TOP 10 cách gửi mail không bị vào spam hiệu quả, dễ thực hiện

Tại sao mail lại bị chuyển vào spam

Việc mail mà bạn gửi đến khách hàng rơi vào hòm thư rác là một thách thức mà nhiều doanh nghiệp phải đối mặt khi triển khai chiến dịch Email Marketing. Nguyên nhân chính cho tình trạng này thường liên quan đến cách thức bạn xây dựng và triển khai nội dung email. Một số vấn đề chính có thể gây ra tình trạng spam bao gồm sử dụng từ ngữ spam, thực hiện số lượng lớn người nhận cùng lúc, nguồn gửi không rõ nguồn gốc, quá nhiều liên kết và hình ảnh, thiếu tùy chọn hủy đăng ký cho khách hàng, và mật độ gửi thư không hợp lý.

Còn để khách hàng những lý do này như thế nào, thì mời bạn cũng đọc ngay phần: cách gửi mail không bị vào spam ngay dưới đây để giải mã và tìm được phương án tốt nhất để giải quyết việc mail bị spam là gì nhé!

Cơ chế hoạt động của bộ lọc spam trong mail

Bộ lọc spam trong mail hoạt động dựa trên một hệ thống tiêu chí cụ thể để đánh giá và xác định xem một email có nên được coi là spam hay không. Mỗi email được chấm điểm dựa trên nhiều yếu tố, từ nội dung đến các thông tin kỹ thuật trong header.

Các cụm từ thường xuất hiện trong các email quảng cáo như "CLICK HERE" hoặc "MUA NGAY!" sẽ thường nhận được điểm spam. Với tổng số điểm này, hay "spam score" sẽ quyết định xem email đó có nên được xếp vào hòm thư rác hay không.

Ngoài ra, các tiêu chí phổ biến khác cũng góp phần vào quyết định của bộ lọc spam. Việc sử dụng ngôn ngữ gấp đôi, viết hoa toàn bộ nội dung, và các ký tự đặc biệt thường tăng điểm spam. Header không chính xác hay thông tin về người gửi không rõ ràng cũng là những yếu tố quan trọng.

Khi một email đạt một số điểm spam nhất định, nó có thể bị đánh dấu là spam và chuyển vào hòm thư rác. Ngưỡng điểm này thường được xác định bởi cấu hình cụ thể của bộ lọc hoặc bởi dịch vụ email cụ thể.

XEM THÊM: 

Top công ty Digital Marketing hàng đầu, có nhiều dự án thành công

Top trung tâm đào tạo Performance Marketing chất lượng hàng đầu

Hướng dẫn cách gửi mail không bị vào spam

Dưới đây là 10 cách gửi mail không bị vào spam uy tín đảm bảo thành công và được rất nhiều chuyên gia Performance Marketing tin tưởng sử dụng trong 1 chiến dịch Email Marketing, 10 cách đó bao gồm:

Cải thiện và giữ độ uy tín của IP server và domain

Để tăng tỷ lệ gửi email vào hộp thư đến của khách hàng, có một số nguyên tắc quan trọng cần được tuân theo. Cách gửi mail không bị vào spam đầu tiên là bạn cần phải duy trì và cải thiện uy tín của IP server cũng như trang domain mà bạn sử dụng để gửi thư cho khách hàng.

Các ISP thường theo dõi và đánh giá chất lượng của email dựa trên các yếu tố như tỷ lệ mở email, số lượng email bị hỏng, hay số người đánh dấu,...

Nếu mà bạn gặp những trường hợp như trên sẽ rất dễ bị xếp hạng là spam, ESP sẽ quyết định liệu địa chỉ IP và domain của bạn có được coi là đáng tin cậy để đưa vào hộp thư đến hay không.

Đầu tư vào danh sách mail

Tiếp theo, chất lượng danh sách email cũng là một yếu tố khác quyết định sự thành công của chiến lược gửi thư của bạn. Việc xây dựng danh sách từng bước một thay vì mua danh sách là quan trọng để đảm bảo rằng nội dung của bạn thực sự liên quan đến nhu cầu của người nhận.

Việc gửi email không phù hợp với đối tượng có thể làm tổn thương uy tín của bạn, cũng rất dễ bị đánh giá là spam cho mail của bạn.

Nội dung mail

Nội dung mail là một phần quan trọng, vì đây là thứ bạn sẽ truyền tải tới khách hàng thông qua hình thức này. Bạn hãy tránh sử dụng quá nhiều từ bị đánh giá là spam, chất lượng liên kết ngoài, tỷ lệ hình và chữ, kích thước của thư gửi đi, và uy tín của nơi bạn lấy link hình ảnh đều đóng vai trò quan trọng.

Bạn cũng nên giữ cho nội dung và tiêu đề có liên quan với nhau để tăng khả năng vào hộp thư đến của khách hàng nhanh hơn.

