Business Requirements Analyst: Kỹ năng, trách nhiệm, thu nhập

Business Requirements Analyst là gì?

Theo Topchuyengia, Business requirements analyst hay còn được gọi là Requirements Analyst là những chuyên gia tham gia vào quá trình phân tích và hỗ trợ trong từng giai đoạn của chu trình dự án. Business Requirements Analyst không chỉ xuất hiện trong lĩnh vực công nghệ thông tin mà còn mở rộng sang nhiều lĩnh vực khác như kỹ thuật, cơ sở hạ tầng, ngân hàng, v.v. Những chuyên gia này có nền tảng giáo dục đa dạng, từ MBA, kỹ sư đến chuyên gia kỹ thuật.

Ví dụ: Công ty XYZ đang triển khai một hệ thống quản lý dự án mới, và Business Requirements Analyst (BRA) đóng vai trò quan trọng trong việc xác định yêu cầu kinh doanh.

Đầu tiên, BRA tổ chức cuộc họp chiến lược với quản lý dự án, nhân viên và nhóm IT để hiểu rõ nhu cầu và mục tiêu của dự án. Sử dụng kỹ năng tạo mô hình yêu cầu, BRA sáng tạo biểu đồ use case để minh họa cách người dùng sẽ tương tác với phần mềm. Giao tiếp linh hoạt, BRA đảm bảo rằng thông tin được truyền đạt rõ ràng cho nhóm phát triển và quản lý. Tham gia vào quá trình kiểm thử, BRA đảm bảo mỗi yêu cầu được thử nghiệm đầy đủ và đáp ứng đúng cách. Sau khi đảm bảo sự chấp thuận từ các bên liên quan, BRA xác nhận và tài liệu hóa yêu cầu, tạo cơ sở cho việc phát triển và triển khai. Trong quá trình này, BRA không chỉ là người phân tích yêu cầu mà còn là người đồng hành, chắc chắn rằng phần mềm đáp ứng mong đợi và mang lại giá trị thực sự cho tổ chức.

XEM THÊM CÁC BÀI VIẾT KHÁC:

• Cách BA khai thác thông tin
• Stakeholder là gì? Phương pháp quản lý Stakeholder hiệu quả
• Quy trình phát triển phần mềm từ A - Z

Trách nhiệm của Business Requirements Analyst

Mặc dù công việc của Business Requirements Analyst không có “ranh giới rõ ràng” và nó có thể thay đổi tùy theo dự án, nhưng nhìn chung, họ cần đảm bảo thực hiện được các nhiệm vụ chính như sau:

• Hiểu và giúp đỡ project manager xây dựng hồ sơ kinh doanh (business case) của dự án. Đảm bảo rằng tất cả các yêu cầu cấp cao đều được liệt kê trong dự án
• Phân tích cost-benefit để đánh giá tính khả thi của các giải pháp đề xuất. Trong phân tích này, BA cần phải so sánh giữa số tiền bỏ ra cho dự án và lợi ích thu được. phải nghiên cứu xem dự án có mang lại lợi nhuận hay không trước khi cam kết bất kỳ thời gian và nguồn lực nào cho nó.
• Xác định các bên liên quan (stakeholder). BA cần phải lấy danh sách stakeholder ban đầu hoặc tiến hành nghiên cứu để phân tích tất cả những ai sẽ tham gia/bị ảnh hưởng bởi dự án. Đôi khi có thể phải kết hợp cả hai cách.
• Thu thập yêu cầu từ các stakeholder chủ chốt. Trong trường hợp này Business Requirements Analyst phải sử dụng các kỹ thuật như brainstorming, focus groups, hội thảo yêu cầu, …
• Xác thực các yêu cầu bằng cách kiểm tra chéo yêu cầu với các stakeholder khác và cố gắng lấy sự đồng tình (buy-in). Đạt được sự đồng thuận về các yêu cầu trước khi bắt đầu xây dựng giải pháp là điều cực kỳ quan trọng.
• Phân tích và đánh giá tính khả thi của yêu cầu so với mục tiêu kinh doanh. Tránh tình trạng xây dựng sản phẩm/dịch vụ đẹp, đầy đủ chức năng nhưng không giải quyết được vấn đề.
• Đề xuất giải pháp thay thế, cải tiến và loại bỏ các hạn chế cho stakeholder. Bởi vì Business requirements analyst có kiến thức cả về kinh doanh và công nghệ nên có thể đề xuất những giải pháp độc đáo mà những người khác chưa nghĩ ra.
• Lập tài liệu yêu cầu. Business requirements analyst sẽ phải lập các tài liệu bao gồm các tài liệu mô tả chức năng, yêu cầu sử dụng,... Ngoài ra, phân loại yêu cầu thành chức năng (tính năng cần thiết cho người dùng cuối), phi chức năng (yêu cầu về hiệu suất, khả dụng), vận hành (hoạt động nền tảng) và kỹ thuật, sau đó phân chúng vào các tài liệu khác nhau.
• Không phải tất cả yêu cầu đều quan trọng và khả thi do hạn chế về phạm vi và thời gian dự án. Business requirements analyst cần làm việc chặt chẽ với chủ doanh nghiệp để quản lý và sắp xếp mức độ ưu tiên của chúng.
• Tạo mẫu và mô hình yêu cầu. Một bước quan trọng để cho phép người dùng cuối “cảm nhận” những gì họ có thể nhận được khi kết thúc dự án. Ngoài ra, tạo mẫu còn hỗ trợ xác minh giải pháp, xác định lỗi và nhận phản hồi sớm về giao diện người dùng của dự án.
• Lấy sự chấp thuận (sign-off) về yêu cầu từ các stakeholder chủ chốt. Bằng cách chắc chắn rằng tất cả họ đều cùng hiểu rõ về các yêu cầu và sau đó nhận được sự chấp thuận bằng văn bản từ họ về các yêu cầu sẽ được phát triển.
• Kiểm soát yêu cầu như một Requirement Gatekeeper - “Người gác cổng”. Business Requirements Analyst phải kiểm tra bất kỳ yêu cầu mới nào để xem chúng ảnh hưởng đến các yêu cầu hiện có hay không.
• Hỗ trợ phát triển và thử nghiệm sản phẩm: Business requirements analyst thường tham gia thử nghiệm tính năng và hỗ trợ nhóm kiểm thử xây dựng kịch bản kiểm thử.
• Là một phần của (Change Control Board) - Đây là trách nhiệm tùy chọn. Khi có yêu cầu thay đổi, Business Requirements Analysts cần đánh giá tính cần thiết, tác động đến dự án, đề xuất giải pháp thay thế (nếu có) và cùng các thành viên khác (đại diện doanh nghiệp, quản lý dự án, technical lead) quyết định có nên thay đổi hay không.
• Chuẩn bị tài liệu/hướng dẫn sử dụng cho người dùng cuối. Đây cũng là một nhiệm vụ tùy chọn. Business Requirements Analyst có thể thực hiện nếu không có người viết tài liệu kỹ thuật chuyên nghiệp.
• Thực hiện các buổi thuyết trình, giới thiệu sản phẩm, tổng quan dự án. Đây cũng là một nhiệm vụ tùy chọn. Business Requirements Analyst có thể thực hiện nếu Project Manager hoặc Project Coordinator không có mặt.

