các ngày trong tháng.

File chấm công này kết hợp với các chứng từ như giấy xin nghỉ phép, nghỉ ốm, nghỉ không lương hay có lương,... sau đó sẽ được gửi đến bộ phận kế toán để tính toán tiền lương. Các hình thức chấm công phổ biến hiện nay bao gồm chấm công theo ngày, chấm công nghỉ bù hay chấm công theo giờ.

Cách làm file chấm công Excel

Để tạo file chấm công đúng tiêu chuẩn, bạn có thể thực hiện theo 4 bước sau:

Bước 1: Tạo danh sách nhân viên

Tạo bằng cách tạo hai cột chứa tên và mã của từng nhân viên. Lúc nhập thông tin, cần kiểm tra cẩn thận để tránh nhầm lẫn giữa những người có tên giống nhau, đảm bảo tính chính xác khi tính công và lương. Ngoài ra, có thể bổ sung thêm các thông tin khác như chức danh, phòng ban, ngày sinh, quê quán, địa chỉ và thông tin liên hệ.

Bước 2: Tạo các cột thời gian

Để ghi số ngày làm việc trong tháng và ghi chú (nếu cần).

Bước 3: Thiết lập biểu tượng chấm công thống nhất

Doanh nghiệp nên chọn và thống nhất một số ký hiệu cho các loại ngày làm việc. Ví dụ, sử dụng "X" để đánh dấu ngày làm việc thực tế, "NL" cho ngày nghỉ và "P" cho ngày nghỉ phép.

Bước 4: Kiểm tra lại kỹ lưỡng

Sau khi hoàn tất việc tạo file chấm công trong Excel hoặc Word, cần kiểm tra và xác nhận lại thông tin để có thể sử dụng lại mà không gặp lỗi. Việc kiểm xem và xác nhận sẽ giúp đảm bảo tính chính xác của hệ thống chấm công sau này, từ đó tránh sai sót không đáng có.

Quy định về mẫu file chấm công

Các bộ phận hay phòng ban phải lập file chấm công hàng tháng riêng. Hàng ngày, người đứng đầu những bộ phận đó hoặc người được ủy quyền dựa vào tình hình thực tế của những cá nhân đi làm để chấm công cho họ theo ngày hôm đó. Họ ghi công lao động của mỗi người vào ngày tương ứng trong các cột từ cột 1 đến cột 31 (nghĩa là ngày 1 đến ngày 31) theo các ký hiệu quy định trong chứng từ.

Cuối tháng, người chấm công và người phụ trách bộ phận ký vào File chấm công và chuyển File chấm công cùng các chứng từ liên quan như giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH, giấy xin nghỉ việc không hưởng lương,... về bộ phận kế toán kiểm tra, đối chiếu để tính lương, quyết toán thuế TNCN và bảo hiểm xã hội.

File chấm công được lưu tại bộ phận kế toán cùng với các chứng từ có liên quan.

Phương pháp ghi chấm công

Tùy thuộc vào điều kiện công tác và trình độ kế toán tại đơn vị mà có thể sử dụng một trong hai cách chấm công là:

• Chấm công theo ngày: Khi người lao động làm việc ở nơi khác thì sẽ dùng một ký hiệu riêng để chấm công cho ngày đó. Cần lưu ý hai trường hợp sau:
  • Nếu trong ngày, người lao động tham gia hai công việc có thời gian khác nhau, thì sẽ chấm công bằng ký hiệu của những loại công việc chiếm nhiều thời gian nhất.
  • Nếu trong ngày, người lao động tham gia hai công việc có cùng thời gian, thì sẽ chấm công theo ký hiệu của công việc diễn ra trước.
• Chấm công theo giờ: Trong ngày, người lao động tham gia bao nhiêu công việc thì sẽ chấm công bằng những ký hiệu quy định từ trước và ghi lại số giờ công thực hiện công việc bên cạnh ký hiệu tương ứng đó.
• Chấm công nghỉ bù: Nghỉ bù chỉ áp dụng trong trường hợp làm thêm giờ hưởng lương thời gian nhưng không được thanh toán lương làm thêm. Khi người lao động nghỉ bù, sẽ chấm "NB" và vẫn tính trả lương thời gian.

Vai trò của file chấm công với HR là làm gì?

Vai trò của file chấm công với HR là làm gì? Một số mô hình doanh nghiệp có thể coi chấm công là không quá quan trọng. Tuy nhiên, để đảm bảo hoạt động ổn định và còn áp dụng vào cách tính thuế TNCN, việc xây dựng file chấm công vẫn là một điều cần thiết. Đặc biệt, đối với các đơn vị có số lượng nhân viên đông, việc theo dõi chấm công là một nhiệm vụ rất quan trọng và phức tạp nếu chỉ sử dụng phương pháp xác nhận thủ công.

Với file chấm công, doanh nghiệp có thể dễ dàng theo dõi số ngày công đi làm của nhân viên và đảm bảo tính toán lương chính xác, đồng thời tạo sự minh bạch và công bằng cho tất cả nhân viên.

Xem thêm:

• Giải đáp thắc mắc về chế độ và mức đóng BHXH cho người nước ngoài.
• Tổng hợp những điều kiện để người nước ngoài làm việc tại Việt Nam.
• Giải đáp các thắc mắc và điều kiện ủy quyền quyết toán thuế TNCN ở Việt Nam.
• Hướng dẫn chi tiết quy trình quyết toán thuế TNCN cho người nước ngoài ở Việt Nam.