Nguồn gửi mail

Cách gửi mail để không bị chuyển vào spam mà bạn có thể thử là sử dụng các địa chỉ email như info@domain-cua-ban.com, marketing@domain-cua-ban.com thay vì các địa chỉ như bonus@domain-cua-ban.com sẽ cải thiện tỷ lệ vào hộp thư đến hơn. Ngoài ra, phương pháp này cũng khiến mail của bạn trông có vẻ chuyên nghiệp hơn trong mắt khách hàng.

Đừng sử dụng thủ thuật tiểu xảo để né trách bộ lọc thư mail

Hiện nay, các thuật toán bộ lọc của mail rất thông minh, do đó bạn đừng có sử dụng các chiêu trò thủ thuật để né tránh qua bộ lọc email, vì điều này có thể làm giảm uy tín của bạn và rất dễ bị spam.

Giảm thiểu toàn bộ các từ bị coi là spam

Chúng ta hãy thử nhìn nhận từ góc độ của bộ lọc spam một chút, thì có một cách gửi mail để không bị chuyển vào spam đó là không dùng các từ bị gắn mác là spam. Thật đơn giản phải không nào!

Bạn hãy tránh sử dụng những từ hay cụm từ quảng cáo như "giảm giá", "khuyến mãi," hoặc "mua ngay",...Thay vào đó, hãy tập trung vào việc sử dụng ngôn ngữ chân thành, có giá trị và liên quan đến nhu cầu của người đọc.

Nhờ sự hỗ trợ của các chuyên gia Marketing

Ngoài ra, mỗi chiến dịch Email Marketing đều có 1 đặc thù nhất định và nếu như bạn không có nhiều kinh nghiệm trong việc gửi mail cho khách hàng thì rất dễ thất bại, do đó trong trường hợp này bạn nên tìm tới các nguồn tư vấn uy tín và có nhiều thành tích trong lĩnh vực này.

Bạn cũng có thể thử các dịch vụ tư vấn tại Askany, ở đây sở hữu đội ngũ chuyên gia hàng đầu về Performance Marketing, Digital Marketing,... với nhiều kinh nghiệm và đã hỗ trợ rất nhiều khách hàng khắc phục được vấn đề mail bị chuyển vào spam. Với cách này, chỉ cần bạn bỏ ra 1 chút chi phí để được hỗ trợ thì công việc của bạn sẽ được suôn sẻ và dễ dàng hơn rất nhiều.

Kiểm tra điểm spam

Cách gửi mail không bị vào spam làm nên thực hiện là bạn hãy thường xuyên kiểm tra điểm spam của mail bạn bằng cách sử dụng các chương trình kiểm tra điểm spam có sẵn trong các dịch vụ gửi mail. Những công cụ này không chỉ đánh giá từ khóa, URL không tốt mà còn theo dõi tỷ lệ hình và chữ. Việc bạn tuân thủ các tiêu chí này sẽ giúp tăng cơ hội để thư của bạn xuất hiện trong hộp thư đến thay vì bị đánh vào mục spam hơn rất nhiều.

Theo dõi & điều chỉnh

Mỗi chiến dịch Email Marketing là một cơ hội học hỏi mới dành cho bạn. Do đó hãy luôn cập nhật và theo dõi kết quả từ các chiến dịch trước đó, bao gồm tỷ lệ mở, tỷ lệ click, và tỷ lệ spam, để hiểu rõ hơn về những gì hoạt động và những gì không. Từ những dữ liệu này, bạn có thể điều chỉnh nội dung, tỷ lệ gửi, và phong cách gửi để phản ánh mong muốn của đối tượng mục tiêu.

Việc bạn cung cấp tùy chọn hủy đăng ký cho khách hàng trong mỗi email và duy trì một mật độ gửi thư hợp lý cũng là một biện pháp bổ sung để ngăn chặn email của bạn rơi vào hòm thư rác nữa đấy.

Duy trì mật độ gửi thư hợp lý

Cuối cùng, việc duy trì một mật độ gửi thư hợp lý thường xuyên là chìa khóa then chốt để không chỉ giữ được sự chú ý của người nhận mà còn tránh được nhận xét tiêu cực từ phía họ. Nếu quá lâu mà không gửi thư, địa chỉ mail của bạn có nguy cơ bị người nhận lãng quên về bạn, các dịch vụ, sản phẩm của công ty hoặc thậm chí xoá thư của bạn và chuyển vào mục spam.

Ngược lại, gửi quá nhiều mỗi ngày có thể khiến tạo ra cảm giác là quấy rối cho họ, dẫn đến việc đánh dấu là spam và khả năng mail bị gửi vào spam là rất cao. Dựa vào tính chất của nội dung và quy mô của doanh nghiệp, thì bạn nên tìm ra một tần suất gửi thư phù hợp cho cả khách hàng và bộ lọc mail.