Kỹ năng và kiến thức của Business Requirements Analyst

Giống như những lĩnh vực khác, Business requirements analyst cũng đòi hỏi kỹ năng và kiến thức nhất định.

Kỹ năng phân tích

Kỹ năng phân tích giúp Business Requirements Analyst có góc nhìn chính xác về nhu cầu của khách hàng và mục tiêu cụ thể của dự án. Từ đó, những insights này đặt nền móng cho quá trình phát triển thuận lợi.

Để trở thành một Business Requirements Analyst hiệu quả, bạn cần trau dồi kỹ năng phân tích thật tốt, điều này sẽ giúp ích cho công việc của bạn.

Kỹ năng hình dung và tạo mẫu

Kỹ năng hình dung và tạo mẫu là khả năng chuyển đổi thông tin phức tạp thành hình ảnh và mô hình đồ họa. Bằng cách sử dụng các công cụ biểu đồ, Business Requirements Analyst giúp nội bộ hiểu rõ hơn về yêu cầu và giải pháp đề xuất cho dự án. 

Kỹ năng giao tiếp

Kỹ năng giao tiếp qua văn bản và lời nói hiệu quả giúp Business Requirements Analyst tương tác với các bên liên quan, đồng thời đảm bảo rằng thông điệp được truyền đạt chính xác,.

Kỹ năng giao tiếp rất quan trọng trong BA, để trở thành BA giỏi thì bạn nên trau dồi kỹ năng giao tiếp.

Kỹ năng khơi gợi yêu cầu

Kỹ năng khơi gợi yêu cầu là khả năng đặt câu hỏi và tương tác linh hoạt để kích thích và hiện thực hóa nhu cầu ẩn sau của khách hàng. Kỹ năng này giúp Business Requirements Analyst có cái nhìn toàn diện và chi tiết về yêu cầu, đảm bảo rằng mọi khía cạnh của dự án được xem xét.

Kỹ năng giải quyết vấn đề

Khả năng suy luận logic, nhận diện vấn đề và đề xuất các giải pháp thích hợp giúp Business Requirements Analyst nắm bắt được bản chất của vấn đề và đưa ra những quyết định thông minh trong quá trình phân tích yêu cầu.

Các vấn đề có thể đến bất ngờ với BA, bạn cần có kỹ năng giải quyết vấn đề để có thể xử lý được các tình huống này.

Kỹ năng mô hình hóa quy trình

Kỹ năng mô hình hóa quy trình là khả năng sử dụng các phương pháp và công cụ để biểu diễn và hiểu rõ các quy trình liên quan đến dự án. Kỹ năng này sẽ giúp bạn xác định các điểm mạnh, điểm yếu, tạo ra cơ hội để cải thiện hiệu suất và hiệu quả trong các quy trình kinh doanh.

Kiến thức kinh doanh

Bên cạnh kỹ năng, kiến thức cơ cấu kinh doanh sẽ giúp Business Requirements Analyst có góc nhìn toàn diện về môi trường làm việc, đồng thời đảm bảo rằng yêu cầu đề xuất đáp ứng đúng với cấu trúc và quy trình kinh doanh của tổ chức.

Bạn nên tìm hiểu thêm về Business Analyst là gì trước khi tìm hiểu Business Requirements Analyst sẽ giúp bạn hiểu rõ và sâu hơn.